Jak vypsat celoevropský tender na právní služby: Na co si dát pozor při přeshraničním zadávání

Vypsat celoevropské výběrové řízení na právní služby je složitý proces prolínající pravidla EU, národní legislativu a obchodní zvyklosti. Chyba v přípravě může vést ke zrušení tendru, řízení u ÚOHS či vysokým pokutám. Článek vysvětluje, jak splnit povinnosti a vybrat nejlepšího právního partnera.

Rychlé shrnutí

• Specifický režim a limity: Zatímco pro běžné služby centrálních orgánů platí limit cca 143 000 EUR, pro právní služby v tzv. zjednodušeném režimu platí na úrovni EU práh 750 000 EUR. V ČR si dejte pozor na limit pro podlimitní zakázky od 2 mil. Kč.
• Transparentnost a nediskriminace: Každý účastník z EU musí mít rovný přístup k informacím a přiměřený čas na přípravu nabídky. Porušení těchto principů otevírá dveře námitkám a zrušení celého řízení.
• Kvalitní zadávací dokumentace: Nejasně formulovaná kritéria nebo vágní specifikace vedou ke komplikacím při hodnocení. Zvyšuje se tím riziko napadnutelnosti rozhodnutí o výběru dodavatele.
• Závazné lhůty: Minimální lhůty pro podávání nabídek nejsou jen formality, ale jsou právně závazné. Jejich nedodržení je závažným porušením zákona, které může vést k uložení nápravného opatření.

Základní právní rámec pro zadávání právních služeb

Když se rozhodujete vypsat celoevropský tender na právní služby, pohybujete se v právním rámci vyžadujícím přesnost. Evropská unie na základě Směrnice 2014/24/EU a její české transpozice (Zákon č. 134/2016 Sb.) vytvořila jednotný systém pravidel.

Je zásadní vědět, že právní služby mají v legislativě zvláštní postavení a dělí se na služby zcela vyjmuté a ostatní právní služby v zjednodušeném režimu.

Právníci ARROWS se setkávají s agendou veřejných zakázek každodenně a ví, že hranice mezi vyloučenými a soutěženými službami musí být určena přesně. Tato hranice je zásadní pro to, abyste se vyhnuli riziku nezákonného přímého zadání.

Základní pravidla EU rozpracovává tzv. Směrnice 2014/24/EU. Hlavní principy, které musíte mít vždy v paměti, jsou transparentnost, rovné zacházení s uchazeči, nediskriminace a přiměřenost.

Co musíte vědět o evropských finančních limitech

Rozhodnutí, zda se vaše zakázka musí zveřejnit v celé EU (v Úředním věstníku EU), závisí na předpokládané hodnotě zakázky. Pro období let 2024–2025 jsou základní limity stanoveny Nařízením Komise (EU).

Zatímco pro běžné služby centrálních orgánů platí limit 143 000 EUR, pro právní služby v tzv. zvláštních službách platí pro povinné celoevropské zveřejnění limit až 750 000 EUR.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

office@arws.cz

245 007 740

Domluvit konzultaci

Pokud je hodnota vaší zakázky na právní služby nižší než 750 000 EUR, ale vyšší než národní limit pro zakázky malého rozsahu, postupujete podle národních pravidel. V ČR je tento limit stanoven na 2 000 000 Kč bez DPH. Nemůžete účelově dělit jednu větší zakázku na několik menších, abyste se vyhnuli přísnějším pravidlům, protože jde o zakázané dělení předmětu veřejné zakázky.

Související otázky k předpokládané hodnotě a limitům

1. Co přesně se počítá do předpokládané hodnoty?
Počítá se celková odhadovaná hodnota plnění bez DPH, včetně všech možných prodloužení smlouvy, opcí a prémií. Pokud máte smlouvu s právníky na 2 roky s opcí na další 2 roky (2 + 2), musíte počítat s cenou za celé 4 roky.

2. Jaká měna se používá při přepočtu limitu?
Limity EU jsou stanoveny v EUR. V ČR jsou tyto limity přepočteny na CZK nařízením vlády o stanovení finančních limitů.

3. Pokud jsem pod limitem EU, mohu postupovat libovolně?
Nikoli. Pokud jste nad limitem pro zakázku malého rozsahu (2 mil. Kč v ČR), musíte postupovat podle Zákona o zadávání veřejných zakázek (např. zjednodušené podlimitní řízení). I u zakázek malého rozsahu musíte dodržet zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Základní druhy zadávacích řízení

Zákon nabízí různé druhy zadávacích řízení. Pro právní služby se nejčastěji využívá buď specifický režim, nebo standardní procedury jako otevřené či užší řízení.

Zjednodušený režim

Vzhledem k tomu, že právní služby spadají mezi tzv. sociální a jiné zvláštní služby (§ 129 ZZVZ), zadavatelé často využívají tento flexibilnější režim. Zde si zadavatel může stanovit procesní pravidla sám, pokud dodrží základní zásady.

Otevřené řízení

V otevřeném řízení může podat nabídku kdokoliv a oznámení se publikuje ve Věstníku veřejných zakázek. Lhůta na podání nabídek je minimálně 30–35 dní v závislosti na způsobu podání a uveřejnění.

Výhodou tohoto postupu je maximální transparentnost a široká soutěž, nevýhodou však může být velké množství nabídek k vyhodnocení. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře běžně administrují otevřená řízení a vědí, jak nastavit podmínky tak, aby byla soutěž efektivní a minimalizovalo se množství nekvalifikovaných nabídek. Pokud si chcete ověřit správnost postupu, kontaktujte office@arws.cz.

Užší řízení

V užším řízení nejdřív zveřejníte žádost o účast, na jejímž základě dodavatelé prokáží svou kvalifikaci. Z kvalifikovaných zájemců můžete vybrat omezený počet (např. 5), které následně vyzvete k podání nabídek.

Tato procedura má smysl u složitých právních projektů, kde očekáváte velký zájem. Chcete totiž hodnotit nabídky jen od špičkově kvalifikovaných kanceláří, nikoliv od desítek uchazečů.

Jednací řízení s uveřejněním

Tyto postupy jsou určeny pro složitější situace, kdy nelze předem přesně definovat technické podmínky. U právních služeb se využívá tam, kde je potřeba inovativní řešení nebo adaptace služby na míru.

Podmínkou pro použití těchto procedur je splnění zákonných důvodů, jako je nedostupnost plnění na trhu. Bez řádného zdůvodnění je volba tohoto řízení snadno napadnutelná.

Související otázky k volbě procedury pro právní služby

1. Mohu oslovit přímo tři kanceláře bez uveřejnění?
Pouze pokud jde o zakázku malého rozsahu (do 2 mil. Kč bez DPH) nebo pokud jsou splněny přísné podmínky pro jednací řízení bez uveřejnění. Jinak musíte soutěžit.

2. Je řízení s vyjednáváním složitější na přípravu?
Ano. Vyžaduje precizní nastavení pravidel pro jednání, aby nedošlo k diskriminaci, a klade vysoké nároky na odbornost zadavatele při vedení jednání.

Příprava zadávací dokumentace

Zadávací dokumentace je „kuchařkou“, podle které se celý tender řídí. Obvykle se skládá z oznámení o zahájení, podrobných podmínek, technické specifikace a návrhu smlouvy.

Obraťe se na naše specialisty ARROWS: 

Oznámení o zahájení

Oznámení musí obsahovat identifikaci zadavatele, popis předmětu, hodnotu, typ řízení a kritéria. Tyto údaje se zveřejňují ve Věstníku veřejných zakázek a u nadlimitních zakázek v TED.

Vymezení předmětu musí být přesné, ale nediskriminační. Nesmíte napsat „hledáme právníky se zkušeností v kauze XY u soudu v Praze 2“, pokud to není objektivně nutné.

Kvalifikace

Kvalifikace slouží k ověření, zda je dodavatel schopen zakázku splnit. Dělí se na základní způsobilost, profesní způsobilost, ekonomickou kvalifikaci a technickou kvalifikaci. Kritéria musí být přiměřená velikosti a povaze zakázky. Požadovat po advokátní kanceláři na menší zakázku mnohamilionový obrat je diskriminační a nezákonné.

Související otázky ke kvalifikaci a nediskriminaci

1. Mohu požadovat, aby měl právník kancelář v sídle zadavatele?
Ne. Požadavek na sídlo v konkrétním městě je diskriminační. Můžete však požadovat zajištění dostupnosti (např. schopnost dostavit se na jednání do určitých hodin).

2. Mohu požadovat znalost českého práva?
Ano, pokud je předmětem zakázky poradenství v českém právu, je tento požadavek legitimní a logický.

3. Jak ověřím, že kritéria nejsou příliš přísná?
Zlaté pravidlo zní, že kritéria by neměla bezdůvodně omezovat hospodářskou soutěž. Pokud je splní jen jeden nebo dva největší hráči na trhu, ačkoliv by zakázku zvládlo i deset menších kanceláří, jsou pravděpodobně nastavena příliš přísně.

Hodnoticí kritéria

Zákon preferuje hodnocení podle ekonomické výhodnosti, což je nejlepší poměr ceny a kvality. Nejde tedy nutně jen o nejnižší nabídkovou cenu.

