Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ 2026):

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), které startuje v roce 2026 prostřednictvím zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, je prezentováno jako revoluční zjednodušení administrativy. Skutečnost je však mnohem komplexnější a pro nepřipravené firmy může představovat značné riziko. V tomto článku vám ukážeme, co JMHZ reálně znamená, na jaké pasti v harmonogramu si dát pozor a jak se vyhnout likvidačním pokutám.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Barbora Kořenářová", expert na dané téma.

Oficiální slib versus realita: Co je JMHZ doopravdy?

Na papíře zní zavedení JMHZ skvěle. Místo přibližně 25 různých formulářů pro Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ), Finanční správu a Úřad práce budete od roku 2026 podávat jediné elektronické hlášení. Cílem je snížit byrokracii a odstranit duplicitní vykazování.

Nenechte se však zmást. Ve skutečnosti je JMHZ především nástrojem státu pro vytvoření masivní databáze o trhu práce a příjmech v reálném čase. Ačkoli bude podání jednotné, příprava dat se stává násobně složitější, jelikož jedno hlášení může obsahovat až 400 různých datových položek. Stát tak efektivně přenáší zátěž spojenou se sběrem a kontrolou dat přímo na vás.

Jak se nezamotat do harmonogramu a vyhnout se porušení zákona?

Chybná interpretace časového harmonogramu je nejrychlejší cestou k problémům. Implementace neprobíhá v jednom kroku, ale ve třech fázích s odlišnými pravidly.

• Od 1. ledna 2026: Zákon je účinný, ale hlášení se ještě nepodává. Vaší klíčovou povinností je však začít sbírat veškerá nová, detailní data, přestože je odevzdáte až o několik měsíců později.
• Od 1. dubna do 30. června 2026: V tomto hybridním modelu již podáváte ostré JMHZ za duben a následující měsíce. Zároveň zpětně podáváte tři samostatná hlášení za leden, únor a březen. Důležitá výjimka: Pro registraci zaměstnanců (občanů ČR) stále platí stávající lhůta 8 dnů PO nástupu.
• 20. května 2026: Toto je termín pro podání prvního standardního měsíčního hlášení, a to za duben 2026.
• Od 1. července 2026: Začíná platit nová, striktní povinnost. Každého zaměstnance musíte přihlásit do evidence PŘED okamžikem, než začne reálně vykonávat práci.
  
  

Správné nastavení procesů v souladu s tímto složitým harmonogramem je klíčové. Právníci v ARROWS se na tuto problematiku specializují a připraví pro vás interní směrnice, které zajistí, že vaše společnost splní všechny zákonné lhůty. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k harmonogramu JMHZ

• Co přesně znamená zpětné hlášení za Q1 2026?
  Znamená to, že ačkoliv formuláře odevzdáte až v druhém čtvrtletí, data v nich obsažená musíte sbírat a evidovat již od 1. ledna 2026. Jde o skrytou administrativní zátěž, na kterou je třeba se připravit. 
• Musím za leden 2026 posílat staré výkazy i nové hlášení?
  Ne, staré výkazy pojistného za měsíce leden až březen 2026 se již neposílají. Místo nich podáte zpětně tři samostatná JMHZ v období od dubna do června 2026. 
• Co se stane s Evidenčními listy důchodového pojištění (ELDP)?
  Povinnost podávat ELDP za rok 2026 a dále ve standardních přípůadech zaniká. ČSSZ si je sestaví sama z dat v JMHZ. ELDP za rok 2025 podáte naposledy v roce 2026.
• Jak se liší registrace zaměstnanců před a po 1. červenci 2026?
  Do 30. června 2026 platí pro občany ČR lhůta 8 dnů po nástupu. Od 1. července 2026 musíte zaměstnance přihlásit ještě předtím, než začne pracovat. Tato změna vyžaduje úpravu náborových procesů. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Nové povinnosti v praxi: Od technického nastavení po obsah hlášení

Příslib zjednodušení se hroutí při pohledu na rozsah nově vyžadovaných dat. Připravte se na hlášení informací, které jste dosud systematicky nesledovali:

• Dohody o pracovní činnosti (DPČ) s odměnou pod limitem pro účast na pojištění.
• Detailní statistická data pro ČSÚ, jako je nejvyšší dosažené vzdělání každého zaměstnance.
• Podrobný rozpis veškerých příjmů, včetně těch nezdanitelných, což Finanční správě umožní provádět vlastní posouzení jejich zdanitelnosti.

Dále implementace JMHZ vyžaduje důkladnou technickou i datovou přípravu. Papírová podání definitivně končí a veškerá komunikace bude probíhat výhradně elektronicky, a to jedním z následujících způsobů:

• Datovou větou ve formátu XML (přes datovou schránku).
• Přímým napojením přes API rozhraní (VREP/APEP).
• Ručním vyplněním na ePortálu ČSSZ (vhodné pouze pro firmy s minimem zaměstnanců).

