Nové povinnosti podnikatelů – povinné výkazy a sbírka listin

Zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech (zákon o obchodních korporacích) (dále jen „ZOK“) dozná od 1. 1. 2021 rozsáhlejších změn, a to v důsledku novely – zákona č. 33/2020 Sb. (dále jen „novela“). Naše advokátní kancelář pro Vás připravila sérii článků týkajících se vybraných novinek, které Vám pomohou se na novelu připravit. Novela upřesňuje některé dosavadní nejasnosti týkající se dokumentů produkovaných společností

Změny ve zprávě o vztazích – zúžení povinného rozsahu informací

Současná úprava zprávy o vztazích dozná vylepšení (dále jen „Zpráva“). K vypracování Zprávy je nutné znát výši vlastního kapitálu. Nově bude přesně stanoveno, jaká účetní závěrka má být použita jako podklad pro stanovení výše vlastního kapitálu – účetní závěrka zpracovaná za účetní období bezprostředně předcházející účetnímu období, za něž se Zpráva vyhotovuje[1]. Údaje o výši základního kapitálu jsou podstatné k sestavení přehledu právních jednání učiněných na popud nebo v zájmu ovládající osoby, které převyšují 10 % vlastního kapitálu ovládané osoby. Jednání nedosahující tohoto limitu totiž nemusí být ve Zprávě uváděny.

Novela také rozšiřuje okruh informací, které jsou ze Zprávy buďto vyňaty nebo postačí jejich uvedení pouze v obecné rovině. Zpráva se ukládá do sbírky listin a není tak na místě, aby obsahovala některé informace, které společnost často nemusí poskytnout ani přímo společníkovi (natož široké veřejnosti). Pozitivní novinkou je zejména nezveřejňování konkrétních informací, které tvoří předmět obchodního tajemství. Zpráva nicméně musí takové informace uvést v přiměřené míře zobecnění, aby nadále plnila svůj účel, zároveň by však nemělo dojít k vyzrazení obchodního tajemství.

Do Zprávy se rovněž výslovně nezahrnují informace, které podléhají ochraně nebo utajení podle zvláštních předpisů. V takovém případě musí Zpráva obsahovat informaci, že je neúplná a odůvodnění, proč se jinak vyžadované informace neuvádí. Zpráva by si měla zachovat určitou informační hodnotu a nestačí informace pouze vypustit bez vysvětlení.

Pokud ovládaná osoba vyhotovuje výroční zprávu[2], je Zpráva její součástí a podléhá ověření auditorem. Ovládaná osoba ukládá Zprávu do sbírky listin jako součást výroční zprávy. Pokud ovládaná osoba výroční zprávu nevyhotovuje, pak Zprávu založí do sbírky listin ve stejné lhůtě jako účetní závěrku sestavenou za období, za něž se Zpráva zpracovává.

Novela také pevně stanoví okruh osob, které mohou navrhnout přezkum Zprávy znalcem. Nově tak může učinit každý společník, ovšem musí k tomu mít vážné důvody, které by měl doložit. O návrhu na jmenování znalce rozhoduje vždy soud a vypouští se fikce jmenování znalce při nečinnosti soudu. Zpracovaný znalecký posudek pak uloží do sbírky listin přímo znalec a rovněž jej doručí ostatním účastníkům řízení.

Novinky (nejen) v publikaci účetních závěrek ve sbírce listin

Novela vyjma ZOK upravuje i související právní předpisy, mezi jinými rovněž zákon o veřejných rejstřících. Lhůty k povinné publikaci účetní závěrky zůstávají nezměněny. Soud má nadále možnost uložit (i opakovaně) pořádkovou pokutu až do výše 100.000, - Kč při řádném nezakládání listin do sbírky listin. Soud může nadále i bez návrhu zahájit řízení o zrušení právnické osoby s likvidací, pokud tato opakovaně nezakládá listiny do sbírky listin nebo pokud může mít nezakládání listin a neposkytování povinných informací rejstříkovému soudu závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem. Rejstříkový soud na tento postup právnickou osobu upozorní a umožní jí odstranit nedostatky. Novinkou je ale zavedení nových nástrojů motivovaných snahou odstranit neaktivní společnosti z rejstříku, aby tyto nemohly být užívány jako mezičlánky při finančních podvodech. Takže pokud právnická osoba nezaloží do sbírky listin účetní závěrku nejméně 2 po sobě jdoucí účetní období, vyzve jí rejstříkový soud, aby všechny chybějící závěrky předložila do 1 měsíce. Pokud se nepodaří výzvu právnické osobě doručit do vlastních rukou bez možnosti náhradního doručení, zahájí rejstříkový soud řízení o zrušení právnické osoby. Soud může dokonce rozhodnout o zrušení právnické osoby bez likvidace, zejména v momentě, kdy by majetek zrušované právnické osoby nepostačoval ani na pokrytí nákladů likvidace.

Novinky týkající se zprávy o podnikatelské činnosti a stavu majetku společnosti

Povinnost zpracovat zprávu u podnikatelské činnosti a stavu majetku (dále jen „Zpráva o činnosti“) zůstává zachována pouze u akciových společností, které nezpracovávají výroční zprávu – dopadá tedy pouze na akciové společnosti, jejichž účetní závěrku povinně neověřuje auditor. Pokud společnost zpracovává výroční zprávu, měly by veškeré informace být obsaženy právě v ní a Zpráva o činnosti by byla pouze opakováním téhož. Zpráva o činnosti by měla poskytovat srozumitelné a méně odborné informace i pro laiky, kteří se neorientují v účetnictví. Zprávu o činnosti má akciová společnost povinnost založit do sbírky listin ve stejné lhůtě jako účetní závěrku sestavenou za stejné období.

Nová povinnost uchovávat zápisy z jednání nejvyššího orgánu po celou dobu existence společnosti

Novela zavádí povinnost všech právnických osob uchovávat po celou dobu jejich existence zápisy z jednání nejvyššího orgánu (valné hromady), včetně příloh. Uvedené platí i pro uchovávání dokumentů souvisejících s rozhodováním mimo zasedání v písemné formě, např. při rozhodování per rollam.

Pokud právnická osoba zanikne s právním nástupcem, zajistí uchování dokumentů právní nástupce. Při zrušení osoby s likvidací zajistí uchování dokumentů likvidátor a při zrušení bez likvidace zajistí uchování dokumentů insolvenční správce – pro oba platí povinnost uchovat dokumenty po dobu 10 let od zániku právnické osoby.

Závěr

Jak je patrno, novela přináší řadu významných, ale i kosmetických změn. Pokud si nejste jisti, zda se Vás novela týká a zda musíte na své dosavadní praxi cokoliv měnit, neváhejte se na nás obrátit, rádi Vám pomůžeme!

[1] Pokud je zpracována zpráva o vztazích za účetní období roku 2019, použije se účetní závěrka zpracovaná za účetní období roku 2018.

[2] Tuto povinnost mají osoby, jejichž účetní závěrka podléhá povinnému ověření auditorem.