Změna statutárního orgánu nebo ukončení výkonu funkce:

Změna jednatele či člena představenstva se zdá být pouhou administrativou, ale opak je pravdou. Nesprávný postup při odvolání a zápisu do obchodního rejstříku může vést k neplatnosti klíčových rozhodnutí, osobní odpovědnosti a vážným finančním ztrátám. V tomto článku naleznete konkrétní odpovědi a návod, jak celý proces zvládnout správně, bezpečně a efektivně, a ochránit tak vaši firmu před drahými chybami.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Proč je správný postup při změně statutárního orgánu klíčový?

Vedení společnosti je spojeno s obrovskou odpovědností. Každý krok musí být v souladu se zákonem a principem péče řádného hospodáře, který členům orgánů ukládá jednat s nezbytnou loajalitou, potřebnými znalostmi a pečlivostí. Správné řízení změny ve vedení je přímým projevem této péče. Chyby v tomto procesu nejsou jen formálním prohřeškem, ale mohou mít fatální následky.  

Klíčové je pochopit rozdíl mezi vznikem funkce a jejím zápisem v obchodním rejstříku. Funkce jednatele či člena představenstva vzniká rozhodnutím příslušného orgánu (např. valné hromady) a tímto okamžikem může daná osoba za společnost jednat. Zápis v obchodním rejstříku má pouze tzv. deklaratorní povahu – tedy pouze potvrzuje již existující stav.  

Zde však vzniká největší riziko. Obchodní partneři, banky, úřady i soudy jednají v dobré víře na základě údajů zapsaných ve veřejném rejstříku.  

Pokud je v rejstříku stále zapsán odvolaný jednatel, může jeho jednání společnost i nadále zavazovat. Může podepsat nevýhodnou smlouvu, vzít si úvěr nebo učinit jiné kroky, za které ponese plnou odpovědnost vaše firma. Tento nesoulad mezi skutečností a zápisem v rejstříku vytváří nebezpečné období právní nejistoty.  

Právníci ARROWS pomáhají klientům překlenout toto rizikové období tím, že zajišťují, aby proces odvolání a zápisu proběhl co nejrychleji a bezchybně, čímž chrání společnost před neoprávněným jednáním a souvisejícími škodami.

Odvolání a volba jednatele v s.r.o. – Průvodce krok za krokem

Změna jednatele ve společnosti s ručením omezeným (s.r.o.) je nejčastějším případem. I zde je nutné dodržet přesně stanovený postup, aby bylo rozhodnutí platné a právně nenapadnutelné.

O volbě a odvolání jednatele rozhoduje nejvyšší orgán společnosti – valná hromada. Aby její rozhodnutí bylo platné, musí být řádně svolána. To obvykle činí stávající jednatel, který musí všem společníkům zaslat pozvánku s jasně definovaným programem jednání, včetně bodu o odvolání a volbě jednatele.  

Co když ale jednatel, kterého chcete odvolat, odmítá valnou hromadu svolat? Zákon pamatuje i na tuto situaci. Svolat ji může tzv. kvalifikovaný společník (nebo společníci), který vlastní podíl ve výši alespoň 10 %.  

ARROWS běžně připravuje kompletní podklady pro konání valných hromad, včetně pozvánek a návrhů usnesení, čímž zajišťuje jejich právní neprůstřelnost a předchází riziku jejich zneplatnění soudem.

Nevíte si s daným tématem rady?

Jak probíhá samotné hlasování o odvolání?

Valná hromada je usnášeníschopná, pokud jsou přítomni společníci mající alespoň polovinu všech hlasů. Pro samotné odvolání jednatele pak obvykle stačí prostá většina hlasů přítomných společníků, pokud společenská smlouva nestanoví přísnější pravidla.  

Zajímavá situace nastává, pokud je odvolávaný jednatel zároveň společníkem. Může hlasovat o svém vlastním odvolání? Ano, může. Existuje však klíčová výjimka: pokud je odvoláván z důvodu porušení svých povinností při výkonu funkce, jeho hlasovací právo se pozastavuje. Tento mechanismus se odborně nazývá sistace hlasovacího práva. K jeho uplatnění stačí, aby bylo porušení povinností tvrzeno, není nutné, aby bylo předem prokázáno soudem.  

Jde o mocný nástroj, jehož nesprávné použití však může vést ke zneplatnění celého usnesení. Právní stanoviska od ARROWS mohou předem vyhodnotit, zda jsou splněny podmínky pro sistaci hlasovacího práva, a ochránit tak společnost před budoucími spory.

Potřebuji pro odvolání jednatele notářský zápis?

Častým mýtem je, že každá změna jednatele vyžaduje notáře. Pro samotné odvolání starého a jmenování nového jednatele notářský zápis ze zákona nutný není. Postačí standardní zápis z jednání valné hromady.  

Pozor si však dejte, pokud spolu se změnou osoby měníte i počet jednatelů nebo způsob jejich jednání (např. z jednoho na dva). Taková změna se již dotýká společenské smlouvy a zde je forma notářského zápisu povinná. Zápis změny přes notáře může být také rychlejší, jelikož notář může provést zápis do rejstříku přímo, často ještě v den sepsání podkladového notářského zápisu.  

ARROWS klientům vždy poradí, jaká forma je pro jejich konkrétní situaci nejvhodnější – ať už jde o efektivní řešení přes rejstříkový soud, nebo o zrychlený proces prostřednictvím notáře.

Naši specialisté pro Vás

Specifika u akciové společnosti: Změna v představenstvu

U akciových společností (a.s.) je proces obdobný, má však svá specifika, která je třeba znát. Vzhledem k tomu, že v portfoliu ARROWS je více než 150 akciových společností, máme s touto problematikou hluboké a každodenní zkušenosti.

Stejně jako u s.r.o., i zde je primárně odpovědná valná hromada. Stanovy společnosti však mohou tuto pravomoc přenést na dozorčí radu. Tento dualistický systém řízení vyžaduje pečlivé nastavení kompetencí, aby nedocházelo ke sporům. Naši právníci pomáhají klientům nastavit corporate governance tak, aby byla funkční a odpovídala jejich potřebám.  

Jaké platí lhůty pro volbu nového člena?

Zákon o obchodních korporacích (ZOK) stanoví v § 443 striktní lhůtu. V případě, že funkce člena představenstva zanikne (smrtí, odstoupením, odvoláním), musí příslušný orgán zvolit nového člena do dvou měsíců.  

Tato lhůta není pouhým doporučením. Její nedodržení může vést k tomu, že představenstvo nebude usnášeníschopné, což paralyzuje chod společnosti. V krajním případě, pokud společnost nemá funkční statutární orgán delší dobu, může soud rozhodnout o jejím zrušení a nařídit likvidaci.  

Když člen orgánu odchází sám: Jak na odstoupení z funkce?

Ne vždy dochází ke změně odvoláním. Člen orgánu může z funkce odstoupit i dobrovolně. I tento proces má svá pravidla.

Odstoupení je jednostranný právní akt. Je však nutné ho doručit orgánu, který člena do funkce zvolil, tedy typicky valné hromadě. U společnosti s jediným společníkem se doručuje tomuto společníkovi. Ačkoliv zákon připouští i ústní oznámení na zasedání orgánu,  

důrazně doporučujeme písemnou formu s dokladem o doručení, která předchází budoucím sporům o to, kdy a zda vůbec bylo odstoupení oznámeno.  

Pokud je odstupující člen cizinec, může být správné doručení komplikované. Díky deset let budované síti ARROWS International zajišťujeme bezproblémové doručování a komunikaci i v případech s mezinárodním prvkem, což je problematika, kterou řešíme na denní bázi.

Kdy funkce skutečně zaniká?

Funkce nezaniká doručením odstoupení. Zaniká až dnem, kdy odstoupení projedná příslušný orgán. Pokud je odstoupení oznámeno přímo na zasedání tohoto orgánu, funkce zaniká uplynutím dvou měsíců od tohoto oznámení, neschválí-li orgán na žádost odstupujícího jiný, dřívější termín. Po celou tuto dobu je člen stále ve funkci a nese plnou odpovědnost.  

Na co si dát pozor? Kdy nelze z funkce odstoupit?

Právo na odstoupení není absolutní. Zákon stanoví, že člen orgánu nesmí ze své funkce odstoupit v době, která je pro společnost nevhodná. Může jít například o situaci, kdy společnost čelí existenční krizi, probíhají klíčová obchodní jednání, kde je daná osoba nenahraditelná, nebo by odchodem ochromil fungování firmy.  

Pojem "nevhodná doba" je právně neostrý a jeho posouzení závisí na konkrétních okolnostech. Odstoupení v takové době by mohlo být považováno za porušení péče řádného hospodáře a vést k odpovědnosti za škodu. Naši právníci vám pomohou posoudit, zda se ve vaší situaci nejedná o nevhodnou dobu pro odstoupení, a navrhnou postup, který minimalizuje právní rizika pro všechny strany.

Procedurální chyby při změně ve vedení

Následující tabulka shrnuje nejčastější chyby v interní fázi procesu změny statutárního orgánu a ukazuje, jak jim lze předejít.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS:
Nesprávné svolání valné hromady	Neplatnost usnesení, soudní spory, zpochybnění odvolání.	Příprava kompletní dokumentace a ověření postupu v souladu se zákonem a společenskou smlouvou.
Chyby v hlasování a usnášeníschopnosti	Neplatnost rozhodnutí, pokračování funkce odvolaného člena, spory o sistaci hlasovacího práva.	Právní stanoviska k průběhu valné hromady a hlasovacím právům.
Opožděná volba nového člena orgánu	Omezení jednání společnosti, riziko zrušení společnosti soudem (§ 443 ZOK).	Právní konzultace a proaktivní řízení procesu změny pro zajištění kontinuity.
Odstoupení z funkce v nevhodnou dobu	Odpovědnost odstupujícího člena za škodu, destabilizace firmy.	Analýza rizik a poradenství pro správné načasování a formu ukončení funkce.
Formálně vadný zápis z valné hromady	Zamítnutí návrhu na zápis do rejstříku, průtahy v řízení.	Vyhotovení veškerých podkladů stanovených zákonem v bezchybné formě.
Neřešení souběhu funkcí	Riziko bezplatnosti výkonu funkce, daňové doměrky, neplatnost smlouvy.	Revize a příprava smluv o výkonu funkce a pracovních smluv.
Porušení zákazu konkurence	Povinnost vydat prospěch, náhrada škody, důvod pro odvolání.	Příprava interních směrnic a smluvní úprava zákazu konkurence.

Zápis do obchodního rejstříku: Nutný krok k právní jistotě

Poté, co je interně rozhodnuto o změně, nastává druhý, neméně důležitý krok: promítnutí této změny do obchodního rejstříku. Teprve tímto krokem zajistíte právní jistotu vůči třetím stranám.

Návrh na zápis změny se podává u příslušného rejstříkového soudu, kterým je krajský soud v místě sídla společnosti. K podání slouží výhradně tzv. inteligentní formulář dostupný na webu Ministerstva spravedlnosti. Soudní poplatek za zápis změny činí 2 000 Kč. Rejstříkový soud má na rozhodnutí lhůtu pěti pracovních dnů.  

Alternativou je přímý zápis notářem. Pokud podkladové rozhodnutí (např. rozhodnutí valné hromady) bylo sepsáno ve formě notářského zápisu, může notář provést zápis do rejstříku sám. Tento postup je zpravidla rychlejší a poplatek je nižší, 1 000 Kč.  

ARROWS za vás vyřídí celý proces podání, ať už efektivnější cestou přes soud, nebo zrychleně přes notáře, a zajistí, aby byly dodrženy všechny formální náležitosti a lhůty.

Jaké dokumenty budu potřebovat?

K návrhu je nutné doložit listiny prokazující zapisované skutečnosti. Typicky se jedná o:

• Zápis z valné hromady o odvolání a volbě nového člena (nebo rozhodnutí jediného společníka).
• Čestné prohlášení nového člena o splnění zákonných podmínek pro výkon funkce.
• Souhlas nového člena se zápisem do obchodního rejstříku s úředně ověřeným podpisem.
• Případně další dokumenty dle specifické situace.

Příprava bezchybné a kompletní dokumentace je naší denní praxí, která klientům šetří čas a eliminuje riziko zamítnutí návrhu a zbytečných průtahů.

Co když je nový jednatel cizinec?

Jednatelem může být i cizinec, který nemá v České republice povolení k pobytu. Pro zápis do rejstříku je však nutné doložit jeho bezúhonnost. To znamená předložit nejen výpis z českého rejstříku trestů, ale i výpis z rejstříku trestů země jeho původu (a případně zemí, kde se dlouhodobě zdržoval). Tento zahraniční dokument musí být zpravidla opatřen vyšším ověřením (tzv. apostilou) a úředně přeložen do češtiny.  

Díky deset let budované síti ARROWS International a naší každodenní praxi s mezinárodním prvkem je pro nás zajištění potřebných dokumentů ze zahraničí, včetně apostil a soudních překladů, rutinní záležitostí. Pro naše klienty tento proces maximálně zjednodušujeme.

Co když firma zápis neprovede? Může jednat sám odvolaný člen?

Pokud společnost nepodá návrh na výmaz odvolaného člena bez zbytečného odkladu (zákon hovoří o lhůtě 15 dnů), vzniká problém. Odvolaný člen má v takovém případě právní zájem na tom, aby údaj v rejstříku odpovídal skutečnosti, a může podat návrh na svůj výmaz sám. Tento krok je signálem, že ve společnosti něco nefunguje.  

ARROWS pomáhá takovým situacím předcházet a v případě potřeby zastupuje i odvolané členy orgánů při ochraně jejich práv.

Nevíte si s daným tématem rady?

Neaktuální rejstřík je časovaná bomba: Jaká rizika vám hrozí?

Zanedbání aktualizace údajů v obchodním rejstříku není jen formální chyba. Je to časovaná bomba, která může vážně poškodit vaše podnikání.

• Sankce a zrušení společnosti: Rejstříkový soud může za neaktuální údaje nebo za neplnění povinnosti zakládat listiny do sbírky (např. účetní závěrky) uložit pořádkovou pokutu až do výše 100 000 Kč. Finanční úřad může za nezveřejnění závěrky uložit pokutu až do výše 3 % hodnoty aktiv. Při opakovaném a závažném neplnění povinností může soud dokonce zahájit řízení o zrušení společnosti s likvidací.  
• Problémy s bankami a obchodními partnery: Banky jsou ze zákona povinny ověřovat údaje o svých klientech, včetně skutečných majitelů. Neaktuální zápis může vést k zablokování firemního účtu, zamítnutí úvěru nebo i k ukončení smluvního vztahu. Stejně tak obchodní partneři si prověřují vaši důvěryhodnost pohledem do rejstříku. Nesrovnalosti mohou vést ke ztrátě zakázky.  
• Neplatnost jednání a odpovědnost: Jak již bylo zmíněno, jednání odvolaného, ale stále zapsaného člena, může společnost zavazovat. Navíc, pokud má společnost ve stanovách například uvedeno, že za ni jednají dva jednatelé společně, a smlouvu podepíše jen jeden, je takové jednání pro společnost nezávazné, pokud ho dodatečně neschválí (tzv. ratihabice). To vnáší do obchodních vztahů obrovskou nejistotu.  

Důsledky neaktuálního zápisu v obchodním rejstříku

Tato tabulka ukazuje konkrétní strategická rizika plynoucí z neudržování aktuálních údajů v rejstříku.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS:
Neaktuální zápis statutárního orgánu	Jednání odvolaného člena zavazuje společnost, problémy s bankami, neplatné doručování.	Zastupování v řízení před rejstříkovým soudem a zajištění rychlého a bezchybného zápisu.
Nezaložení účetní závěrky do sbírky listin	Pokuty od soudu (až 100 000 Kč) a FÚ (až 3 % aktiv), riziko zrušení společnosti.	Příprava a podání veškeré dokumentace do sbírky listin, hlídání termínů.
Chybějící zápis skutečného majitele	Pokuta až 500 000 Kč, zákaz výplaty zisku a hlasování, zablokování účtů.	Kompletní servis v oblasti evidence skutečných majitelů, včetně poradenství.
Odpovědnost za škodu po zániku funkce	Bývalý člen ručí za pochybení během výkonu funkce, i po výmazu z OR.	Právní stanoviska a zastupování ve sporech o náhradu škody.
Přispění k úpadku společnosti	Povinnost vrátit odměny, povinnost doplatit dluhy společnosti (§ 66 ZOK).	Právní konzultace a prevence v oblasti insolvenčního práva, ochrana členů orgánů.
Ztráta důvěryhodnosti u partnerů	Ztráta obchodních příležitostí, vyloučení z veřejných zakázek.	Dlouhodobý právní servis, který zajišťuje compliance a posiluje reputaci klienta.
Doručování písemností na neaktuální adresu	Fikce doručení, zmeškání lhůt, prohrané spory.	Revize a aktualizace všech rejstříkových údajů jako součást komplexních služeb.

ARROWS: Váš partner pro bezpečné a efektivní řízení společnosti

Změna ve vedení firmy je strategický krok, který si žádá precizní právní provedení. Jak ukazuje tento článek, i zdánlivě drobná pochybení mohou mít nedozírné následky. V ARROWS přeměňujeme tento složitý a rizikový proces v řízenou a bezpečnou transakci. Zakládáme si na rychlosti, vysoké kvalitě a proaktivním přístupu.

Navíc chápeme, že právo a byznys jsou spojené nádoby. Našim klientům nejen poskytujeme právní jistotu, ale také je aktivně propojujeme mezi sebou, pokud vidíme zajímavé obchodní či investiční příležitosti. Rádi si poslechneme i vaše podnikatelské nápady.

Ať už stojíte před odvoláním jednatele, řešíte odstoupení člena představenstva, nebo chcete mít jistotu, že vaše společnost plní všechny zákonné povinnosti, jsme tu pro vás. Kontaktujte nás a domluvte si konzultaci. Zajistíme, aby změny ve vaší firmě proběhly s nejvyšší profesionální péčí a ochránily váš byznys i váš osobní majetek. Poskytujeme komplexní služby od přípravy smluv o výkonu funkce, přes odborná školení pro vedení, až po zastupování u soudů a správních orgánů.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.