Whistleblowing: Jen tak si písknout nebo lépe orchestrovat svoji firmu?

České podniky brzy čeká nová povinnost v oblasti whistleblowingu. Budou muset přijímat a vyšetřovat oznámení o možném porušení práva ve své organizaci a chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními. Oficiálním cílem je usnadnit oznamování protiprávního jednání a tím přispět k ochraně veřejných zájmů, například ochraně životního prostředí, kvalitě potravin, placení daní atd.

Zavedení whistleblowing procesu lze pojmout formálně a jen papírově splnit nezbytné minimum. Nebo je možné k zavedení whistleblowing procesu přistoupit pozitivně, zavést funkční a efektivní systém a přesvědčit zaměstnance, že mají problémy řešit nejdříve interně. Zaměstnavatel tak může hrozící neshody vyřešit vlastními silami, bez zapojení úřadů (a médií!). A v důsledku ušetřit, zlepšit své procesy, například v oblasti nákupu, kontroly kvality nebo nakládání s odpady, a ochránit svoji pověst.

Jak jsme na tom s legislativou?

Povinnost zavést whistleblowing systém vychází ze směrnice EU o ochraně oznamovatelů (směrnice č. 2019/1937). Ta je již platná a účinná. V České republice ji upřesní nový zákon o ochraně oznamovatelů, který právě projednává Poslanecká sněmovna.

Lhůtu pro přijetí zákona (17. prosinec 2021) Česká republika nestihla. Proto lze očekávat, že návrh zákona bude projednán poměrně rychle, zřejmě do konce roku 2023, a lhůta pro splnění podmínek nového zákona tak bude krátká.

Whistleblowing zákon je také předmětem poměrně silné diskuse. V Parlamentu zřejmě dojde k rozšíření jeho záběru o další oblasti či zakotvení povinnosti přijímat a řešit i anonymní oznámení. Proto je vhodné legislativní vývoj alespoň v hlavních bodech sledovat.

Na koho nový zákon dopadne?

Povinnosti plynoucí z této nové regulace nebudou omezeny na vybrané sektory. Dotknou se všech zaměstnavatelů, úřadů i samosprávy. Všichni budou muset reagovat na podněty, ať se k nim dostanou přímo nebo zprostředkovaně. A zejména chránit oznamovatele před odvetnými opatřeními, které popíšeme dále.

Řada subjektů bude mít ale výrazně více povinností, zejména zavedení komplexního whistleblowing procesu.

O které subjekty se bude zejména jednat?

• Každý zaměstnavatel nad 50 zaměstnanců.
• Veřejný zadavatel (s výjimkou obcí) do 10.000 zaměstnanců a právnických osob s méně než 50 zaměstnanci.
• Všechny osoby v režimu zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML zákona) bez ohledu na počet zaměstnanců, tzn. banky, pojišťovny, realitní kanceláře, zprostředkovatelé finančních produktů, platební instituce, poskytovatelé leasingu, směnárny atd.

O čem budou oznamovatelé „pískat“?

Směrnice a návrh zákona vymezují 14 oblastí, ve kterých bude moci oznamovatel informovat o možném porušení pravidel a organizace bude povinna ve stanovených lhůtách jeho oznámení prošetřit, případně přijmout nápravná a opatření a zajistit ochranu oznamovatele před odvetou.

O jaké oblasti se jedná především?

• poskytování finančních služeb, činnost na finančním trhu, 
• daně právnických osob, 
• plnění pravidel v rámci předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (AML), 
• ochrana spotřebitele, kvalita výrobků, 
• ochrana životního prostředí, 
• Hospodářská soutěž, veřejné zakázky a veřejné dražby,
• ochrana osobních údajů,
• zajištění bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů (kybernetická bezpečnost). 

To zdaleka není všechno. Návrh zákona to rozšiřuje i na okruh všech trestných činů, které může právnická osoba spáchat. A poslanecký pozměňovací návrh i na všechny přestupky, které lze právnické osobě přičíst.

Zákon tedy dopadne vlastně na všechny.

Jaké budou hlavní povinnosti?

Organizace uvedené v předchozí části budou povinny zavést komplexní whistleblowing proces. Ten musí zahrnovat zejména:

• Kanál pro důvěrné podávání whistleblowing oznámení (speciální aplikaci nebo dedikovaný e-mail doplněný o organizační a technická bezpečnostní opatření, která zajistí ochranu podaných oznámení).
• Jmenovat prošetřovatele, který bude oznámení přijímat, řešit a navrhovat nápravná opatření. Může to být interní člověk, externista, v některých případech lze prošetřovatele sdílet v rámci skupiny.
• Bránit odvetným opatřením proti oznamovateli či dalším osobám, např. žijícím ve společné domácnosti nebo těm zaměstnancům, kteří mu s přípravou oznámení pomohli. Odvetná opatření zahrnují jak výpověď či snížení platu, ale také například přeložení na jiné místo výkonu práce, neumožnění účasti na školení, nařízená lékařská prohlídka atd.
• Informovat zaměstnance o whistleblowing procesu a jeho pravidlech, zajistit pravidelné školení.
• Nastavit a dokumentovat proces pro příjem, šetření a evidenci oznámení.

Rizika? Nejen pokuty!

Návrh zákona zavádí pokuty. Pro oznamovatele, prošetřovatele a hlavně regulovaný subjekt jako takový. V jaké výši?

Oznamovatel může být pokutován za vědomě nepravdivé oznámení, oznámení podané s úmyslem někoho poškodit až do 50.000,- Kč.

Prošetřovatel, který i interně zpřístupní informace o oznamovateli nebo jinak ohrozí vyšetření oznámení, může dostat pokutu až 100.000,- Kč.

Regulovaný subjekt, která nezavede funkční whistleblowing systém, ač mu to zákon uloží, hrozí pokuta až do 1.000.000,- Kč. K tomu ovšem musíme připočíst riziko, že zaměstnanci, kteří nebudou mít možnost své podezření oznámit interně, nebo nebudou vnitřnímu systému důvěřovat, oznámení pošlou jinam, na úřady, do médií. A i tak budou chráněni před odvetnými opatřeními.

S čím Vám můžeme pomoci?

• posouzení, jestli na Vás nový zákon dopadne a v jakém rozsahu,
• nastavení whistleblowing procesu nebo ověření, že zavedený proces odpovídá požadavkům zákona,
• příprava dokumentace, především informace pro zaměstnance, vnitřního předpisu, smlouvy s prošetřovatelem atd., 
• příprava a realizace školení pro zaměstnance,
• nastavení podmínek a smluv pro sdílení prošetřovatele v rámci skupiny podniků,
• sledování vývoje legislativního procesu a analýza dopadů změn na Váš podnik. 

Neváhejte se na naše odborníky obrátit - společně ve Vaší firmě zavedeme funkční a efektivní systém k řešení interních problémů.