Právní aspekty nastavení elektronického nástroje pro zadávání veřejných zakázek (JOSEPHINE, E-ZAK, NEN):

Zadávání veřejných zakázek je dnes plně digitální, což přináší efektivitu i nová rizika. Ať už používáte Národní elektronický nástroj (NEN), E-ZAK, nebo JOSEPHINE, správné právní nastavení je klíčové pro ochranu před sankcemi a zrušením řízení. V tomto článku získáte jasné a praktické odpovědi, jak se vyhnout chybám a zajistit, aby váš proces byl v souladu se zákonem.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D.,LL.M.", expert na dané téma.

 

Povinná elektronizace je realita: Co musíte jako zadavatel vědět?

Od října 2018 již není elektronizace veřejných zakázek volbou, ale zákonnou povinností. Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen „ZZVZ“), v § 211 jasně stanoví, že veškerá písemná komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem musí probíhat elektronicky. Tento posun není jen byrokratickým cvičením – jeho cílem je zvýšit transparentnost, zjednodušit celý proces a otevřít trh všem dodavatelům z Evropské unie.

Místo šanonů plných papírů dnes celý proces řídí takzvaný elektronický nástroj, definovaný v § 28 ZZVZ jako specializované programové vybavení. Ať už jde o státem provozovaný NEN nebo komerční platformy jako E-ZAK či JOSEPHINE, jedná se základ každé zakázky. Zajišťuje bezpečnou komunikaci, příjem nabídek i archivaci.

Přechod na digitální platformu je však více než jen technická změna; vyžaduje změnu myšlení. Stále se setkáváme s praxí, kdy jsou dokumenty tištěny, podepisovány a následně skenovány a nahrávány do systému, což popírá samotný smysl plně elektronického workflow. Skutečná efektivita a úspora času přichází až s úplným přijetím digitálního procesu, který je podpořen správným právním rámcem.

FAQ – Právní tipy k základům elektronizace

• Otázka: Týká se povinná elektronická komunikace úplně všech úkonů v zadávacím řízení?
  Odpověď: Ano, od 18. 10. 2018 musí veškerá písemná komunikace v zadávacím řízení, včetně podávání nabídek, probíhat elektronicky. Pro zajištění souladu vašich interních procesů s touto povinností nás kontaktujte na office@arws.cz.
• Otázka: Mohu pro komunikaci použít i běžný e-mail?
  Odpověď: Zákon sice v některých případech e-mail připouští, ale pro klíčové úkony jako podání nabídek je nutné použít certifikovaný elektronický nástroj, který zaručuje integritu a bezpečnost procesu. Chcete-li provést revizi vašich komunikačních postupů, naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Certifikace nástroje – Váš klíč k právní jistotě

Nejdůležitějším krokem k zajištění právní jistoty je používání certifikovaného elektronického nástroje. Požadavky na funkčnost a bezpečnost těchto systémů stanovuje vyhláška č. 260/2016 Sb.. Certifikát je formálním potvrzením, že nástroj, který používáte, tyto přísné požadavky splňuje a je vaší hlavní obranou v případě sporu nebo kontroly.

Certifikaci vydává subjekt posuzování shody akreditovaný Českým institutem pro akreditaci, o.p.s.. Jako zadavatel máte nejen právo, ale i povinnost si ověřit, že váš nástroj (ať už E-ZAK, JOSEPHINE, Tender arena nebo jiný) a jeho provozní prostředí disponují platným certifikátem.

Tento údaj si můžete snadno ověřit na oficiálním seznamu certifikovaných nástrojů, který spravuje Ministerstvo pro místní rozvoj. 

Používání necertifikovaného nástroje je hazard. V případě sporu sice teoreticky můžete shodu dokazovat zpětně pomocí nákladného a nejistého znaleckého posudku, ale jedná se o velmi slabou pozici. Zvláště u projektů financovaných z dotací může být použití necertifikovaného nástroje důvodem pro udělení citelných finančních korekcí. Výběr certifikovaného nástroje tak není jen obranný manévr, ale také signál pro trh i kontrolní orgány, že své povinnosti berete vážně a postupujete s péčí řádného hospodáře.

Nevíte si s daným tématem rady?

Naši právníci v ARROWS běžně prověřují smlouvy s poskytovateli elektronických nástrojů, abychom zajistili, že smluvní záruky odpovídají zákonným požadavkům a chrání vás před riziky spojenými s výpadky či necertifikovaným stavem nástroje. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Rizika spojená s výběrem a provozem elektronického nástroje

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Použití necertifikovaného nástroje nebo profilu zadavatele. Hrozí zpochybnění celého zadávacího řízení, námitky konkurence a sankce od ÚOHS nebo poskytovatele dotace.	Právní prověrka (due diligence) nástroje a dodavatele. Chcete mít jistotu, že váš nástroj splňuje všechny zákonné požadavky? Napište nám na office@arws.cz.
Výpadek nebo technická nefunkčnost nástroje těsně před lhůtou pro podání nabídek. Může vést ke zmaření účasti dodavatelů a nutnosti zrušit řízení.	Příprava interních směrnic pro krizové situace a zastupování při řešení sporů. Potřebujete nastavit postupy pro případ výpadku? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Nástroj neumožňuje kompletní a bezpečný export dat. Zadavatel nesplní svou zákonnou povinnost archivace, což je problém při kontrole.	Revize smluv s poskytovatelem nástroje. Zajistíme, aby vaše smluvní podmínky garantovaly plný soulad se zákonem. Pro revizi smlouvy pište na office@arws.cz.
Nástroj diskriminuje některé dodavatele (např. vyžaduje nákladné nebo nestandardní technologie, nepodporuje běžné formáty).	Právní analýza zadávacích podmínek. Pomůžeme vám nastavit technické podmínky tak, aby byly nediskriminační a právně nenapadnutelné. Pro právní analýzu nás kontaktujte na office@arws.cz.

Zásadní legislativní požadavky, které Váš nástroj musí splňovat

Certifikát je sice klíčový, ale je dobré vědět, co přesně se za ním skrývá. Vyhláška č. 260/2016 Sb. definuje konkrétní funkční vlastnosti, které musí každý nástroj splňovat, aby zajistil transparentní a bezpečný průběh řízení. Zde jsou ty nejdůležitější:

1. Bezpečné uchovávání a integrita dat: Veškerá dokumentace k zakázce musí být uložena v datovém úložišti s řízeným přístupem. Každý dokument musí být při uložení opatřen elektronickým časovým razítkem, které prokazuje, že od daného okamžiku nebyl změněn.

2. Záznamy o elektronických úkonech (Audit Trail): Nástroj musí vést detailní a nezměnitelné záznamy o všech provedených operacích – kdo, co a kdy v systému udělal. Tento tzv. audit trail je vaším hlavním důkazním prostředkem při případných sporech nebo kontrole.

3. Právo na export dat: Po ukončení zakázky vám musí nástroj umožnit kompletní export všech souborů, datových zpráv a metadat ve standardizovaném formátu (např. ZIP), opět opatřeném časovým razítkem. To je nezbytné pro splnění zákonné archivační povinnosti.

4. Zákaz diskriminace: Nástroj nesmí být technologicky diskriminační. Musí fungovat na běžně dostupných technologiích a nesmí po dodavatelích vyžadovat nákup drahého nebo nestandardního softwaru, který by je mohl z účasti vyloučit.

5. Anonymita a bezpečnost nabídek: Nástroj musí garantovat, že obsah podaných nabídek je až do okamžiku jejich společného otevření šifrovaný a nepřístupný komukoliv, včetně administrátorů zadavatele. V průběhu elektronické aukce musí navíc zajistit anonymitu účastníků.

Zatímco zákon a certifikát potvrzují funkčnost nástroje, vaši reálnou ochranu v případě jeho selhání definuje smlouva s poskytovatelem. Právě kvalitně sepsaná smlouva o poskytování služeb (SLA) obsahující garance dostupnosti, sankce za výpadky a jasně vymezenou odpovědnost je tím, co vás ochrání tam, kde zákon sám o sobě nestačí.

Na koho se můžete obrátit?

Profil zadavatele a elektronický podpis: Praktické povinnosti a časté chyby

Profil zadavatele je podle § 28 ZZVZ vaší digitální úřední deskou – elektronickým nástrojem, kde uveřejňujete veškeré informace a dokumenty k zakázkám. Musí být jediným zdrojem pravdy pro dané řízení. Mezi klíčové publikační povinnosti patří například uveřejnění smluv s hodnotou nad 500 000 Kč bez DPH a následně i skutečně uhrazené ceny za jejich plnění.

Nesplnění těchto povinností je přestupkem, za který hrozí pokuta až 1 milion Kč.

Častou a nákladnou chybou je provozování více aktivních profilů zadavatele evidovaných ve Věstníku veřejných zakázek. Zákon to výslovně zakazuje (§ 214 ZZVZ) a kontrolní orgány tento prohřešek tvrdě postihují, zejména u projektů s dotačním financováním.

Velké nejasnosti často panují kolem elektronických podpisů. Novela ZZVZ z roku 2023 přinesla zásadní zjednodušení v podobě tzv. fikce podpisu. Pro úkony provedené uvnitř certifikovaného elektronického nástroje přihlášeným a ověřeným uživatelem již zákon nevyžaduje samostatný elektronický podpis. 

Pokud však komunikujete mimo nástroj (např. e-mailem nebo datovou schránkou), je u taxativně vyjmenovaných dokumentů (např. oznámení o výběru dodavatele, rozhodnutí o vyloučení) stále vyžadován uznávaný elektronický podpis.

Další užitečné informace a řešení pro zadavatele najdete na našem webu – služba veřejné zakázky.

Rizika spojená s profilem zadavatele a komunikací

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Neuveřejnění smlouvy nebo skutečně uhrazené ceny na profilu zadavatele v zákonné lhůtě. Hrozí pokuta od ÚOHS až 1 mil. Kč.	Příprava interních směrnic a compliance check-listů. Zajistíme, aby vaše procesy byly nastaveny správně a na nic jste nezapomněli. Potřebujete připravit dokumentaci? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Provozování více aktivních profilů zadavatele. Porušení zákona (§ 214 ZZVZ), které může vést k finančním korekcím u dotovaných projektů.	Právní konzultace a pomoc s konsolidací profilů. Pomůžeme vám uvést evidenci vašich profilů do souladu se zákonem. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.
Nesprávné použití nebo absence elektronického podpisu u komunikace mimo elektronický nástroj. Může vést ke zneplatnění úkonu (např. vyloučení dodavatele).	Odborné školení na téma elektronické komunikace. Vyškolíme váš tým, aby přesně věděl, kdy a jaký typ podpisu použít. Pro nabídku školení nám napište na office@arws.cz.
Zveřejnění dokumentů obsahujících neanonymizované osobní údaje. Porušení GDPR a ZZVZ, riziko dvojí pokuty (od ÚOHS a ÚOOÚ).	Revize dokumentace před zveřejněním. Zkontrolujeme vaše dokumenty a zajistíme, že jsou v souladu s GDPR a dalšími předpisy. Pro revizi dokumentů pište na office@arws.cz.

Jak se vyhnout sankcím od ÚOHS? Nejčastější pochybení v praxi

Největším rizikem v procesu zadávání je zásah Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže (ÚOHS). Jeho rozhodnutí může vést ke zrušení řízení, zákazu plnění smlouvy a vysokým pokutám. Většina problémů přitom nevzniká kvůli technickým chybám v nástroji, ale kvůli nesprávně nastaveným podmínkám samotné zakázky.

Mezi nejčastější pochybení patří:

1. Nepřiměřené kvalifikační požadavky: Požadovat po dodavatelích reference v hodnotě, která je zjevně nepřiměřená velikosti a složitosti zakázky, je považováno za diskriminační a je častým důvodem pro zrušení řízení.

2. Netransparentní hodnotící kritéria: Stanovit kritérium jako „kvalita nabízeného plnění“ s váhou 30 % bez jasného, objektivního a měřitelného způsobu hodnocení je prakticky pozvánkou pro námitky a zásah ÚOHS. Hodnocení musí být zpětně přezkoumatelné a předvídatelné.

3. Nesprávný postup při objasnění nabídky (§ 46 ZZVZ): Možnost požádat dodavatele o objasnění či doplnění nabídky je dvousečná. Pokud zadavatel umožní nepovolenou změnu nabídky, porušuje zákon. Pokud naopak nepožádá o vysvětlení zjevné chyby, může porušit zásadu přiměřenosti.

O tom, že nikdo není imunní vůči chybám, svědčí i kauza státní zakázky na digitalizaci stavebního řízení. Tento klíčový projekt byl opakovaně zrušen ÚOHS a jeho rozhodnutí následně potvrdily i soudy, což dokazuje, že i státní správa musí dodržovat pravidla do posledního detailu.

Nevíte si s daným tématem rady?

Většině těchto problémů lze předejít. Místo reaktivního řešení sporů je mnohem efektivnější investovat do prevence. Naši advokáti mají rozsáhlé zkušenosti se zastupováním klientů před ÚOHS i správními soudy. Víme, jak argumentovat a jaké kroky podniknout, abychom ochránili vaše zájmy. Zároveň poskytujeme preventivní právní stanoviska, která vám pomohou těmto sporům zcela předejít. Potřebujete právní pomoc? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy pro jednání s ÚOHS

• Otázka: Co mám dělat, když obdržím námitky od dodavatele?
  Odpověď: Námitky je třeba vypořádat v zákonné lhůtě 15 dnů a velmi pečlivě je odůvodnit. Formální odmítnutí nestačí a může být důvodem pro úspěšný návrh k ÚOHS. Pro odbornou pomoc s vypořádáním námitek nám napište na office@arws.cz.
• Otázka: Může ÚOHS zrušit již uzavřenou smlouvu?
  Odpověď: Ano, v závažných případech může ÚOHS uložit zákaz plnění smlouvy, jak se stalo i u velkých státních zakázek. To může mít pro zadavatele fatální následky. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru pro minimalizaci takových rizik.

Závěr: Právní jistota v digitálním věku zadávání

Elektronizace přinesla do světa veřejných zakázek rychlost a transparentnost, ale také novou úroveň komplexnosti a rizik. Klíčem k úspěchu a ochraně před sankcemi je kombinace správně zvoleného technologického nástroje a precizního právního nastavení celého procesu. Vždy pamatujte na čtyři základní pilíře:

1. Používejte výhradně certifikované elektronické nástroje.
2. Důkladně a transparentně nastavte zadávací podmínky a hodnotící kritéria.
3. Pečlivě dodržujte publikační a komunikační povinnosti na profilu zadavatele.
4. Nepodceňujte riziko kontroly a sankcí od ÚOHS.

V ARROWS čerpáme ze zkušeností získaných při poskytování služeb pro více než 150 akciových společností, 250 společností s ručením omezeným a 51 obcí a krajů. Rozumíme nejen právu, ale i obchodnímu kontextu a tlaku na rychlost a kvalitu. Našim klientům navíc pomáháme propojovat se a hledat nové obchodní příležitosti.

Správné nastavení elektronického zadávání není jen o splnění povinnosti, je to o ochraně vašich projektů, financí a reputace. Nenechávejte nic náhodě. Náš tým specialistů na veřejné zakázky je připraven vám poskytnout komplexní právní servis – od přípravy dokumentace a revize smluv až po zastupování u správních orgánů. Spojte se s námi ještě dnes na office@arws.cz a získejte právní jistotu, kterou potřebujete.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k elektronickým nástrojům pro veřejné zakázky

1. Co se stane, když elektronický nástroj vypadne těsně před koncem lhůty pro podání nabídek?
Jedná se o velmi rizikovou situaci. Pokud výpadek prokazatelně znemožnil podání nabídek, zadavatel by měl přiměřeně prodloužit lhůtu. Absence jasného postupu může být důvodem pro napadení řízení. Je klíčové mít pro tyto případy předem připravenou interní směrnici. Pokud řešíte podobný problém, kontaktujte nás na office@arws.cz.

2. Musím používat Národní elektronický nástroj (NEN)?
Povinnost používat NEN se vztahuje pouze na vymezený okruh zadavatelů, primárně na ústřední orgány státní správy a jejich podřízené organizace. Ostatní zadavatelé (např. obce, kraje, většina státních podniků) si mohou vybrat jakýkoliv certifikovaný komerční nástroj. Pokud si nejste jisti, zda se na vás povinnost vztahuje, kontaktujte nás na office@arws.cz.

3. Jaké jsou nejvyšší sankce, které mi od ÚOHS hrozí?
Sankce mohou být velmi citelné. Například za porušení pravidel uveřejňování na profilu zadavatele hrozí pokuta až 1 mil. Kč. U závažnějších pochybení, která ovlivnila výběr dodavatele, mohou pokuty dosahovat až 10 % z ceny zakázky nebo 20 mil. Kč, pokud cenu nelze určit. Pro minimalizaci rizika sankcí nás kontaktujte na office@arws.cz.

4. Může dodavatel podat nabídku přes uživatelský účet někoho jiného?
Ano, zákon toto nezakazuje. Nabídka může být podána i prostřednictvím jiného registrovaného uživatele v daném elektronickém nástroji (např. zástupcem). Klíčové je, aby bylo zřejmé, který dodavatel nabídku podává a kdo je oprávněn za něj jednat. Pokud řešíte nejasnosti ohledně podání nabídky, kontaktujte nás na office@arws.cz.

5. Stačí, když je elektronicky podepsán pouze e-mail, a ne samotná příloha (např. rozhodnutí o vyloučení)?
Dle ustálené judikatury ano. E-mail a jeho příloha jsou považovány za jeden celek a podpis na e-mailu zajišťuje integritu celé zprávy. Není nutné podepisovat zvlášť i samotnou přílohu. Pro ujištění o správnosti vašich postupů nás kontaktujte na office@arws.cz.

6. Jak mám postupovat, pokud zjistím, že v zadávací dokumentaci je zjevná chyba nebo rozpor?
Zadavatel by měl v takovém případě využít institutu vysvětlení nebo změny zadávací dokumentace (§ 98, § 99 ZZVZ), aby rozpor odstranil. Pokračování v řízení s rozporuplnou dokumentací je vysoce rizikové a může vést k jeho zrušení. Pokud jste takovou chybu objevili, neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.