Nastavení a optimalizace zadávacích podmínek pro ICT zakázky:

Pořízení nového softwaru je pro vaši firmu strategická investice, ale proces od zadání po implementaci je plný rizik, která mohou vést k finančním ztrátám a sporům. V tomto článku se dozvíte, jak správně nastavit zadávací podmínky a připravit smlouvu, která ochrání vaši investici, zajistí kontrolu nad duševním vlastnictvím a předejde závislosti na dodavateli.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Strategický význam správného zadání: Proč je příprava ICT zakázky klíčová pro úspěch vašeho byznysu?

Proces nákupu softwaru není pouhým technickým nebo nákladovým cvičením, ale fundamentálním obchodním rozhodnutím s dlouhodobými dopady. Příliš často se manažeři soustředí na jediné kritérium – cenu. Zkušenosti z trhu však jasně ukazují, že nejnižší nabídková cena často vede k nejdražšímu řešení v dlouhodobém horizontu.

Špatně definovaný projekt, založený jen na vágním zadání a tlaku na cenu, téměř nevyhnutelně ústí v nekonečné vícepráce, zpoždění a finální produkt, který nesplňuje původní byznysové cíle. Nejasná nebo špatně postavená smlouva pak spouští řetězec negativních dopadů: systém nefunguje, jak má, náklady na opravy a soudní spory rostou a v konečném důsledku trpí i reputace vaší společnosti kvůli nespokojeným zákazníkům a selhávajícím službám.

Klíčem k úspěchu je silný interní vlastník projektu na straně klienta, tzv. Product Owner. Jde o člověka, který nese odpovědnost za vizi, cíle a funkcionality produktu. Zajišťuje, že projekt zůstává v souladu se strategickými potřebami firmy po celou dobu svého životního cyklu a slouží jako jasný partner pro dodavatele. Absence takové role vede k rozmělnění vize a neustálým nejasnostem.

Právníci v ARROWS chápou, že úspěšný projekt začíná dávno před podpisem smlouvy. Pomáháme klientům definovat strategické cíle a právní rámec, který zajistí, že technologická investice přinese očekávanou obchodní hodnotu a nestane se jen nákladovou položkou.

Základní kámen projektu: Jak precizně definovat předmět díla a technické podmínky?

Nejdůležitější částí každé smlouvy o vývoji softwaru je specifikace předmětu díla. Právě zde vzniká nejvíce sporů pramenících z věty: "Mysleli jsme si, že to bude umět i...". Precizní definice je základním předpokladem úspěchu a existují dva hlavní přístupy, jak k ní přistoupit.

Prvním je detailní technická specifikace, kde klient přesně definuje, jak má být software naprogramován. Tento přístup přenáší riziko na klienta – pokud je specifikace chybná nebo neúplná, odpovědnost leží na něm. 

Druhou možností jsou funkční požadavky, kdy klient definuje, co má software dělat a jaké byznysové procesy podporovat. Dodavatel pak nese odpovědnost za technické řešení, které tyto požadavky naplní.

Volba vývojové metodologie přímo ovlivňuje strukturu smlouvy, cenu i míru flexibility. U metody Waterfall (tzv. vodopád) se předpokládá pevně dané zadání, fixní cena a termíny (model Fixed-Price). Jakákoliv změna pak vyžaduje formální a často zdlouhavé změnové řízení. 

Naopak agilní vývoj je ideální pro inovativní projekty, kde se zadání vyvíjí. Klient platí za reálně odvedenou práci týmu (model Time & Material), což vyžaduje flexibilní smlouvu, ale zároveň robustní mechanismy kontroly rozpočtu a postupu.

Pro veřejné zadavatele nabízí Zákon o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ) užitečný nástroj – předběžné tržní konzultace. Jde o legální a transparentní způsob, jak si ještě před vypsáním soutěže ujasnit možnosti trhu, upřesnit zadání a předejít nerealistickým očekáváním.

