Povinnosti zaměstnance při překážkách v práci a dopady jejich porušení

Není nic horšího než pondělní ráno, kdy se klíčový člen týmu bez jakéhokoli varování nedostaví do práce. Okamžitě nastává chaos – úkoly stojí, klienti čekají a ostatní zaměstnanci improvizují, aby výpadek pokryli. Taková situace dokáže narušit chod firmy během jediné hodiny a přidat vrásky na čele nejednomu manažerovi.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (Mgr. Bc. Kryštof Pažourek, office@arws.cz, +420 245 007 740)

 

Každý zaměstnavatel ví, že překážky v práci na straně zaměstnance – ať už plánované nebo nečekané – mohou ovlivnit chod firmy a produktivitu týmu. Ale co když váš zaměstnanec nesplní svou povinnost vás včas a řádně informovat? Jaká rizika z toho plynou a jak se efektivně bránit?

Neinformovanost a nepřipravenost mohou mít pro firmu vážné následky. Bohužel nejde o výjimečné případy – v naší advokátní kanceláři se denně setkáváme s firmami, které řeší problémy právě kvůli častým překážkám v práci na straně zaměstnanců. Mnoho podniků si teprve na základě špatné zkušenosti uvědomí, jak důležité je mít v této oblasti jasno.

Tento článek vám proto shrne, jak zákoník práce upravuje povinnosti zaměstnanců při překážkách v práci a na co byste měli jako zaměstnavatelé dávat pozor. Zároveň nabídneme praktické tipy z praxe – od prevence problémů až po řešení důsledků – abyste podobným situacím předešli a ochránili tak svou firmu.

Povinnost zaměstnance vás včas informovat – základ hladkého provozu

Zákoník práce rozlišuje dvě situace oznamování překážek v práci na straně zaměstnance:

• Překážky předem známé – typicky plánovaná návštěva lékaře, darování krve, účast na svatbě v rodině apod. Zaměstnanec je ze zákona povinen vás o těchto překážkách včas informovat a slovy zákona „požádat“ o poskytnutí pracovního volna. Pojem „žádost“ je zde poněkud zavádějící, protože zaměstnavatel není oprávněn jí nevyhovět, pokud jde o zákonem uznanou překážku – ve skutečnosti tedy zaměstnanec překážku oznamuje, nikoli prosí o svolení. Včasným oznámením se rozumí takové informování v předstihu, aby zaměstnavatel mohl přijmout opatření a předejít negativním důsledkům nepřítomnosti zaměstnance. Jinými slovy, jakmile zaměstnanec ví o plánované překážce, měl by to dát vědět – například několik dní předem domluvit volno, zajistit si zástup nebo umožnit přeplánování práce mezi ostatní.
• Překážky neočekávané – typicky náhlá nemoc nebo nečekaná rodinná událost. V takovém případě musí zaměstnanec informovat bez zbytečného průtahu, tedy co nejdříve je to možné. To obvykle znamená ihned, jakmile zjistí, že do práce nemůže nastoupit – například brzy ráno před začátkem směny zavolat nadřízenému nebo poslat zprávu. I zde platí, že rychlá komunikace je klíčem k hladkému provozu firmy. Díky včasnému upozornění můžete operativně zajistit náhradu nebo alespoň přerozdělit práci tak, aby škody byly co nejmenší.

Právo zaměstnavatele na prokázání překážky

Důležitou součástí oznamovací povinnosti je také povinnost překážku náležitě prokázat. Zaměstnanec by měl svou nepřítomnost doložit relevantním dokumentem – například lékařským potvrzením, potvrzením o darování krve nebo jiným objektivním důkazem, podle druhu překážky. Pokud tuto povinnost nesplní, máte jakožto zaměstnavatel zákonné právo považovat nepřítomnost zaměstnance za neomluvenou absenci. Neomluvená absence znamená, že zaměstnanec chyběl bez řádného důvodu nebo bez jeho doložení. Takové jednání je klasifikováno jako porušení pracovních povinností a může vést k dalším právním krokům, včetně upozornění na porušení pracovní kázně, udělení vytýkacího dopisu, nebo v krajním případě až k ukončení pracovního poměru. Ve zvlášť závažných situacích (např. opakované či dlouhodobé absence bez omluvy) může jít dokonce o důvod pro okamžité zrušení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele.