U právních služeb se doporučuje hodnotit i kvalitu, například zkušenosti realizačního týmu, metodiku zpracování nebo přístup k řešení. Váhy kritérií mohou být rozloženy například jako cena 50 %, zkušenosti týmu 30 % a kvalita metodiky 20 %. Rozložení závisí na vašich prioritách.

Důležité je, že kritéria kvality musí být objektivní a měřitelná, nelze hodnotit pouhé pocity z prezentace. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře umí nastavit hodnoticí kritéria tak, aby byla obhajitelná před ÚOHS. Zároveň vám pomohou vybrat skutečně kvalitního partnera, pro konzultaci napište na office@arws.cz.

Transparentnost a publikace

Nadlimitní veřejné zakázky se musí zveřejnit v celoevropském věstníku TED. V České republice je primárním nástrojem Věstník veřejných zakázek. Veškerá komunikace musí být písemná a zaznamenaná. Vysvětlení zadávací dokumentace musí být poskytnuto všem potenciálním uchazečům současně.

Doba na podání nabídek

Lhůty v zákoně o zadávání veřejných zakázek jsou minimální a jejich zkrácení vede k nezákonnosti řízení. Vždy se počítají kalendářně.

Standardní lhůty

Otevřené řízení vyžaduje minimálně 30 až 35 dní od odeslání oznámení do věstníku. Záleží na míře elektronizace a uveřejnění předběžného oznámení. V užším řízení je lhůta minimálně 30 dní na podání žádostí o účast a následně 30 dní na podání nabídek.

Tyto lhůty se mohou posouvat, pokud konec připadne na víkend či svátek. V takovém případě končí lhůta nejbližší pracovní den. Doporučuje se držet se standardů blízkých otevřenému řízení pro právní jistotu, ačkoli zjednodušený režim nestanoví dny tak striktně.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

office@arws.cz

245 007 740

Domluvit konzultaci

Pravidla pro vyloučení a střet zájmů

Zadavatel musí vyloučit vybraného dodavatele, pokud je nezpůsobilý. Důvody mohou být odsouzení za trestný čin nebo dluhy na daních.

Střet zájmů

Specifickým problémem u právních služeb je situace, kdy se do tenderu hlásí kancelář, která se podílela na jeho přípravě. Takový dodavatel má konkurenční výhodu, kterou je třeba vyrovnat.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře důsledně dbají na oddělení rolí administrátora zakázky a uchazeče. Tímto postupem zajišťujeme, aby nedošlo k ohrožení platnosti celého řízení.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)
Nedodržení lhůt: Nastavíte lhůtu kratší, než zákon povoluje.	Právní kontrola dokumentace: ARROWS zkontroluje soulad lhůt se ZZVZ a Směrnicí.
Diskriminační kritéria: Kritéria jsou „šitá na míru“ konkrétnímu dodavateli.	Příprava objektivních kritérií: Pomůžeme formulovat požadavky tak, aby byly přísné, ale nediskriminační.
Špatná publikace: Neodeslání formuláře do TED nebo VVZ ve správném formátu.	Administrace uveřejnění: Zajistíme správné vyplnění a odeslání formulářů do věstníků.
Střet zájmů: Přehlédnutí vazeb mezi hodnotiteli a uchazeči.	Řízení střetu zájmů: Identifikace rizik a nastavení procesů pro čestná prohlášení.
Porušení GDPR: Nezabezpečené nakládání s osobními údaji v nabídkách.	GDPR compliance: Právní nastavení ochrany dat v průběhu celého řízení.

Vyhodnocování nabídek

Proces hodnocení je nejkritičtější fází. Chyby v tomto kroku jsou nejčastějším důvodem pro napadení výsledků soutěže.

Fáze 1: Posouzení splnění podmínek

Komise zkontroluje, zda nabídky obsahují vše potřebné a zda jsou elektronicky podepsané. Dále ověřuje, zda uchazeči splňují kvalifikaci, jako jsou reference nebo obrat.

Fáze 2: Hodnocení nabídek

Hodnotí se ekonomická výhodnost podle předem stanovených kritérií. Zde je nutné přesně bodovat a každé bodové hodnocení u kvalitativních kritérií slovně zdůvodnit.

Oznámení vítěze a blokační lhůta

Po výběru dodavatele odešlete oznámení o výběru všem účastníkům. Tím začíná běžet tzv. blokační lhůta (standstill period), během které nesmíte uzavřít smlouvu. V České republice nesmí zadavatel uzavřít smlouvu před uplynutím lhůty pro podání námitek proti výběru dodavatele, která činí 15 kalendářních dnů.