Nevíte si s daným tématem rady?

Ať už se rozhodnete pro jakýkoliv vývojový model, naši právníci v ARROWS pro vás připraví zadávací dokumentaci a smluvní podklady, které budou přesně reflektovat zvolenou metodologii a minimalizovat riziko budoucích sporů o rozsah díla a jeho cenu. Pomůžeme vám také s přípravou a vedením předběžných tržních konzultací.

Veřejné zakázky na ICT: Specifika podle Zákona o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ)

Zadávání veřejných zakázek v oblasti ICT se řídí přísnými pravidly ZZVZ, která mají zajistit efektivní a transparentní vynakládání veřejných prostředků. Klíčové je dodržení základních zásad dle ZZVZ: transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 

V praxi to znamená, že například požadavek na konkrétní značku serveru je nepřípustný, pokud není řádně zdůvodněn objektivní nutností, jako je kompatibilita se stávajícím systémem.

Technické podmínky dle ZZVZ je nutné definovat tak, aby neomezovaly hospodářskou soutěž. Lze je vymezit jak pozitivně (co požadujeme), tak negativně (co zakazujeme), ale vždy s jasným a přiměřeným odůvodněním. 

Naši specialisté pro Vás

Stejná pečlivost je nutná při nastavování kvalifikačních kritérií. Můžete požadovat například certifikaci řízení bezpečnosti informací (ISO 27001), ale musíte být připraveni si reálně ověřit, že ji dodavatel skutečně plní, nejen formálně na papíře, například prostřednictvím zákaznického auditu dle § 46 ZZVZ.

Pro mnoho veřejných zadavatelů, kteří spadají pod Zákon o kybernetické bezpečnosti, navíc platí, že integrace bezpečnostních požadavků do zakázky není volbou, ale zákonnou povinností. Tyto požadavky musí být promítnuty do všech fází zadávacího řízení, od technických podmínek až po finální smlouvu.

Zastupování u správních orgánů, jako je Úřad pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS), je jednou z klíčových služeb, které ARROWS poskytuje. Díky našim zkušenostem, podloženým prací pro více než 51 obcí a krajů, dokážeme předejít chybám, které by mohly vést ke zrušení celého zadávacího řízení.

Nejčastější pochybení při zadávání veřejných ICT zakázek

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Diskriminační technické podmínky	Námitky dodavatelů, přezkum a zrušení řízení u ÚOHS, pokuty, nutnost vypsat zakázku znovu, zpoždění projektu o měsíce.	Právní stanovisko k přiměřenosti podmínek a příprava nediskriminační zadávací dokumentace.
Nesprávně nastavená kvalifikační kritéria	Vyloučení vhodných dodavatelů, zpochybnění celého řízení, riziko výběru nekvalitního dodavatele, který kritéria obešel.	Revize a nastavení kvalifikace v souladu se ZZVZ a specifickými potřebami daného ICT projektu.
Netransparentní způsob hodnocení nabídek	Napadení hodnocení u ÚOHS, zrušení rozhodnutí o výběru, průtahy, riziko obvinění z netransparentního postupu.	Příprava transparentní metodiky hodnocení a právní podpora hodnotící komise během celého procesu.
Opomenutí požadavků na kybernetickou bezpečnost	Zranitelný systém, únik dat, porušení zákona o kybernetické bezpečnosti a GDPR, vysoké sankce od NÚKIB a ÚOOÚ.	Vyhotovení interních směrnic a organické začlenění bezpečnostních požadavků do smlouvy a zadání.
Nezákonné využití JŘBU s odkazem na "vendor lock-in"	Neplatnost navazující smlouvy "ex tunc" (od počátku), pokuty od ÚOHS v řádu milionů Kč, povinnost vrátit dotaci.	Posouzení oprávněnosti postupu a v případě sporu efektivní zastupování v řízení před ÚOHS.
Chybná komunikace na profilu zadavatele	Zmatečné informace pro dodavatele, riziko zmeškání lhůt, zpochybnění transparentnosti, formální pochybení vedoucí k napadení.	Právní konzultace k procesním postupům a kontrola plnění informačních povinností dle ZZVZ.
Nedostatečné využití předběžných tržních konzultací	Nerealistické zadání, vysoké ceny v nabídkách, malý počet uchazečů, výsledný produkt neodpovídá potřebám.	Právní vedení a organizace PTK, které zajistí lepší informovanost a kvalitnější zadání.

