Proplujte džunglí paragrafů:

Jste majitelem digitální agentury. Vaše dny jsou plné kreativity, strategií, klientských schůzek a snahy posouvat hranice digitálního marketingu. Získali jste nového, velkého klienta. Nadšení ve vašem týmu je hmatatelné. Projekt je ambiciózní, odměna lákavá. Všechno se zdá být perfektní. Až do chvíle, kdy se poprvé objeví slova jako „předávací protokol“, „licenční ujednání“, „odpovědnost za vady“ nebo nedej bože „GDPR audit“.

V tu chvíli se tep kreativity a byznysu často zastaví. Místo abyste se soustředili na to, co umíte nejlépe – tvorbu špičkových kampaní, designu a kódu – začínáte se brodit v nejistotě. Je naše smlouva dostatečně neprůstřelná? Kdo vlastně drží autorská práva k tomu logu? A co když freelancer, kterého jsme najali, použil kradenou fotku?

Vítejte v realitě každé úspěšné digitální agentury. V realitě, kde právní rizika nejsou jen teoretickou hrozbou, ale tikající bombou, která může pohřbít nejen ziskový projekt, ale i celou vaši firmu.

Tento článek není strašákem. Je to váš průvodce a záchranná vesta. Provedu vás pěti klíčovými oblastmi, kde digitální agentury nejčastěji chybují, a ukážu vám, jak se těmto chybám vyhnout. Protože proaktivní právní péče není náklad. Je to nejlepší investice do klidného spánku a udržitelného růstu vašeho podnikání. V advokátní kanceláři ARROWS se s těmito problémy setkáváme denně a pomáháme agenturám, jako je ta vaše, přeměnit právní rizika v konkurenční výhodu.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Smlouvy – Váš štít a meč v digitální aréně

Představte si situaci: Dokončili jste pro klienta komplexní webovou aplikaci. Tři měsíce práce, desítky hodin vašeho týmu. Klient je nadšený. O měsíc později vám volá, že „přeci součástí byla i následná správa a přidávání nových funkcí na vyžádání“. Vy o tom nic nevíte, ve smlouvě to nebylo. Nebo ano? Byla smlouva dostatečně konkrétní?

Smlouva není jen formalita. Je to základní kámen vašeho vztahu s klientem. Je to manuál, který říká, co se stane, když se věci pokazí.

Nejčastější chyby ve smlouvách digitálních agentur:

1. Vágne definovaný předmět díla (Scope of Work): „Tvorba webových stránek“ je recept na katastrofu. Co přesně to znamená? Kolik podstránek? Jaké funkce? Kolik kol korektur? Bez detailní specifikace se vystavujete riziku tzv. „scope creep“, kdy klient neustále přidává další a další požadavky nad rámec původního rozpočtu.
• Riziko: Práce zdarma, frustrovaný tým, ztrátový projekt a hádky s klientem.
2. Chybějící ujednání o autorských právech a licencích: Vytvořili jste úžasné logo. Komu patří? Vám, nebo klientovi? Pokud to není ve smlouvě jasně uvedeno, můžete se dostat do sporu, kdy klient nemůže logo legálně používat, nebo naopak vy nemůžete dílo prezentovat ve svém portfoliu.
• Riziko: Soudní spory o určení autorství, nemožnost využít vlastní práci pro sebepropagaci, poškození jména.
3. Nejasné platební podmínky a sankce: „Fakturace po dokončení projektu“ může znít jednoduše, ale u tříměsíčního projektu to znamená, že celou dobu financujete klienta ze svého. Co se stane, když klient nezaplatí včas? Jaké jsou sankce z prodlení?
• Riziko: Vážné cash flow problémy, náklady na vymáhání pohledávek.
4. Podceněná odpovědnost za vady: Váš kód má chybu, která způsobí klientovi výpadek e-shopu v hlavní sezóně. Kdo nese odpovědnost za ušlý zisk? Pokud to vaše smlouva neřeší, můžete být vystaveni nárokům na náhradu škody v řádech statisíců či milionů korun.
• Riziko: Likvidační finanční postihy, ztráta klienta a reputace.

Jak to řešit?

Vaše smlouva musí být detailní, konkrétní a musí předvídat možné problémy. Musí obsahovat přesnou specifikaci díla, jasná pravidla pro změnová řízení (jak se bude postupovat a platit za práci navíc), detailní licenční ujednání, robustní platební kalendář (např. záloha, dílčí platby po milnících) a rozumně nastavené limity odpovědnosti za škodu.

V ARROWS se na smlouvy pro kreativní a technologické firmy specializujeme. Rozumíme vašemu byznysu a víme, kde číhají největší rizika. Naši právníci vám nepředloží jen generickou šablonu, ale vytvoří smlouvu na míru, která bude chránit vaše zájmy a zároveň bude srozumitelná pro klienta. Tuto problematiku běžně řešíme a víme, že dobře napsaná smlouva je nejlepší prevencí budoucích sporů.

Duševní vlastnictví – Zlato vaší agentury

V digitálním světě je vaším hlavním aktivem kreativita a know-how. Kód, grafika, texty, strategie – to vše je duševní vlastnictví. A pokud ho nechráníte, jako byste nechávali dveře od trezoru dokořán.

Představte si, že váš grafik při tvorbě webu pro klienta použije font, který stáhnul z internetu. Vypadá skvěle. Projekt se odevzdá. O půl roku později vám i vašemu klientovi přijde předžalobní výzva od velké fontové banky na zaplacení 250 000 Kč za neoprávněné užití komerčního fontu. Kdo to zaplatí?

Kde agentury v oblasti duševního vlastnictví nejčastěji tápou:

1. Používání zdrojů třetích stran: Fotky z fotobank, ikony, fonty, hudba do videí, pluginy do WordPressu. Máte ke všemu správnou licenci? Opravňuje vás licence k použití pro komerční projekt klienta? Mnoho „free“ licencí je určeno pouze pro nekomerční užití.
• Riziko: Vysoké pokuty, povinnost přepracovat celé dílo, žaloby od držitelů práv.
2. Přenos práv na klienta: Jak jsme zmínili v kapitole o smlouvách, je klíčové přesně definovat, jaká práva k vytvořenému dílu klient nabývá. Získává výhradní licenci (nikdo jiný, ani vy, to nemůže použít), nebo nevýhradní? Na jaké území? Na jak dlouho?
• Riziko: Spory s klientem o rozsah užití díla, nemožnost dále rozvíjet podobné řešení pro jiné klienty.
3. Vlastní obsah od zaměstnanců a freelancerů: Pokud pro vás tvoří obsah freelancer (IČO), autorská práva automaticky nepřecházejí na vaši agenturu! Musíte s ním mít smlouvu, která vám uděluje podlicenci v dostatečném rozsahu, abyste mohli práva dále převést na koncového klienta. U zaměstnanců je situace jednodušší, ale i zde je třeba mít dobře nastavené pracovní smlouvy.
• Riziko: Nemáte práva k dílu, za které jste zaplatili. Nemůžete je legálně prodat klientovi. Freelancer může stejné dílo prodat vaší konkurenci.

Jak to řešit?

Zaveďte interní politiku pro používání zdrojů třetích stran. Vytvořte si databázi ověřených zdrojů s jasnými licenčními podmínkami. Mějte neprůstřelné smlouvy s freelancery, které řeší převod práv. A především, vzdělávejte svůj tým. Každý designér, kodér i copywriter musí chápat základy autorského práva.

Správné nastavení licenční politiky a smluvních vztahů ohledně autorských práv je komplexní disciplína. Právníci z ARROWS tuto problematiku běžně řeší. Pomůžeme vám provést audit vašich postupů, připravíme vzorové smlouvy pro freelancery a nastavíme licenční ujednání s klienty tak, aby chránila vás i je. Předejdete tak situacím, kdy se z kreativního projektu stane právní noční můra.

Obraťte se na naše odborníky:

GDPR a osobní údaje – Strašák, kterého lze zkrotit

GDPR. Čtyři písmena, která od roku 2018 způsobují vrásky na čele každému, kdo pracuje s daty. A vy, jako digitální agentura, s nimi pracujete neustále. Kontaktní formuláře, e-mailingové databáze, analytické nástroje, cookies, data z CRM systémů vašich klientů. To všechno jsou osobní údaje.

Představte si, že pro klienta spravujete e-shop. Nasadíte nový analytický nástroj, ale zapomenete aktualizovat zásady ochrany osobních údajů a cookie lištu. Klient dostane kontrolu z Úřadu pro ochranu osobních údajů a následně pokutu v řádu stovek tisíc korun. A ukáže prstem na vás jako na zpracovatele, který pochybil.

Největší GDPR prohřešky digitálních agentur:

1. Nesprávně nastavené cookie lišty: „Používáním tohoto webu souhlasíte s cookies.“ Taková věta už dávno nestačí. Uživatel musí mít možnost udělit aktivní, granulární souhlas pro jednotlivé typy cookies (analytické, marketingové) a stejně snadno ho musí mít možnost i odmítnout.
• Riziko: Pokuta od ÚOOÚ, nedůvěra uživatelů. Pokuty se mohou pohybovat v desítkách až stovkách tisíc korun i pro menší weby.
2. Chybějící nebo špatná zpracovatelská smlouva: Pokud pro klienta spravujete jakákoliv data (např. vedete mu e-mailingovou kampaň nebo máte přístup do jeho databáze zákazníků), jste v roli „zpracovatele“. Klient je „správce“. Zákon vám ukládá povinnost mít mezi sebou uzavřenou tzv. zpracovatelskou smlouvu, která přesně definuje vaše povinnosti a odpovědnost.
• Riziko: Porušení zákona na obou stranách. V případě úniku dat nebudete mít jasně vymezenou odpovědnost.
3. Nezabezpečené formuláře a databáze: Jste odpovědní za technické zabezpečení dat, která sbíráte. Používáte pro přenos dat z formulářů šifrování (HTTPS)? Jsou databáze chráněny proti útokům?
• Riziko: Únik dat, obrovské poškození reputace klienta i vaší agentury, vysoké pokuty a možné nároky na náhradu škody od dotčených osob.

Jak to řešit?

GDPR není jednorázový úkol, je to proces. Musíte mít přehled o tom, jaká data, za jakým účelem a na jakém právním základě zpracováváte. Vaše weby musí mít technicky i textově správně implementované cookie lišty a zásady ochrany osobních údajů. A se všemi klienty, pro které zpracováváte data, musíte mít podepsanou zpracovatelskou smlouvu.

Problematika GDPR je komplexní a neustále se vyvíjí. V ARROWS máme specialisty na ochranu osobních údajů, kteří rozumí technickému pozadí digitálních projektů. Běžně řešíme audity webů a e-shopů, připravujeme kompletní GDPR dokumentaci na míru, včetně zpracovatelských smluv, a pomáháme agenturám nastavit interní procesy tak, aby byly v souladu s legislativou. Můžete se tak soustředit na marketing, ne na papírování. 

Právo v marketingu – Hranice mezi kreativou a klamavou reklamou

Vytvořili jste virální kampaň. Vtipnou, odvážnou, na hraně. Skvělé! Ale není už za hranou zákona? Pravidla pro reklamu a ochranu spotřebitele jsou přísnější, než si mnoho marketérů myslí.

Představte si, že spustíte pro klienta soutěž na sociálních sítích o hodnotné ceny. Podmínky jste sepsali „jen tak od oka“. Soutěž má obrovský úspěch, ale po jejím skončení se ozve několik účastníků, že pravidla byla nejasná a diskriminační. Stížnost doputuje až k České obchodní inspekci (ČOI).

Kde můžete jako agentura v marketingovém právu narazit:

1. Klamavá a srovnávací reklama: Používáte v reklamě tvrzení jako „nejlepší na trhu“, „garance nejnižší ceny“? Můžete to 100% doložit? Srovnáváte se s konkurencí? Musíte srovnávat objektivní, ověřitelné a relevantní parametry.
• Riziko: Pokuta od dozorových orgánů, žaloba od konkurence na nekalou soutěž.
2. Pravidla pro soutěže a spotřebitelské loterie: Každá soutěž musí mít jasná, transparentní a nediskriminační pravidla. Pozor na rozdíl mezi spotřebitelskou soutěží a loterií (kde rozhoduje náhoda) – loterie podléhají mnohem přísnější regulaci.
• Riziko: Zneplatnění soutěže, pokuty, poškození dobrého jména značky.
3. Influencer marketing: Spolupracujete s influencery? Musí být jejich placená spolupráce transparentně označena jako „reklama“ nebo „placená spolupráce“. Nestačí jen #ad někde na konci popisku.
• Riziko: Postih hrozí nejen influencerovi, ale i vám a zadavateli (vašemu klientovi).
4. E-mailing a nevyžádaná obchodní sdělení (spam): Můžete posílat marketingové e-maily pouze těm, kdo vám k tomu dal aktivní souhlas, nebo vašim stávajícím zákazníkům za striktních podmínek.
• Riziko: Pokuty od ÚOOÚ, hromadné odhlašování z databáze, reputační škoda.

Jak to řešit?

Každou kreativní myšlenku je třeba poměřit optikou zákona. Vždy si klaďte otázku: „Můžeme toto tvrzení dokázat? Neuvádíme spotřebitele v omyl? Jsou naše pravidla férová a transparentní?“

V ARROWS chápeme, že marketing musí prodávat. Ale víme také, že se to musí dít v souladu se zákonem. Naši právníci běžně řeší revize marketingových kampaní, připravují pravidla pro spotřebitelské soutěže a poskytují poradenství v oblasti influencer marketingu. Pomáháme agenturám nastavit kampaně tak, aby byly nejen účinné, ale i právně neprůstřelné.

Vztahy v týmu – Freelanceři, zaměstnanci a riziko jménem Švarcsystém

Vaše agentura roste díky skvělým lidem. Někteří jsou zaměstnanci, jiní externisté na IČO. Tato flexibilita je skvělá pro byznys, ale skrývá v sobě značná právní rizika.

Představte si, že váš klíčový programátor, který pracuje na IČO, dostane lepší nabídku od vaší přímé konkurence. Odejde ze dne na den a vy zjistíte, že vaše smlouva s ním neobsahuje žádnou konkurenční doložku ani dohodu o mlčenlivosti. Nebo ještě hůř: přijde kontrola z inspektorátu práce a spolupráci s vašimi pěti freelancery, kteří u vás sedí v kanceláři, používají váš hardware a mají pevnou „pracovní dobu“, označí za nelegální Švarcsystém.

Nejčastější právní problémy v interních týmech:

1. Švarcsystém (Zastřené zaměstnávání): Pokud spolupráce s freelancerem vykazuje znaky závislé práce (nadřízenost a podřízenost, osobní výkon práce, pracovní doba a místo určené vámi), hrozí vám překlasifikování na pracovněprávní vztah.
• Riziko: Doměření daní a sociálního a zdravotního pojištění za několik let zpětně v řádu statisíců až milionů korun za jednoho freelancera. K tomu pokuta až 10 000 000 Kč.
2. Slabé smlouvy s freelancery: Jak jsme již zmínili, smlouva musí řešit autorská práva. Ale co dalšího? Mlčenlivost (NDA), konkurenční doložka (po dobu i po skončení spolupráce), odpovědnost za škodu způsobenou freelancerem.
• Riziko: Únik citlivých klientských dat, odchod freelancera ke konkurenci i s vaším know-how.
3. Nedostatečné pracovní smlouvy: I u zaměstnanců je třeba mít smlouvy v pořádku. Řeší správně definici práce, mlčenlivost, případnou konkurenční doložku po skončení pracovního poměru (která je ovšem pro zaměstnance mnohem složitější a dražší na sjednání)?

Jak to řešit?

Proveďte audit vašich vztahů s externisty. Jsou to skutečně nezávislí dodavatelé? Nastavte si jasná pravidla spolupráce, která minimalizují znaky závislé práce. Investujte do kvalitních smluv o spolupráci s freelancery i do robustních pracovních smluv.

Správné nastavení smluvních vztahů v týmu je základem stability a ochrany vašeho nejdůležitějšího aktiva – vašeho know-how. V ARROWS pro vás připravíme dokumentaci na míru, která bude odpovídat reálnému fungování vaší agentury. Tuto problematiku běžně řešíme a pomůžeme vám nastavit vztahy s freelancery i zaměstnanci tak, abyste minimalizovali riziko postihu za Švarcsystém a ochránili své obchodní tajemství.

Závěr: Od hašení požárů k prevenci a růstu

Pokud jste dočetli až sem, pravděpodobně vám v hlavě rezonuje alespoň jedna z popsaných situací. Možná jste si uvědomili, že vaše smlouvy by potřebovaly revizi, že GDPR řešíte jen „pocitově“ nebo že vztahy s freelancery stojí na vodě.

To je v pořádku. Důležité je, že o rizicích víte. Úspěšné agentury se od těch ostatních neliší tím, že by neměly právní problémy. Liší se tím, že je řeší proaktivně. Nečekají, až začne hořet. Budují svůj byznys na pevných právních základech, které jim umožňují soustředit se na kreativitu a růst.

Právní poradenství není brzda. Je to akcelerátor. Umožní vám s jistotou přijímat větší a lukrativnější zakázky, protože víte, že jste chráněni. Dovolí vám budovat silný a loajální tým, protože máte férově nastavené vztahy. A ochrání vaši reputaci, která je v digitálním světě vším.

Nechte paragrafy na nás a soustřeďte se na to, co umíte nejlépe.

Jste připraveni přeměnit právní nejistotu v pevný základ pro váš další růst?

Domluvte si s námi nezávaznou úvodní konzultaci. Probereme specifické potřeby vaší agentury a navrhneme konkrétní kroky, jak vaše podnikání právně opevnit. První krok k ochraně vašeho byznysu můžete udělat ještě dnes.

Kontaktujte ARROWS a získejte partnera, který rozumí vašemu světu.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Věří nám více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference.