Výběr vhodné příslušné osoby: Klíč k úspěšnému oznamování v organizaci

Ve světle zákona o ochraně oznamovatelů a nově stanovených  povinností se mnoho organizací ptá, jak správně a efektivně zvolit příslušnou osobu, která bude garantem vnitřního oznamovacího systému. Významnost tohoto rozhodnutí nelze podceňovat, neboť zvolený jedinec nese značnou zodpovědnost za transparentnost a důvěryhodnost celého systému.

(na fotografii tým advokátní kanceláře ARROWS společně s několika kolegy z daňové a účetní kanceláře ARROWS tax, ARROWS pojištění)

Definice role 'příslušné osoby'

V rámci organizace je příslušná osoba jednotlivec určený organizací k přijímání, vyšetřování a řešení oznámení od oznamovatelů o možném protiprávním jednání. Její mandát zahrnuje nejen přijímání oznámení, ale i následné posouzení relevance a důvodnosti oznámení a zajištění adekvátního odpovídajícího postupu.

Jak vybrat ideálního kandidáta?

Zákon stanovuje pouze základní požadavky, které nedávají téměř žádné vodítko pro vhodný výběr. Dle zákona se musí jednat o fyzickou osobu, která je bezúhonná, zletilá a svéprávná. Vzhledem k její důležitosti je však nutné brát v úvahu i další předpoklady, které zákon nikterak nespecifikuje, a to kupř:

1. Odborná kvalifikace:

Vzdělání a specializace: Doporučuje se zohlednit nejen formální vzdělání, ale i specifické kurzy, školení a certifikáty relevantní pro danou pozici.

Znalost interních procesů a kontrolních postupů: Schopnost efektivně ověřovat informace, porovnávat je se skutečností a důvěrně znát fungování organizace.

2. Osobní a psychické předpoklady:

Emoční inteligence: Schopnost rozpoznávat a správně reagovat na emoce druhých, stejně jako správné seberegulace.

Nestrannost a nezávislost: Vyloučení možných konfliktů zájmů a zachování objektivity.

Zdravý úsudek: Rychlé a správné rozhodování v náročných situacích.

3. Praktické zkušenosti a kompetence:

Předchozí praxe: Zkušenosti v obdobných rolích mohou napomoci efektivnějšímu výkonu funkce.

Komunikační dovednosti: Schopnost jasně a efektivně komunikovat, zvláště ve složitých situacích.

4. Legislativní a normativní znalosti:

Rozpoznání trestných činů a přestupků: Důležité je umět posoudit skutkovou podstatu TČ a přestupků a hodnotit protiprávní jednání.

Znalost právních předpisů EU: Zvláště pokud daná organizace působí v oblasti upravené právem Evropské unie.

5. Organizační a administrativní dovednosti:

Vedení evidence: Schopnost řádně vést evidenci, zpracovávat oznámení a tyto i archivovat.

Orientace ve firemní struktuře: Detailní znalost organizace, hierarchie a odpovědností.

6. Mezilidské vztahy a důvěryhodnost:

Viditelnost a přístupnost: Být dostupný pro zaměstnance a aktivně se podílet na firemní kultuře.

Budování důvěry: Schopnost získat respekt a důvěru kolegů a podřízených.

Výběr správné příslušné osoby tedy vyžaduje komplexní přístup, kde zohledňujeme jak odborné tak osobní předpoklady kandidáta.

Kdo je tedy konkrétně vhodný?

Často nejvhodnějšími kandidáty pro roli příslušné osoby mohou být vedoucí právního oddělní, či útvaru compliance, HR oddělení, neboť mají potřebné odborné znalosti a zkušenosti. Správce osobních údajů (Data Protection Officer, neboli DPO) může být také vhodnou volbou, protože má hluboké znalosti v oblasti ochrany osobních údajů, etiky a compliance. Důležité je však vždy zajistit, aby vybraný kandidát byl vnímán zaměstnanci jako důvěryhodný, nestranný a přístupný.

Závěr

Výběr správné příslušné osoby je nejen otázkou splnění zákonných požadavků, ale také pochopení, co je nejlepší pro konkrétní organizaci. Právní a praktické aspekty by měly jít ruku v ruce při hledání osoby, která bude pilířem efektivního a důvěryhodného vnitřního oznamovacího systému.

Hledáte pomoc s nastavením výše uvedeného? Neváhejte se na náš tým obrátit - jsme tu pro Vás! Napište nám nebo zavolejte.