Zásadní novinkou je zavedení dvou unikátních identifikátorů, které musí vaše systémy umět zpracovat a správně přiřazovat:

• Osobní identifikační číslo (OIČ): Unikátní kód pro každého zaměstnance, který ho bude provázet napříč všemi státními institucemi.
• Identifikátor pracovního vztahu: Jedinečný kód pro každý jednotlivý pracovněprávní vztah (včetně DPP a DPČ), který umožní přesnou evidenci souběžných úvazků.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Chybná interpretace složitého harmonogramu a následné porušení zákona.	Vypracování detailního implementačního plánu a interních směrnic. Chcete mít jistotu, že postupujete správně? Napište na office@arws.cz.
Neúplná nebo chybná data v hlášení vedoucí k výzvám k opravě a sankcím.	Právní audit datové připravenosti a doporučení pro úpravu systémů. Potřebujete prověřit vaše procesy? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Provozování duálního systému hlášení (JMHZ + zdravotní pojišťovny) a s tím spojené riziko chyb.	Nastavení kontrolních mechanismů a proškolení odpovědných zaměstnanců. Chcete pro své zaměstnance odborné školení s certifikátem? Spojte se s námi na office@arws.cz.

Pozor, zdravotní pojišťovny zůstávají mimo systém!

Jedním z největších úskalí je fakt, že povinnosti vůči zdravotním pojišťovnám zůstávají beze změny. I po spuštění JMHZ budete muset nadále posílat samostatná hlášení a přehledy každé zdravotní pojišťovně zvlášť. Budete tak provozovat duální systém, což zvyšuje administrativní zátěž a riziko chyb.

Registrace zaměstnanců: Největší změna a nejvyšší riziko

Nejzásadnější a nejrizikovější změnou, kterou JMHZ přináší, je zrušení dosavadní osmidenní lhůty pro přihlášení zaměstnance a zavedení povinné registrace před jeho nástupem do práce. Tato změna si vyžádá kompletní revizi vašich onboardingových procesů. Dosavadní formulář "Oznámení o nástupu do zaměstnání" (ONZ) zaniká a je nahrazen novým, mnohem přísnějším procesem.

Tato povinnost se vztahuje na všechny zaměstnance bez výjimky, včetně těch pracujících na dohody o provedení práce (DPP) a dohody o pracovní činnosti (DPČ), a to bez ohledu na výši jejich příjmu či účast na nemocenském pojištění.

Pravidla pro cizince (účinnost od 1. 4. 2026)

Pro zaměstnance bez českého občanství platí nejpřísnější režim. Musíte provést jejich plnou registraci se všemi údaji nejpozději před okamžikem, kdy začnou vykonávat práci. Pro cizince není možné využít zjednodušenou, částečnou předregistraci. Tato úprava přímo navazuje na zpřísnění zákona o zaměstnanosti z října 2025, který zavedl pojem nehlášená práce se sankcí až 3 000 000 Kč.

Pravidla pro občany ČR (účinnost od 1. 7. 2026)

Pro občany ČR platí povinnost registrace rovněž před nástupem k výkonu práce. Zákon zde však umožňuje využít dvoufázový postup: provést částečné přihlášení před nástupem a zbývající údaje dohlásit ve lhůtě 8 dnů po nástupu. Pokud zaměstnanec, kterého jste již zaregistrovali, nakonec nenastoupí, máte povinnost tuto registraci stornovat do 8 dnů.

Naši experti na dané téma:

FAQ – Právní tipy k registraci zaměstnanců

• Platí povinnost registrace předem i pro zaměstnance na DPP s příjmem do 10 000 Kč?
  Ano. Nový systém nerozlišuje typ úvazku ani výši příjmu. Registrovat před nástupem musíte úplně všechny zaměstnance. 
• Jak se liší registrace občana EU od občana třetí země?
  Pro účely JMHZ se nerozlišuje. Pojem "cizinec" zahrnuje všechny osoby bez českého občanství. Pro všechny platí od 1. 4. 2026 přísnější režim plné registrace před nástupem. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Jak se můžete vyhnout likvidačním pokutám?

Sankční model JMHZ je nekompromisní. Za opožděné či chybné hlášení hrozí pokuta až 5 000 Kč za každého jednotlivého zaměstnance, kterého se pochybení týká.

Jednoduchá chyba v dávkovém souboru u firmy s 500 zaměstnanci tak může vést k pokutě ve výši 2,5 milionu Kč. Lhůta pro podání je navíc fixní, bez možnosti individuálního prodloužení či prominutí. Pokud nepřihlásíte včas sebe jako zaměstnavatele nebo svého zaměstnance, hrozí vám pokuta až 100 000 Kč. Pokud cizinec začne pracovat dříve, než je řádně zaregistrován, může Státní úřad inspekce práce uložit pokutu až 3 000 000 Kč.

Pokud ČSSZ ve vašem hlášení zjistí chybu, vyzve vás k nápravě. Na její provedení máte lhůtu 8 dnů od doručení výzvy. Systém naštěstí umožňuje podat opravné hlášení, a to až 10 let zpětně.

Nejlepší obranou proti sankcím je prevence. Právníci ARROWS se specializují na přípravu dokumentace, která vás ochrání před pokutami a kontrolami. Zajišťujeme komplexní právní servis od revize smluv po zastupování u správních orgánů. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Pokuta až 5 000 Kč za každého zaměstnance při chybě v hlášení.	Zastupování ve správním řízení před ČSSZ a příprava obranné argumentace. Hrozí vám sankce? Potřebujete zastoupení u správních orgánů? Napište na office@arws.cz.
Pokuta až 100 000 Kč za pozdní registraci zaměstnavatele nebo zaměstnance.	Právní konzultace a nastavení procesů tak, aby k prodlení nedocházelo. Chcete vědět, jaké jsou vaše právní možnosti? Napište na office@arws.cz.
Nereagování na výzvu k opravě v 8denní lhůtě, což vede k zahájení řízení o pokutě.	Monitoring datové schránky a příprava včasných a právně správných opravných hlášení. Potřebujete spolehlivého partnera pro compliance? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Jak se na JMHZ připravit a co pro to můžete udělat hned teď?

Podcenění přípravy se nevyplatí. Doporučujeme začít okamžitě a zaměřit se na čtyři klíčové oblasti:

1. Proveďte audit dat: Zkontrolujte, zda máte ve svých systémech všechny nově vyžadované údaje, jako je například nejvyšší dosažené vzdělání zaměstnanců.

2. Komunikujte s dodavatelem softwaru: Ověřte, že váš mzdový systém bude na JMHZ včas připraven a bude podporovat odesílání přes API rozhraní.

3. Přepracujte HR procesy: Upravte náborový proces tak, aby byl v souladu s povinností registrace zaměstnance před začátkem výkonu práce (platné od 1. 7. 2026).

4. Proškolte své lidi: Seznamte mzdové účetní a HR specialisty s novými pravidly a riziky.

Pro naše klienty, včetně těch s mezinárodním přesahem, zajišťujeme komplexní přípravu na JMHZ. Díky naší síti ARROWS International řešíme pracovněprávní problematiku denně i s mezinárodním prvkem a umíme nastavit procesy i v nadnárodních korporacích. Zajistíme pro vás odborná školení, připravíme potřebné interní směrnice a revidujeme stávající dokumentaci. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k Jednotnému měsíčnímu hlášení zaměstnavatelů

1. Co se stane, když v hlášení udělám chybu?
ČSSZ vás vyzve k podání opravného hlášení. Na reakci máte lhůtu 8 dnů od doručení výzvy. Pokud chybu rychle napravíte, může ČSSZ upustit od zahájení řízení o pokutě. P

2. Týká se JMHZ i dohod o provedení práce (DPP) a dohod o pracovní činnosti (DPČ)?
Ano, a to v plném rozsahu. Nově budete muset hlásit i pracovněprávní vztahy, které nezakládají účast na pojištění, například DPČ s odměnou pod 4 500 Kč. 

3. Jak si mám vyložit termín „bezprostředně před začátkem výkonu práce“?
Zákon tento pojem bohužel blíže nespecifikuje, což vytváří právní nejistotu. Doporučujeme tento termín definovat v interní směrnici, abyste měli obhajitelný postup. 

4. Jak mám postupovat, když přihlášený zaměstnanec nakonec do práce vůbec nenastoupí?
Pokud jste již provedli registraci, musíte podat storno této registrace. Zákon stanoví lhůtu 8 dnů ode dne, kdy měl zaměstnanec nastoupit.

5. Budou se přes JMHZ řešit i evidenční listy důchodového pojištění (ELDP)?
Ano, povinnost podávat roční ELDP bude zrušena. Potřebné údaje si ČSSZ sestaví sama na základě dat z dvanácti měsíčních hlášení. 

6. Co se stane s ročním vyúčováním daně ze závislé činnosti?
Díky datům z JMHZ se předpokládá zrušení povinnosti podávat roční vyúčtování, a to poprvé za rok 2027. Pro zaměstnance to přinese benefit v podobě předvyplněného daňového přiznání.

7. Jak se JMHZ dotkne zaměstnávání cizinců?
Pro cizince platí přísnější pravidla. Jejich kompletní registrace musí být provedena nejpozději před okamžikem, kdy zahájí práci, a to již od 1. dubna 2026. Nelze u nich využít zjednodušenou dvoukrokovou registraci. 

8. Co když můj dodavatel mzdového softwaru nebude na změnu připraven?
Toto je jedno z největších operačních rizik. Je klíčové mít smluvně ošetřenou odpovědnost dodavatele. Doporučujeme provést revizi smluv s vaším dodavatelem IT řešení. S revizí smluv vám pomůže náš tým, spojte se s námi na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.