Pokud v této lhůtě přijdou námitky, zákaz uzavřít smlouvu se prodlužuje. Často tento stav trvá až do rozhodnutí ÚOHS. Porušení zákazu uzavření smlouvy v této lhůtě je jedním z nejzávažnějších deliktů, za který hrozí zákaz plnění smlouvy a vysoká pokuta.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře mohou provést audit před podpisem smlouvy. Kontaktujte nás na office@arws.cz, pokud máte pochybnosti o správnosti postupu.

Specifické výzvy pro celoevropské tendrování

Jazyk a komunikace - zadavatel může určit jednací jazyk řízení, což je většinou čeština. U mezinárodních tendrů je častá kombinace češtiny a angličtiny, přičemž zahraniční dodavatelé si musí zajistit překlad.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

office@arws.cz

245 007 740

Domluvit konzultaci

Zahraniční právníci v ČR - právníci z EU mohou v ČR poskytovat služby jako usazení nebo hostující evropští advokáti. Zadávací podmínky musí respektovat tyto instituty a nesmí bezdůvodně vyžadovat plnou registraci v České advokátní komoře.

Reference ze zahraničí - zahraniční reference musíte uznat, pokud jsou rovnocenné. Nemůžete odmítnout referenci jen proto, že je od německého klienta, pokud to není pro zakázku irelevantní.

Praktické nástroje

Při přípravě byste měli mít hotový popis předmětu a kvalifikaci. Dále je nutné připravit hodnoticí kritéria, návrh smlouvy a realistický harmonogram.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře vám pomohou s přípravou kompletního balíčku dokumentace. Pro více informací napište na office@arws.cz.

Závěr článku

Vypsat celoevropské zadávací řízení na právní služby je vysoce odborná disciplína. Je to právně závazný proces, kde se prolínají směrnice EU a český zákon o zadávání veřejných zakázek.

Hlavní body zahrnují specifické limity a režimy pro právní služby, důraz na transparentnost a objektivitu kritérií. Důležité je také striktní dodržení blokačních lhůt před podpisem smlouvy.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se veřejnými zakázkami zabývají denně a umí vás provést celým procesem bezpečně. Obraťte se na office@arws.cz. Naši právníci zajistí, že vyberete nejlepšího partnera transparentně a bez rizik.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k zadávání právních služeb

1. Jaký je rozdíl mezi otevřeným řízením a zjednodušeným režimem?
Otevřené řízení je přísně formalizovaný postup s pevně danými lhůtami a pravidly dle Směrnice. Zjednodušený režim dává zadavateli volnost nastavit si pravidla procesu sám, pokud dodrží základní zásady zákona. Pro právní služby je zjednodušený režim zpravidla vhodnější a flexibilnější volbou.

2. Co se stane, pokud nedodržím minimální lhůtu pro podání nabídek?
Dopouštíte se správního deliktu. ÚOHS může řízení zrušit a uložit pokutu. Zkrácení lhůty omezuje soutěž, což je jedno z nejčastějších pochybení. Pokud si nejste jistí délkou lhůty, vždy zvolte tu delší nebo se poraďte na office@arws.cz.

3. Mohu zvýhodnit právníky s českým vzděláním?
Přímo ne. Požadavek na „české vzdělání“ by byl diskriminační. Můžete však požadovat znalost českého práva a oprávnění poskytovat právní služby v ČR v souladu se zákonem o advokacii. Kritérium musí směřovat k podstatě služby, ne k původu dodavatele.

4. Musím dělat hodnocení formou „aukce“ nebo více kol?
Nemusíte. Elektronická aukce se u právních služeb zpravidla nepoužívá a zákon ji často ani nedoporučuje u služeb, kde nelze kvalitu plně kvantifikovat. Rozhodnout můžete jednokolově na základě písemných nabídek.

5. Co když podá námitky uchazeč až po podpisu smlouvy?
Pokud podá námitky po podpisu smlouvy a lhůta pro námitky proti výběru již marně uplynula, je smlouva platně uzavřena. Pozdější námitky zpravidla nemohou vést ke zrušení již uzavřené smlouvy, ledaže by šlo o hrubé porušení zákona. Proto je klíčové „přežít“ blokační lhůtu 15 dnů bez námitek.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

office@arws.cz

245 007 740

Domluvit konzultaci

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a slouží k základní orientaci v problematice. Ačkoliv dbáme na maximální přesnost obsahu, právní předpisy a jejich výklad se v čase vyvíjejí. Pro ověření aktuálního znění předpisů a jejich aplikace na vaši konkrétní situaci je proto nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme žádnou odpovědnost za případné škody či komplikace vzniklé samostatným užitím informací z tohoto článku bez naší předchozí individuální právní konzultace a odborného posouzení. Každý případ vyžaduje řešení na míru, proto nás neváhejte oslovit.