Povinnosti držitelů licencí po udělení:

Získání licence je pro každou společnost významným milníkem a potvrzením vaší odbornosti. Tímto krokem však práce nekončí, ale začíná. Licence není statický dokument, ale živý závazek, který vyžaduje neustálou péči a komunikaci s regulačními orgány. V tomto článku vám poskytneme přehledný návod, jak efektivně řídit své povinnosti, správně reportovat změny a nastavit funkční compliance, abyste se vyhnuli vysokým pokutám a ochránili své podnikání.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Marek Hučík", expert na dané téma.

Licence jako závazek: Proč je péče o ni klíčová pro váš byznys?

Udělení licence ze strany státního orgánu, ať už je to Energetický regulační úřad (ERÚ), Česká národní banka (ČNB) nebo Státní ústav pro kontrolu léčiv (SÚKL), je založeno na důvěře. Tuto důvěru jste získali na základě konkrétních údajů, dokumentů a prokázání způsobilosti v době podání žádosti. Jakákoliv pozdější odchylka od tohoto původního stavu musí být regulátorovi transparentně komunikována.

Hodnotu licence je třeba vnímat jako podmíněné aktivum. Její platnost a přínos pro vaše podnikání závisí na neustálém dodržování pravidel. Zanedbání povinností může tuto cennou investici rychle proměnit v citelnou zátěž a zdroj značných rizik. Efektivní správa licence stojí na třech klíčových pilířích, kterým se budeme věnovat:

1. Reporting a ohlašovací povinnosti: Reaktivní plnění zákonné povinnosti informovat úřady o změnách, které ve vaší společnosti nastaly.

2. Správa změn: Zajištění administrativní kontinuity a souladu s předpisy při jakýchkoliv interních změnách, jako je jmenování nového jednatele nebo změna sídla.

3. Proaktivní ochrana (Compliance): Budování interních systémů a procesů, které aktivně předcházejí porušení pravidel, řídí rizika a chrání nejen společnost, ale i její vedení.

Správné řízení těchto povinností není jen právní nutností. Je základem vaší provozní stability, chrání vaši firemní reputaci a představuje klíčový prvek strategického řízení rizik.

Ohlašovací povinnost v praxi: Jaké změny musíte hlásit a kdy?

Základní pravidlo je jednoduché: jakoukoliv změnu údajů nebo dokladů, které jste předložili v původní žádosti o licenci, musíte neprodleně oznámit příslušnému úřadu. Zákonný termín „neprodleně“ však může být pro firmy zrádný. Jeho nejasná definice dává regulátorům značný prostor pro interpretaci, a co vaše firma považuje za rozumné zdržení, může úřad vidět jako porušení povinnosti s následnými sankcemi.

Doporučujeme proto nastavit si interní pravidla pro hlášení změn v řádu několika málo pracovních dnů. Mezi nejčastější změny, které zakládají ohlašovací povinnost, patří:

• Změna sídla společnosti: Zápis do obchodního rejstříku je pouze prvním krokem. Klíčové je informovat i licenční úřad, protože spoléhání na automatické propisování změn z veřejných rejstříků je rizikové a často nedostatečné.
• Změna ve statutárním orgánu (jednatelé, členové představenstva): Regulátor vždy posuzuje bezúhonnost a odbornou způsobilost vedení společnosti. Změna na těchto pozicích je proto kritickou informací, kterou je nutné ohlásit. To platí pro české i zahraniční jednatele působící v českých firmách.
• Změna odpovědného zástupce: Pokud odpovědný zástupce přestane vykonávat svou funkci, máte striktní lhůtu 15 dnů na ustanovení a nahlášení nového. Jedná se o častý zdroj pochybení, který může vést k citelným pokutám.
• Změny v technických podmínkách nebo rozsahu činnosti: Pokud například v energetice přidáváte nový výrobní zdroj, nestačí to pouze oznámit. Je nutné požádat o změnu samotného rozhodnutí o udělení licence.

V ARROWS se na tuto problematiku specializujeme a jsme připraveni převzít za vás kompletní administrativní zátěž. Naši právníci zajistí přípravu veškeré dokumentace a komunikaci s úřady, abyste se mohli plně věnovat svému podnikání. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k ohlašovacím povinnostem

• Změnili jsme jednatele. Stačí to zapsat do obchodního rejstříku?

Ne vždy. Zápis do rejstříku je nutný, ale vaší prvořadou povinností je neprodleně informovat i licenční úřad (např. ERÚ). Ten posuzuje, zda nový jednatel splňuje podmínky pro udělení licence. Pro zajištění hladkého procesu se obraťte na naše právníky na office@arws.cz.

• Jak rychle musím nahlásit změnu sídla?

Zákon vyžaduje oznámení "neprodleně". V praxi to znamená ihned, jakmile je změna právně účinná. Zpoždění může vést k sankcím. Potřebujete pomoci s koordinací všech potřebných ohlášení? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Nevíte si s daným tématem rady?

Běžné chyby v ohlašování změn a jejich důsledky

Následující tabulka shrnuje nejčastější pochybení a ukazuje, jak vám můžeme pomoci se jim vyhnout.

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Opožděné nahlášení změny jednatele nebo sídla. Hrozí pokuta za správní delikt (až 20 000 Kč dle živnostenského zákona, ale v regulovaných odvětvích i výrazně více) a zpochybnění platnosti licence.	Příprava a podání veškeré dokumentace regulátorovi. Zajistíme, aby všechny změny byly ohlášeny včas a správně. Potřebujete s tím pomoci? Napište nám na office@arws.cz.
Neustanovení nového odpovědného zástupce do 15 dnů. Riziko pokuty až 50 000 Kč a v krajním případě i pozastavení či zrušení živnosti/licence, protože firma nesplňuje odborné požadavky.	Právní poradenství při výběru a ustanovení odpovědného zástupce. Ověříme splnění všech podmínek a připravíme podklady pro schválení úřadem. Pro okamžité řešení vaší situace nás kontaktujte na office@arws.cz.
Formální nesrovnalosti v podané žádosti o změnu. Proces se zastaví, regulátor vrací dokumentaci k přepracování, což vede ke zpoždění a riziku nedodržení lhůt. Může to ohrozit klíčové obchodní operace.	Kompletní zastupování ve správním řízení. Komunikujeme s úřady za vás a garantujeme formální správnost všech podání. Chcete mít jistotu? Spojte se s námi na office@arws.cz.
Neznalost, že změna vyžaduje změnu rozhodnutí, nikoliv jen ohlášení. Podnikatel se domnívá, že splnil povinnost, ale ve skutečnosti provozuje činnost nad rámec platné licence, což je závažný správní delikt.	Právní analýza a stanovisko k povaze plánovaných změn. Posoudíme, jaký typ řízení je nutné zahájit, a provedeme vás celým procesem. Získejte právní řešení na míru na office@arws.cz.

Compliance není jen slovo: Jak vybudovat funkční systém pro řízení rizik?

Regulátoři i soudy dnes očekávají, že firmy budou mít zavedeny proaktivní systémy pro zajištění souladu s předpisy. Ignorance již není omluvou. Klíčovým nástrojem pro řízení rizik je Compliance Management System (CMS) – soubor interních pravidel, procesů a kontrolních mechanismů navržených k prevenci, odhalování a řešení porušení právních a regulatorních povinností.

Investice do funkčního CMS není jen nákladem, ale strategickým krokem, který zvyšuje hodnotu vaší společnosti. Při fúzích, akvizicích nebo jednání s investory je robustní compliance systém důkazem dobrého řízení a snižuje vnímané riziko, což se přímo odráží v ocenění firmy.

Efektivní CMS stojí na čtyřech pilířích:

1. Analýza rizik: Identifikace konkrétních rizik spojených s vaším oborem podnikání – ať už jde o praní špinavých peněz (AML) ve finančním sektoru, nebo o pravidla hospodářské soutěže v obchodě.

2. Interní předpisy: Vytvoření jasných a srozumitelných vnitřních směrnic (např. etický kodex, AML pravidla), které zaměstnancům a vedení poskytují konkrétní návod, jak postupovat.

3. Školení: Pravidelné a prokazatelné školení všech relevantních osob. Dokumentace o provedených školeních je klíčovým důkazem v případě kontroly nebo správního řízení.

4. Kontrola a monitoring: Zavedení mechanismů pro ověřování dodržování pravidel, často prostřednictvím specializované role Compliance Officera a interních oznamovacích kanálů (whistleblowing).

Největším přínosem funkčního CMS je ochrana společnosti před trestní odpovědností. Dobře nastavený a dokumentovaný compliance program může v případě pochybení jednotlivce umožnit tzv. vyvinění právnické osoby a ochránit ji tak před nejzávažnějšími sankcemi, jako je zrušení společnosti nebo zákaz činnosti.

Právníci ARROWS jsou experty na návrh a implementaci compliance systémů na míru. Připravíme pro vás interní směrnice, provedeme odborná školení pro zaměstnance i vedení a pomůžeme vám nastavit procesy, které vaši firmu skutečně ochrání. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Specifika napříč odvětvími: Od energetiky po finance a farmacii

Ačkoliv základní principy ohlašovacích povinností a compliance platí obecně, každé regulované odvětví má svá specifika, která vyžadují hlubokou znalost dané oblasti.

• Energetika (ERÚ): Kromě běžných změn musí držitelé licencí plnit specifické povinnosti, jako je například povinná registrace u operátora trhu (OTE), jejíž zanedbání je častým prohřeškem zejména u menších výrobců elektřiny a hrozí za ni vysoké sankce.
• Finanční služby (ČNB): Tento sektor podléhá jednomu z nejpřísnějších dohledů. Klíčové jsou robustní AML/CFT postupy pro boj proti praní špinavých peněz, dodržování kapitálových požadavků a pravidelný, technicky náročný reporting prostřednictvím systému SDAT. Regulace je navíc silně ovlivněna evropskými předpisy jako MiCA pro kryptoaktiva nebo MiFID II pro investiční služby.
• Farmacie (SÚKL): Zde jsou unikátní povinnosti v oblasti tzv. farmakovigilance, tedy sledování a hlášení nežádoucích účinků léčiv. Nově je také zákonem stanovena kritická povinnost držitelů registrace zajistit dodatečné dodávky léků v případě hrozícího výpadku, aby se předešlo jejich nedostupnosti pro pacienty.

Mnoho těchto pravidel vychází z evropské legislativy, což klade vysoké nároky na orientaci v mezinárodním právním prostředí.

Nevíte si s daným tématem rady?

Neplnění sektorových povinností a compliance

Tato tabulka se zaměřuje na závažnější, strategická pochybení v klíčových regulovaných odvětvích.

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nedostatečné AML/CFT postupy ve finanční instituci. Pokuty od ČNB a FAÚ v řádech milionů Kč, ztráta licence, trestní odpovědnost vedení a nenapravitelné poškození reputace.	Vyhotovení a audit interních AML/CFT směrnic. Provedeme odborná školení pro vaše zaměstnance a pomůžeme nastavit funkční systém pro kontrolu klientů (KYC). Potřebujete revizi vašich postupů? Napište na office@arws.cz.
Nezajištění dodatečných dodávek léků (držitel registrace). Hrozí vysoké pokuty od SÚKL a Ministerstva zdravotnictví, a především riziko, že firma bude vnímána jako nespolehlivý partner ve zdravotnickém systému.	Právní stanoviska k plnění regulatorních povinností. Pomůžeme vám nastavit procesy tak, abyste splnili zákonné požadavky na zajištění dostupnosti léčiv.
Provozování činnosti bez registrace u operátora trhu (energetika). Pokuta od ERÚ až do výše 50 000 000 Kč a povinnost nápravy. Týká se i malých výrobců elektřiny.	Zajištění všech potřebných registrací a povolení. Postaráme se o kompletní agendu spojenou se vstupem na energetický trh. Chcete mít jistotu, že na nic nezapomenete? Spojte se s námi na office@arws.cz.
Chybějící nebo pouze formální Compliance Management System. V případě trestného činu spáchaného zaměstnancem hrozí trestní odpovědnost celé společnosti (zrušení firmy, zákaz činnosti) bez možnosti vyvinění.	Návrh a implementace Compliance Management Systému na míru. Vytvoříme systém, který vaši firmu a její vedení skutečně ochrání.

Mezinárodní prvek: Co když vaše podnikání přesahuje hranice?

V dnešním propojeném světě se regulatorní povinnosti jen zřídka zastaví na hranicích České republiky. Ať už jste zahraniční společnost vstupující na český trh, nebo česká firma s mezinárodními ambicemi, čelíte komplexní síti lokálních i nadnárodních předpisů.

Díky naší deset let budované síti ARROWS International jsme schopni poskytovat bezproblémové právní poradenství napříč jurisdikcemi. Prakticky denně řešíme případy s mezinárodním prvkem. Pomáháme zahraničním investorům s orientací v českém právním prostředí a české klienty podporujeme při jejich expanzi do zahraničí, zajišťujeme soulad jejich aktivit s lokálními i evropskými nařízeními a chráníme je před riziky plynoucími z přeshraničního podnikání.

Závěr: Jak vám ARROWS zajistí klidné spaní?

Správa licence a souvisejících povinností je komplexní a vysoce riziková agenda, která vyžaduje odborného partnera. Zanedbání může vést k vysokým pokutám, odebrání licence a v krajním případě i k osobní odpovědnosti managementu.

V ARROWS čerpáme ze zkušeností z dlouhodobého poskytování právních služeb našim klientům. V našem portfoliu je více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů. Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě poskytovaných služeb. Jsme více než jen právníci – jsme strategičtí partneři vašeho byznysu. Rádi propojujeme naše klienty, pokud vidíme zajímavé obchodní či investiční příležitosti.

Ať už řešíte konkrétní problém, nebo chcete preventivně nastavit svůj compliance systém, jsme tu pro vás. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení, které ochrání váš byznys.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k povinnostem držitelů licencí

1. Co přesně znamená, že musím změny hlásit "neprodleně"?
Znamená to bez zbytečného odkladu poté, co změna nastala. Ačkoliv zákon nestanoví přesnou lhůtu, doporučujeme jednat v řádu několika pracovních dnů. Zanedbání může být posouzeno jako správní delikt. Pokud si nejste jisti, kontaktujte nás na office@arws.cz.

2. Máme malou fotovoltaickou elektrárnu. Vztahují se na nás stejné povinnosti jako na velké hráče?
V zásadě ano. I jako držitel licence na malou výrobnu máte povinnost registrovat se u operátora trhu (OTE) a hlásit změny ERÚ. Rozsah některých povinností se může lišit, ale základní principy platí pro všechny. Pro posouzení vaší konkrétní situace se obraťte na office@arws.cz.

3. Naše firma má odpovědného zástupce. Kdo je odpovědný za porušení, on nebo jednatel?
Odpovědný zástupce odpovídá za odborný výkon činnosti. Za celkové dodržování právních předpisů a plnění povinností držitele licence však primárně odpovídá společnost, tedy její statutární orgán (jednatel). Odpovědnost se může v konkrétních případech lišit. Řešíte podobný problém? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

4. Je zavedení compliance programu povinné ze zákona?
Přímo zákon nenařizuje mít "compliance program". Zákon o trestní odpovědnosti právnických osob ale umožňuje firmě zprostit se odpovědnosti za trestný čin, pokud prokáže, že vynaložila veškeré úsilí, které bylo možno požadovat, aby mu zabránila. Funkční compliance program je nejlepším důkazem tohoto úsilí. 

5. Působíme v několika zemích EU. Můžete nám pomoci s compliance i v zahraničí?
Ano. Díky naší mezinárodní síti ARROWS International poskytujeme komplexní právní poradenství napříč jurisdikcemi. Koordinujeme plnění regulatorních povinností v ČR i v zahraničí, aby vaše podnikání bylo v souladu se všemi relevantními předpisy. Pro mezinárodní právní podporu nás kontaktujte na office@arws.cz.

6. Jaké jsou první kroky, pokud zjistíme, že jsme v minulosti zapomněli nahlásit nějakou změnu?
Prvním krokem je nepanikařit a okamžitě jednat. Je třeba situaci co nejdříve napravit a podat dodatečné ohlášení. Správný postup a komunikace s úřadem mohou výrazně snížit riziko vysoké pokuty. 

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.