Srdce dohody: Klíčové smluvní klauzule, které musíte ošetřit

Ať už jde o veřejnou zakázku, nebo soukromý projekt, kvalitní smlouva je základ. Zaměřit se pouze na předmět a cenu nestačí. Existují klíčové klauzule, jejichž zanedbání může celý projekt potopit.

Platební podmínky musí být navrženy tak, aby motivovaly dodavatele k řádnému plnění. Místo velké zálohy a jedné platby na konci je mnohem bezpečnější vázat platby na tzv. milníky – prokazatelné dokončení a předání funkčních částí díla. Běžnou praxí je také zádržné, kdy si objednatel ponechá část ceny (např. 10 %) a vyplatí ji až po úspěšném finálním testování a odstranění všech zjištěných vad.

Akceptační řízení je z pohledu objednatele nejdůležitější proces. Smlouva musí jasně definovat, co znamená "hotovo". To zahrnuje přesná akceptační kritéria, postup a scénáře testování, lhůty pro testování a opravu vad a formální podpis akceptačního protokolu, který je podmínkou pro finální platbu. Doporučuje se také definovat různé kategorie vad (např. kritické, závažné, běžné) s různými lhůtami pro jejich odstranění.

Je třeba rozlišovat mezi odpovědností za vady a zárukou. Odpovědnost za vady se vztahuje na chyby, které software měl už v okamžiku předání. Záruka je slib, že si věc udrží vlastnosti po určitou dobu, což je u softwaru, který sám o sobě nedegraduje, problematické. Klíčová je proto robustní smluvní úprava odpovědnosti za vady, zejména ty skryté, které se mohou projevit až po delší době.

Každý projekt se v průběhu času mění. Aby se předešlo chaosu a nekonečným sporům o to, co je oprava chyby a co placená "vícepráce", musí smlouva obsahovat jasný proces pro změnové řízení (Change Management) – tedy jak změny požadovat, schvalovat, oceňovat a implementovat.

Naši právníci se specializují na přípravu a revizi komplexních smluv o vývoji softwaru. Zajišťujeme, aby klauzule o platbách, akceptaci a změnách chránily vaši investici a poskytovaly jasný návod pro řešení situací, které v průběhu projektu nevyhnutelně nastanou.

Kritická rizika ve smlouvách o vývoji softwaru

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nejasná specifikace díla ("dodělejte nám CRM")	Spory o rozsah prací, nekonečné a drahé vícepráce, překročení rozpočtu, výsledný produkt nesplňuje očekávání.	Příprava detailní smluvní specifikace a příloh, které přesně a jednoznačně definují předmět díla a jeho funkce.
Špatně nastavené platební milníky	Dodavatel inkasuje většinu peněz předem a ztratí motivaci, nebo klient platí za nehotové dílo. Vysoké riziko ztráty peněz.	Návrh platebního kalendáře vázaného na prokazatelné dokončení a akceptaci jednotlivých etap díla.
Chybějící nebo formální akceptační proces	Jste nuceni převzít a zaplatit za nedokončený nebo vadný software, ztrácíte páky na dodavatele k dokončení práce.	Definice přesných akceptačních kritérií a testovacích scénářů přímo ve smlouvě, včetně postupu při nálezu vad.
Absence procesu pro změnové řízení	Neustálé hádky o to, co je oprava chyby (zdarma) a co je placená nová funkcionalita (vícepráce). Eskalace konfliktu.	Implementace jasného smluvního mechanismu pro správu změn (change request process), včetně ocenění.
Nedostatečné sankce za prodlení s dodáním/opravou	Dodavatel nedodržuje termíny bez reálných následků, váš byznys plán je ohrožen, interní náklady rostou.	Nastavení přiměřených, ale motivujících smluvních pokut a dalších nápravných opatření (např. právo odstoupit).
Nejasně definované ukončení smlouvy	Nemůžete se efektivně vymanit z nefunkční spolupráce, nebo jste naopak překvapeni náhlým ukončením ze strany dodavatele.	Příprava robustních klauzulí o ukončení smlouvy, včetně výpovědních důvodů, lhůt a vypořádání.
Chybějící povinnost součinnosti	Dodavatel se vymlouvá na vaši nedostatečnou spolupráci, projekt se zpožďuje a prodražuje, odpovědnost je nejasná.	Přesné vymezení povinností součinnosti obou stran (dodání podkladů, účast na schůzkách, testování).

Ochrana vaší investice do budoucna: Pokročilé právní nástroje

Dobrá smlouva neřeší jen samotný vývoj, ale myslí i na budoucnost. Cílem je předejít tzv. vendor lock-in – stavu, kdy je změna dodavatele tak nákladná a technicky složitá, že se stáváte jeho rukojmím a jste nuceni akceptovat navyšování cen nebo klesající kvalitu služeb. K ochraně proti tomuto riziku slouží několik pokročilých právních nástrojů.

Source Code Escrow (úschova zdrojových kódů) je trojstranná smlouva mezi vámi, dodavatelem a nezávislým agentem. Dodavatel pravidelně ukládá aktuální zdrojové kódy softwaru do bezpečné úschovy. Agent vám je vydá pouze v případě, že nastanou přesně definované události, jako je krach dodavatele nebo závažné porušení servisní smlouvy.

Nevíte si s daným tématem rady?

Klíčovým detailem, který odlišuje funkční escrow od pouhého alibi, je technická verifikace. Nestačí jen kód uložit; agent musí ověřit, že je uložený materiál kompletní, kompilovatelný (lze z něj vytvořit funkční aplikaci) a odpovídá verzi, kterou skutečně používáte. Bez této verifikace je úschova téměř bezcenná.

Service Level Agreement (SLA) je smluvní závazek k dodržování měřitelných parametrů kvality poprodejní podpory a údržby. Místo vágních slibů o "nejlepší možné péči" definuje SLA konkrétní ukazatele (KPIs), jako je garantovaná dostupnost systému (např. 99,9 %), doba reakce na nahlášení kritické chyby (např. do 1 hodiny) a doba pro její vyřešení (např. do 4 hodin).

Nedílnou součástí SLA musí být sankce za nedodržení těchto parametrů, typicky ve formě slev z paušálního poplatku za servis.

ARROWS běžně pro klienty sjednává a reviduje smlouvy o úschově zdrojových kódů (escrow), včetně zajištění technické verifikace, což poskytuje maximální jistotu pro kontinuitu vašeho byznysu. Pomůžeme vám také vyjednat a sepsat SLA, které bude odpovídat kritičnosti vašeho systému a zajistí, že za své peníze dostanete garantovanou úroveň podpory.

Kdo je skutečným pánem softwaru? Práva k duševnímu vlastnictví

Otázka vlastnictví softwaru je jednou z nejkritičtějších a laiky nejméně chápaných oblastí. Mnoho firem investuje miliony do vývoje, aby později s hrůzou zjistilo, že jim klíčový software ve skutečnosti nepatří. Český autorský zákon je v tomto ohledu specifický a je nutné mu rozumět.

Naši specialisté pro Vás

Základním pravidlem je, že autorem může být pouze fyzická osoba (programátor) a jeho autorská práva jsou nepřevoditelná. Převést na jinou osobu (např. vaši firmu) lze pouze výkon majetkových práv. Zásadní rozdíl nastává podle toho, s kým smlouvu uzavíráte. Tento rozdíl je dán ustanovením § 58 odst. 7 autorského zákona, které se vztahuje na software vytvořený na objednávku.

Pokud uzavřete smlouvu přímo s freelancerem (fyzickou osobou), zákon říká, že se objednatel (vy) automaticky stává vykonavatelem majetkových práv. Software je váš. Pokud ale uzavřete smlouvu s firmou (právnickou osobou), tato zákonná fikce se neuplatní. 

Vykonavatelem práv zůstává firma-dodavatel a vy získáváte pouze licenci k užití softwaru pro účel vyplývající ze smlouvy, pokud si ve smlouvě výslovně nesjednáte něco jiného.

Explicitní smluvní ujednání o postoupení výkonu majetkových práv je proto při spolupráci s IT firmami naprosto klíčové. Alternativou je sjednání velmi široké, neomezené, převoditelné a výhradní licence, která vám dává jistotu, že dodavatel neprodá stejný software vaší konkurenci. 

Bez ohledu na zvolený model je nezbytné si ve smlouvě explicitně zakotvit právo na předání kompletních a aktuálních zdrojových kódů. Bez nich a bez oprávnění je upravovat jste plně v rukou dodavatele.

V ARROWS klademe mimořádný důraz na ochranu duševního vlastnictví našich klientů. Analyzujeme vaši situaci a navrhneme optimální smluvní řešení – ať už formou robustní licenční smlouvy, nebo kompletního postoupení výkonu majetkových práv – abyste měli nad svou klíčovou technologií plnou kontrolu. Získáme pro vás i potřebné licence a povolení.

Rizika v oblasti duševního vlastnictví a dlouhodobé správy

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nejasné vlastnictví IP (zejména při smlouvě s firmou)	Zjistíte, že vám software, do kterého jste investovali miliony, nepatří. Nemůžete ho prodat, svobodně upravovat, ani s ním vstoupit na burzu.	Příprava smluv s jasným postoupením výkonu majetkových práv nebo sjednáním adekvátní, neomezené a převoditelné výhradní licence.
Ztráta přístupu ke zdrojovému kódu	Jste 100% závislí na dodavateli (vendor lock-in). Nemůžete přejít k jinému servisu, i když jste nespokojeni s cenou nebo kvalitou.	Sjednání smluvní povinnosti k předání kódu a její pojištění přes Source Code Escrow s technickou verifikací.
Nedostatečná SLA pro údržbu a rozvoj	Váš klíčový systém postupně zastarává, kritické chyby nejsou opravovány včas, podpora je pomalá a nekompetentní, což ohrožuje váš provoz.	Vyjednání a příprava detailní servisní smlouvy (SLA) s garantovanými parametry, sankcemi a procesem eskalace problémů.
Použití komponent třetích stran s nekompatibilními licencemi	Právní spory s držiteli práv k open-source nebo komerčním knihovnám. Povinnost zaplatit vysoké licenční poplatky nebo nákladně přepsat části aplikace.	Právní audit použitých komponent, zajištění záruk od dodavatele ohledně právní čistoty díla a příprava dokumentace, která ochrání před pokutami.
Selhání dodavatele (krach, ukončení činnosti)	Váš kritický systém zůstane ze dne na den bez jakékoliv podpory a možnosti dalšího vývoje. Vaše investice je zmařena a provoz ohrožen.	Komplexní řešení kombinující Escrow, převod IP a jasně definované postupy pro ukončení spolupráce, které zajistí kontinuitu i bez původního dodavatele.
Nedostatečná dokumentace k softwaru	Nový dodavatel nebo interní tým není schopen se v kódu orientovat. Údržba a další vývoj jsou extrémně drahé a pomalé.	Smluvní zakotvení povinnosti vést a předat detailní technickou a uživatelskou dokumentaci jako podmínku pro akceptaci a finální platbu.
Neoprávněné užití dat klienta dodavatelem	Dodavatel využívá vaše citlivá data pro své účely, porušuje GDPR, hrozí vám pokuty a ztráta důvěry zákazníků.	Příprava robustních ustanovení o mlčenlivosti a ochraně dat (DPA), které přesně vymezují, jak může dodavatel s daty nakládat, a zajištění souladu s GDPR.

Když byznys přesahuje hranice: Mezinárodní ICT kontrakty

V globalizovaném světě je stále běžnější, že česká firma spolupracuje se zahraničními dodavateli. Představte si situaci: vaše firma sídlí v Praze, ale najala si na vývoj aplikace agenturu z Německa, jejíž klíčový programátor pracuje z Portugalska. Čí právo se na smlouvu použije v případě sporu? A u kterého soudu se budete soudit?

Odpovědi na tyto otázky poskytuje evropská legislativa, konkrétně nařízení Řím I a Brusel I bis. Nařízení Řím I řeší rozhodné právo. Základním pravidlem je, že si strany mohou (a měly by) právo ve smlouvě zvolit. Pokud tak neučiní, u smluv o poskytování služeb, kam vývoj softwaru typicky spadá, se použije právo země, kde má poskytovatel služby své obvyklé sídlo. Explicitní volba českého práva vám dává jistotu a předvídatelnost.

Nařízení Brusel I bis určuje soudní příslušnost. I zde platí, že si strany mohou soud zvolit. Pokud tak neučiní, žaluje se zpravidla v zemi sídla žalovaného. Existují však výjimky, například možnost žalovat v místě, kde měla být služba poskytnuta.

Nevíte si s daným tématem rady?

Opět platí, že explicitní volba českých soudů je nejbezpečnější cestou. Je však třeba pamatovat, že smluvní volnost není absolutní a nelze jí obejít kogentní normy jiného právního řádu, se kterým má smlouva úzkou vazbu (např. ochrana zaměstnance).

Díky naší deset let budované mezinárodní síti ARROWS International denně řešíme případy s mezinárodním prvkem. Nejenže vám pomůžeme správně nastavit volbu práva a jurisdikce ve smlouvě, ale v případě sporu zajistíme i efektivní zastupování v zahraničí, ať už je váš partner kdekoli na světě.

S ARROWS získáte partnera, který rozumí technologiím i vašemu byznysu

Úspěšná ICT zakázka není o nákupu kódu, je to o proaktivním řízení rizik a strategickém právním plánování. Největší hrozby – nejasně definovaný předmět, ztráta kontroly nad duševním vlastnictvím a závislost na jediném dodavateli – pramení z nedostatečně připravených smluv.

Náš tým je připraven vám pomoci v celém životním cyklu vaší ICT zakázky: od přípravy interních směrnic a zadávací dokumentace, přes vyjednávání a revize smluv o vývoji a SLA, až po zajištění ochrany duševního vlastnictví, zastupování u soudů a správních orgánů či odborná školení pro vaše zaměstnance a vedení s certifikátem.

Naše zkušenosti z dlouhodobé spolupráce s více než 150 akciovými společnostmi, 250 společnostmi s ručením omezeným a desítkami subjektů veřejné správy jsou pro vás zárukou kvality a rychlosti. Pro naše klienty jsme více než jen právníci. Aktivně propojujeme firmy se zajímavými obchodními či investičními příležitostmi a rádi si vyslechneme i vaše byznysové nápady.

Plánujete vývoj nového softwaru nebo nejste spokojeni se stávajícími smlouvami? Obraťte se na nás. V ARROWS vám poskytneme právní jistotu, která ochrání vaši investici a podpoří váš růst. 

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.