Doporučujeme mít nastavené interní postupy (např. formou vnitřní směrnice), jak od zaměstnanců vyžadovat a evidovat doklady o překážkách v práci. Určete například, dokdy nejpozději musí zaměstnanec dodat potvrzení od lékaře a komu ho předkládá. Systematická evidence těchto dokladů zajistí, že v případě sporu nebo kontroly budete mít po ruce potřebné důkazy. Jasně nastavený proces zároveň působí preventivně – zaměstnanci budou vědět, že žádná absence nezůstane bez dokladu a nelze ji zatajit. Dobře nastavená interní pravidla vám umožní jednat rychle, efektivně a transparentně, pokud k překážce v práci dojde.

Kdo další Vám pomůže s pracovním právem?

Rizika nesplnění oznamovací povinnosti zaměstnancem

Co se tedy může stát, pokud zaměstnanec svou oznamovací povinnost nesplní řádně a včas? Dopady mohou být vážné pro obě strany – jak pro zaměstnavatele, tak pro samotného zaměstnance. Mezi nejčastější rizika patří:

• Neplánované výpadky práce bez možnosti adekvátní náhrady: Náhlá nepřítomnost klíčového zaměstnance může způsobit, že určité úkoly nebo provozní činnosti zůstanou ležet ladem. Pokud o absenci nevíte dopředu, jen těžko zařídíte náhradu včas. To může vést k tomu, že výroba stojí, zákazníci čekají nebo služby nejsou poskytnuty v požadovaném termínu. Takový výpadek ohrožuje plnění zakázek a narušuje plynulost chodu firmy.
• Zvýšené náklady spojené s krizovým řešením situace: Improvizované řešení nenadálé absence obvykle stojí více peněz. Možná budete muset platit přesčasy ostatním zaměstnancům, narychlo shánět brigádníka či externistu nebo třeba zaplatit expresní dodání, abyste dohnali zpoždění. Krizové řešení je vždy dražší než plánované – a tyto neočekávané náklady jdou přímo z firemního rozpočtu.
• Porušení pracovních povinností zaměstnance a s tím spojené důsledky: Pro zaměstnance samotného má nesplnění oznamovací povinnosti disciplinární dopady. Jde o porušení pracovních povinností, což může vést k napomenutí či písemné důtce, a pokud by se podobná situace opakovala, i k rozvázání pracovního poměru. Zaměstnanec riskuje ztrátu zaměstnání
  a poškození své pověsti v očích zaměstnavatele, což může ovlivnit jeho budoucí kariéru.
• Nároky na náhradu škody ze strany zaměstnavatele: Pokud firmě vznikne kvůli neohlášené absenci škoda, může zaměstnavatel vymáhat její náhradu. Například pokud nesplnění oznamovací povinnosti vedlo k promeškání důležité zakázky nebo smluvní pokutě od zákazníka, může zaměstnavatel požadovat po zaměstnanci úhradu vzniklé škody. Zákon sice omezuje maximální výši náhrady, za kterou zaměstnanec v případě nedbalosti odpovídá, ale princip je jasný – kdo svým zaviněním způsobí škodu, může nést finanční odpovědnost.

Jak zaměstnavatelé mohou předejít problémům

Dobrou zprávou je, že mnoha problémům lze předejít vhodnými opatřeními. Jako zaměstnavatel můžete zavést několik preventivních kroků, které výrazně sníží riziko chaosu způsobeného neoznámenými překážkami:

• Definujte jasná pravidla komunikace o překážkách v práci: Zakotvěte do pracovních smluv a vnitřních předpisů přesný postup, jak mají zaměstnanci oznamovat překážky v práci. Uveďte, komu mají hlásit plánované nepřítomnosti, v jakém předstihu a jakou formou (např. písemně, e-mailem). Stanovte také povinnost zaměstnance oznámit nečekanou překážku ihned, jakmile je to možné. Když jsou pravidla formálně dána a zaměstnanci s nimi prokazatelně seznámeni, nemohou se následně vymlouvat na neznalost.
• Trvejte na písemných oznámeních a dokladech a vše evidujte: Vyžadujte, aby každá překážka (pokud to situace umožňuje) byla oznámena písemně – například prostřednictvím e-mailu nebo formuláře. Stejně tak trvejte na doložení překážky relevantním dokumentem. Všechny omluvenky, potvrzení a žádosti archivujte v systému nebo spisové dokumentaci. Systematická evidence vám při opakovaných problémech poskytne jasný přehled a důkazy. Moderní HR software či alespoň sdílený kalendář mohou tento proces zefektivnit a zpřehlednit.

• Reagujte pružně, ale důsledně: Když už k překážce dojde, jednejte s pochopením pro danou situaci, ale zároveň trvejte na dodržení pravidel. Pokud zaměstnanec opakovaně porušuje oznamovací povinnost nebo máte pochybnosti o oprávněnosti jeho omluv, neotáčejte se k tomu zády. Včasný zásah je lepší než dlouhodobá tolerance. Problém si s dotyčným zaměstnancem promluvte a případně ho upozorněte na možné důsledky. A než zvolíte razantní postih (např. výpověď), konzultujte situaci s právníkem – ideálně s odborníky z ARROWS, kteří tuto problematiku řeší na denní bázi a poradí vám s nejlepším postupem.
• Vzdělávejte vedení i personalisty: Ujistěte se, že vaši linioví manažeři a personalisté dobře znají pravidla a právní souvislosti překážek v práci. Často to bývá vedoucí týmů, kdo se o absenci dozví první – měli by tedy vědět, jak reagovat, jaké informace vyžadovat a kdy věc eskalovat. Pravidelné školení vedení v této oblasti pomůže, aby se zásady dodržovaly jednotně. Vedení firmy by mělo jít příkladem a interní pravidla důsledně uplatňovat.
• Školte a informujte i své zaměstnance: Nepodceňujte ani osvětu směrem k zaměstnancům. Hned při nástupu do zaměstnání seznamte nové kolegy s jejich povinnostmi pro případ překážky v práci. Pravidla oznamování a dokládání překážek jim připomínejte například formou interních školení, přehledných manuálů nebo při pravidelných poradách. Když zaměstnanci chápou důvod těchto pravidel (že nejde o zbytečnou byrokracii, ale o zajištění hladkého chodu firmy), spíše je budou dodržovat.
• Zajistěte zastupitelnost klíčových pozic: Ani při sebelepší prevenci se občasné absenci nevyhnete. Proto plánujte dopředu a u klíčových rolí mějte vždy připraven zástup nebo nouzový plán. Vyškolte více lidí pro kritické činnosti, rozdělte know-how mezi tým a mějte aktualizovaný seznam kolegů, kteří mohou v případě potřeby převzít agendu nepřítomného. Tím výrazně snížíte riziko, že vás náhlá absence jednoho člověka zaskočí a ochromí důležité procesy.

Profesionální přístup šetří čas, peníze i reputaci firmy

Nepodceňujte význam dobře nastavených pravidel a otevřené komunikace ohledně překážek v práci. Preventivní opatření a důsledné dodržování povinností se vám mnohonásobně vrátí – v podobě ušetřeného času, financí i zachované pověsti spolehlivého partnera pro vaše klienty. Zodpovědný přístup v této oblasti je investicí do klidu a stability vašeho podnikání.

Advokátní kancelář ARROWS má v této problematice bohaté zkušenosti a nabízí komplexní právní podporu firmám všech velikostí v oblasti pracovního práva. Pomůžeme vám nastavit funkční interní pravidla, řešit případné spory a předejít problémům dříve, než začnou ohrožovat chod vaší společnosti. Naši právníci řeší obdobné situace každý den, takže vám dokážeme poradit rychle a prakticky.

Nenechávejte nic náhodě. Chcete mít jistotu, že vaše firma je na překážky v práci dobře připravena? Spojte se s námi a získejte spolehlivou právní podporu na míru. Jsme připraveni pomoci vám chránit vaše podnikání před nečekanými výpadky.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Věří nám více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference.