Směnárny a AML: Základní pravidla, která vás zachrání při kontrole

Pokud provozujete směnárnu, povinnosti proti praní špinavých peněz (AML) jsou pro vás nejrizikovější oblastí podnikání. Pokuta za zanedbání pravidel se může vyšplhat na desítky milionů korun a Česká národní banka či Finanční analytický úřad ji neváhají udělit. Přinášíme praktický přehled povinností a návod, jak nastavit procesy, aby směnárna obstála při kontrole.

Co je AML zákon a proč se týká směnáren

Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu – zkráceně AML zákon – je jeden z nejpřísnějších právních předpisů v České republice. Tento zákon se netýká pouze velkých bank. Směnárny patří mezi tzv. povinné osoby a musí se mu plně podřídit. Nejde o administrativní zátěž, kterou lze snadno obejít. Směnárna představuje pro finanční systém riziko, protože právě přes hotovostní operace mohou peníze z trestné činnosti procházet nejsnadněji.

Definice povinné osoby a rozsah aplikace

Podle zákonného vymezení je směnárna (držitel povolení k činnosti směnárníka) povinnou osobou, která spadá pod definici finanční instituce podle § 2 odst. 1 písm. b) bod 3 AML zákona. Povinná osoba musí vykonávat své AML povinnosti, ať už jde o identifikaci klienta, kontrolu klienta, oznamování podezřelých obchodů nebo vedení a archivaci dokumentace.

Směnárna se neobejde bez toho, aby měla vypracovaný a funkční systém vnitřních zásad (SVZ), pravidelně školila zaměstnance a věděla, jak postupovat při podezřelém chování. Často se setkáváme s provozovateli, kteří tuto agendu podceňují. Až přijde kontrola, zjistí se, že vnitřní předpisy nejsou aktuální nebo se v praxi nedodržují, což vede k vysokým sankcím.

Identifikace klienta v praxi

Identifikace klienta je první a zcela zásadní povinnost. Není to jen otázka formálního záznamu, ale vědomého zjištění a ověření totožnosti klienta. V praxi se často stává, že provozovatelé směnáren pouze zběžně nahlédnou do dokladu. To však nestačí. Identifikace musí proběhnout zákonem stanoveným způsobem a každá odchylka od standardu může být později při kontrole vyhodnocena jako porušení zákona.

Kdy a jak provádět identifikaci

Identifikace se musí provést v okamžiku, kdy je zřejmé, že hodnota obchodu (tj. transakce směny měn) dosáhne alespoň 1 000 EUR, jak stanovuje § 7 odst. 1 AML zákona. Pozor, tato povinnost platí i v případě, že jde o podezřelý obchod, bez ohledu na limit.

Fyzicky to vypadá tak, že od klienta vyžádáte platný průkaz totožnosti a zaznamenáte identifikační údaje včetně čísla průkazu a doby jeho platnosti.

Zákon směnárnám umožňuje pořizovat kopie dokladů totožnosti pro účely AML i bez výslovného souhlasu klienta (§ 8a AML zákona). Údaje (nebo kopie) musí být bezpečně uloženy po dobu 10 let od uskutečnění obchodu dle § 16 AML zákona. Samozřejmostí je také kontrola, zda klient není na sankčních seznamech (mezinárodní sankce, seznamy EU).

Pokud kontrolor uvidí, že dokumentace je neúplná, nečitelná nebo chaotická, bude to považováno za neplnění povinnosti.

Micro FAQ:

1. Musím dělat kopii dokladu, nebo si stačí údaje zapsat?
Zákon vyžaduje zaznamenání údajů. Pořízení kopie dokladu je však nejbezpečnější způsob, jak prokázat, že identifikace proběhla řádně (pro směnárny je to přímo povoleno v § 8a AML zákona). Bez kopie se v případě chyby v přepisu vystavujete důkazní nouzi.

2. Co když klient nemá občanský průkaz, ale má pas?
Cestovní pas je plnohodnotným průkazem totožnosti a pro identifikaci cizinců je standardem. Musí jít o platný doklad vydaný státem, který obsahuje fotografii.

3. Musím si ověřit, že klient není politicky exponovanou osobou (PEP)?
Ano, musíte zjišťovat, zda klient není politicky exponovanou osobou nebo osobou na sankčním seznamu. To je součástí vašich povinností při kontrole klienta a screeningu.

Kontrola klienta a prověření rizik

Zatímco identifikace je zjištění "kdo je kdo", kontrola klienta (§ 9 AML zákona) je proces, kde zjišťujete původ prostředků a účel transakce. Kontrolu klienta musíte provést vždy před uskutečněním obchodu v hodnotě 15 000 EUR a vyšší. Dále u politicky exponovaných osob (PEP), u obchodů s osobou z vysoce rizikové země nebo vždy, když máte podezření na legalizaci výnosů z trestné činnosti.

Více než jen zaznamenání údajů

Kontrola zahrnuje zjištění účelu a zamýšlené povahy obchodu (např. výměna mzdy, úspor na dovolenou, obchodní transakce) a zjištění skutečného majitele, pokud je klientem právnická osoba. Dále zahrnuje přezkoumání zdrojů peněžních prostředků. Pokud klient mění vysokou částku, která neodpovídá jeho profilu (např. student měnící statisíce), je to signál k důkladnější kontrole.

Všechny kroky kontroly se musí zaznamenat. Pokud při kontrole ČNB či FAÚ nedoložíte, jak jste dospěli k závěru, že obchod není rizikový, hrozí vám sankce. Argument, že jste kontrolu provedli "v hlavě", neobstojí.

Na koho se můžete obrátit?

JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M.

advokát, řídící partner

• dohnal@arws.cz

Mgr. Marek Hučík

advokát, partner

• hucik@arws.cz

Monitorování transakcí a detekce podezřelého chování

Podezřelý obchod je takový, který vykazuje známky snahy o legalizaci výnosů z trestné činnosti nebo financování terorismu. Zákon a vyhlášky definují řadu znaků, ale v praxi jde často o cit a zkušenost proškoleného pracovníka. Více se dozvíte také v sekci proč Arrows, kde popisujeme náš přístup k řešení rizikových situací.

Jak to funguje v praxi

Příklady podezřelého chování:

• Klient provádí transakce těsně pod limitem 1 000 EUR nebo 15 000 EUR, aby se vyhnul identifikaci či kontrole (tzv. smurfing/structuring).
• Klient je nervózní, odmítá sdělit zdroj peněz nebo uvádí nevěrohodné důvody.
• Klient pochází z vysoce rizikové třetí země nebo je na sankčním seznamu (zde je podezření automatické).
• Objem transakcí neodpovídá ekonomické situaci klienta.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře pomáhají směnárnám nastavit interní indikátory tak, aby systém automaticky upozornil na rizikové jednání.

Micro FAQ:

1. Musím hlásit každý obchod, který se mi zdá podezřelý?
Pokud vyhodnotíte obchod jako podezřelý ve smyslu zákona, máte povinnost jej oznámit FAÚ dle § 18 AML zákona. Pokud si nejste jisti, je vhodné konzultovat situaci s AML specialistou nebo právníkem.

2. Co se stane, když nahlásím podezřelý obchod a klient se to dozví?
Máte zákonnou povinnost mlčenlivosti – klientovi nesmíte sdělit, že jste podali oznámení (tzv. tipping off) dle § 38 AML zákona. Porušení této mlčenlivosti je trestné.

Oznamování podezřelých obchodů

Jakmile vyhodnotíte obchod jako podezřelý, musíte to oznámit Finančnímu analytickému úřadu (FAÚ).

Povinnost a lhůty

Oznámení musí být podáno bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 kalendářních dnů od zjištění podezřelého obchodu dle § 18 AML zákona. Hrozí-li nebezpečí z prodlení (např. peníze by mohly zmizet), oznamuje se neprodleně. Oznámení se podává písemně, typicky přes datovou schránku pomocí formuláře FAÚ.

Zároveň má směnárna povinnost odložit splnění příkazu klienta (tzv. blokace) na 24 hodin od přijetí oznámení úřadem FAÚ dle § 20 AML zákona, pokud by provedení obchodu mohlo zmařit zajištění výnosů. FAÚ může tuto lhůtu dále prodloužit.

Systém vnitřních zásad a dokumentace

Systém vnitřních zásad (SVZ) je "biblí" vaší směnárny pro oblast AML, vyžadovanou § 21 AML zákona. Musí být písemný a musí být zaslán České národní bance (ČNB) do 60 dnů od nabytí právní moci povolení k činnosti nebo od změny údajů.

Co musí obsahovat SVZ

SVZ obsahuje postupy pro identifikaci a kontrolu, hodnocení rizik (typy klientů, zemí, produktů), postup při podezřelém obchodu, pravidla archivace a školení. Musíte také určit kontaktní osobu pro styk s FAÚ a oznámit ji úřadu dle § 22 AML zákona.

Pokud nemáte určenou kontaktní osobu, hrozí vám pokuta až 1 000 000 Kč. Pokud nemáte zpracovaný SVZ nebo jej neaktualizujete, sankce může dosáhnout milionových částek.

Micro FAQ:

1. Musí být SVZ písemný?
Ano, musí být v písemné formě a musí být aktuální. ČNB při kontrole vyžaduje jeho předložení.

2. Jak dlouho musím archivovat dokumentaci?
10 let od uskutečnění obchodu nebo ukončení obchodního vztahu dle § 16 AML zákona.

3. Kdo schvaluje SVZ?
SVZ musí být schválen statutárním orgánem společnosti (jednatelem).

Kontroly a sankce

Kontroly provádí nejčastěji Česká národní banka (z hlediska systému a procesů) a FAÚ. Mohou přijít na místní šetření nebo si vyžádat podklady dálkově.

Jak probíhá kontrola

Inspektoři často provádějí tzv. kontrolní nákupy (mystery shopping), kdy se vydávají za klienty. Testují, zda provedete identifikaci, zda se zeptáte na původ peněz u vyšších částek a zda vydáte správný doklad. Následně kontrolují archivaci a SVZ.

Výše pokut

Pokuty jsou odstupňované podle závažnosti. Za neprovedení identifikace nebo kontroly hrozí pokuta až 10 000 000 Kč dle § 35 a násl. AML zákona. Za neoznámení podezřelého obchodu až 5 000 000 Kč, přičemž maximální limity mohou být u závažných systémových pochybení i vyšší. Opakované chyby vedou k odnětí povolení k činnosti směnárníka.

Jak se připravit na kontrolu – prevence

Nejlepší obranou je prevence. Pravidelně kontrolujte, zda zaměstnanci dodržují postupy, zda jsou doklady kopírovány čitelně a zda je SVZ aktuální. Ujistěte se, že seznamy sankcionovaných osob jsou dostupné.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mají s AML problematikou bohaté zkušenosti. V našem portfoliu je řada finančních institucí i směnáren, což znamená, že víme, na co se kontroly zaměřují.

Závěr

Pravidla proti praní špinavých peněz jsou komplexní soubor povinností, na kterých závisí existence vašeho podnikání. Identifikace, kontrola, reporting a archivace nejsou jen byrokracie, ale zákonné požadavky pod hrozbou likvidačních pokut.

Zákony se mění a výklady ČNB a FAÚ se vyvíjejí. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se touto agendou zabývají denně a díky vysokému pojištění odpovědnosti máte při spolupráci jistotu profesionálního zázemí. 

Pokud chcete minimalizovat riziko pokut a mít jistotu, že vaše směnárna funguje legálně, kontaktujte ARROWS advokátní kancelář na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k AML povinnostem směnáren

1. Musíme mít ve směnárně fyzicky přítomného AML specialistu (compliance officera)?
Zákon přímo nevyžaduje fyzickou přítomnost speciální osoby na pobočce po celou dobu, ale musíte mít určenou kontaktní osobu pro FAÚ dle § 22 AML zákona a zajištěný výkon AML povinností. Zaměstnanci na přepážce musí být proškoleni.

2. Co když zjistíme, že jsme v minulosti zapomněli udělat identifikaci?
Doporučujeme situaci konzultovat s právníkem. Zpětná náprava není vždy možná, ale je důležité nastavit procesy tak, aby se to neopakovalo, a připravit se na případné dotazy kontroly.

3. Mohu outsourcovat AML povinnosti na externí firmu?
Částečně ano (např. přípravu SVZ, školení, konzultace podezřelých obchodů), ale odpovědnost za plnění povinností nese vždy směnárna jako povinná osoba. ARROWS advokátní kancelář funguje jako odborný partner, který vám pomáhá tuto odpovědnost unést.

4. Máme povinnost ověřovat sankční seznamy u každého klienta?
Ano, screening sankčních seznamů (zejména mezinárodní sankce) je součástí kontroly, která by měla probíhat. U rizikových obchodů je to nezbytnost.

5. Jaké jsou nejčastější chyby směnáren?
Nedostatečná identifikace (chybějící údaje), neprovádění kontroly u vyšších částek, neaktualizovaný Systém vnitřních zásad a neproškolení zaměstnanci, kteří nevědí, jak reagovat na podezřelý obchod.

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a slouží k základní orientaci v problematice. Ačkoliv dbáme na maximální přesnost obsahu, právní předpisy a jejich výklad se v čase vyvíjejí. Pro ověření aktuálního znění předpisů a jejich aplikace na vaši konkrétní situaci je proto nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme žádnou odpovědnost za případné škody či komplikace vzniklé samostatným užitím informací z tohoto článku bez naší předchozí individuální právní konzultace a odborného posouzení. Každý případ vyžaduje řešení na míru, proto nás neváhejte oslovit.