Specifické povinnosti a odlišnosti osob v režimu AML zákona

V souvislosti s přijetím zákona o ochraně oznamovatelů a souvisejícím změnovým zákonem došlo i ke změně AML zákona. Jaké specifika se Vás jako osoby povinné dle AML zákona týkají?

• Účinnost

Povinné osoby dle AML zákona jsou  povinny zavést vnitřní oznamovací systém a další povinnosti nejpozději do dne 1. srpna 2023.

• Počet zaměstnanců není důležitý

Pokud jste osobou povinnou dle AML zákona jste povinni zavést vnitřní oznamovací systém, a to bez ohledu na počet zaměstnanců. Je logické, že vnitřní oznamovací systém se bude přizpůsobovat potřebám konkrétní povinné osoby a bude se lišit mezi velkými bankami se stovkami zaměstnanců a malými realitními kanceláři, nicméně základní pravidla musí být aplikována stejně ve všech případech.

• Rozšíření okruhu oznamovatelů

Vnitřní oznamovací systém dle AML zákona umožňuje podávat oznámení nejen zaměstnancům, ale i dalším osobám, které jsou pro povinnou osobu činné jinak než v pracovněprávním vztahu, např. spolupracujícím osobám samostatně výdělečně činným. Povinná osoba je pak povinna přijímat nejen oznámení od zaměstnanců a OSVČ ale také od osob vykonávajících dobrovolnickou činnost, odbornou praxi či stáž u povinné osoby. Totéž platí i pro uchazeče o zaměstnání.

• Možnost podání anonymní oznámení

AML zákon explicitně ukládá povinnost přijímat anonymní oznámení. Povinná osoba  přijímá  anonymní oznámení týkající se porušení jakýchkoliv právních předpisů, včetně předpisů z jakékoliv chráněné oblasti upravené zákonem o ochraně oznamovatelů. U anonymních oznámení se pak logicky neuplatní ustanovení zákona týkající se zejména povinné identifikace oznamovatele, evidence a ochrany jeho identifikačních údajů, aj. Naopak se uplatní ustanovení, která jsou v daném kontextu relevantní. Typickými příklady jsou lhůty pro prošetření oznámení, povinnost evidovat oznámení a s ním související dokumenty, a také ochranu informací o obsahu oznámení před neoprávněným přístupem.

• Zákaz outsourcingu interního oznamovacího systému

Zákon o ochraně oznamovatelů umožňuje, aby povinné subjekty mohly technické provozování vnitřního oznamovacího systému svěřit třetí osobě. Novelizované ustanovení AML zákona tuto možnost výslovně zakazuje. Povinné osoby nemohou vnitřní oznamovací systém outsourcovat především z toho důvodu, neboť oznámení mohou obsahovat citlivé informace týkající se porušení právě pravidel v oblasti AML, které s ohledem na jejich citlivost není možné a vhodné takto sdílet s dalšími osobami. Tento zákaz se pak vztahuje pouze na případy, kdy by provozování interního oznamovacího systému zahrnovalo zpracování obsahu oznámení (např. činnost příslušné osoby). Naopak v případě, kdy se jedná čistě o technický outsourcing, tj. poskytnutí technického řešení, kdy poskytovatel nemá k obsahu oznámením přístup a pouze zajišťuje specifický komunikační kanál a evidenci oznámení v šifrované podobě, se tento zákaz neuplatní.

• Zákaz sdílení vnitřního oznamovacího systému

Zákon o ochraně oznamovatelů umožňuje do určitého počtu zaměstnanců vnitřní oznamovací systém sdílet. Pro povinné osoby dle AML zákona je tato možnost vyloučena. Každá povinná osoba dle AML musí mít vlastní interní oznamovací systém a vlastní příslušnou osobu, která přijatá oznámení posuzuje, eviduje a navrhuje nápravná opatření. Jedinou výjimkou z tohoto pravidla je možné sdílení vnitřního oznamovacího systému poskytovatele finančních produktů s jeho vázanými zástupci.

Závěr

Pokud jste osobou povinnou dle AML zákona, je důležité uvědomit si tato specifika při plnění svých povinností. Stejně jako osoby povinné dle zákona o ochraně oznamovatelů jsou osoby povinné dle AML zákona vystaveny sankcím za nedodržení svých povinností. 

Hledáte pomoc s nastavením výše uvedeného? Neváhejte se na náš tým obrátit - jsme tu pro Vás! Napište nám nebo zavolejte.