Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů: Co se mění a jak se vyhnout pokutám od správy sociálního zabezpečení

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů mění od roku 2026 pravidla hry – přináší jeden komplexní měsíční report místo mnoha formulářů, ale také přísnější evidenci, nové registre a vysoké pokuty za chyby. V článku najdete konkrétní návod, jak se na JMHZ připravit a jak minimalizovat riziko sankcí od správy sociálního zabezpečení.

• Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) je nový systém povinného elektronického reportingu, který od roku 2026 nahrazuje desítky dosavadních přehledů pro Českou správu sociálního zabezpečení (ČSSZ), finanční správu, Úřad práce a další instituce jedním měsíčním podáním.
• Povinnost JMHZ se týká všech zaměstnavatelů bez ohledu na velikost, včetně těch, kteří vyplácejí byť jedinou odměnu ze závislé činnosti (např. členům orgánů SVJ, jednatelům nebo brigádníkům na DPP/DPČ), a to i v měsících, kdy fakticky nevyplácejí žádnou mzdu.
• Nový režim přináší přísnější evidenci zaměstnanců a jejich pracovních vztahů, povinnost registrace zaměstnanců (zejména cizinců) před nástupem do práce a elektronické podávání výhradně v definované struktuře; technické či formální vady mohou vést k tomu, že se k hlášení vůbec nepřihlíží.
• Za nepodání JMH nebo nesplnění registračních povinností hrozí pokuty až 5 000 Kč za každého zaměstnance a až 100 000 Kč za porušení registračních povinností, přičemž sankce mohou být v souhrnu pro firmu velmi citelné.

Co je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů a proč ho stát zavádí

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů je právní a IT rámec, který umožňuje zaměstnavateli splnit vůči několika orgánům veřejné moci (ČSSZ, Ministerstvo práce a sociálních věcí, finanční správa, Úřad práce, Český statistický úřad aj.) většinu dosavadních ohlašovacích povinností jedním elektronickým podáním. Základním předpisem je zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, který nabyl účinnosti od 1. Protože JMHZ zasahuje do nastavení pracovních poměrů, dohod i interních HR procesů, bývá vhodné řešit související otázky v rámci pracovního práva. ledna 2026 a postupně nahrazuje stávající systém mnoha dílčích formulářů.

Smyslem je sjednotit data, snížit duplicity a umožnit jejich efektivnější sdílení a zpracování v rámci státní správy, nikoliv pouze „přesunout“ papírové tiskopisy do elektronické podoby. U zaměstnavatelů, kteří využívají flexibilní formy spolupráce, je praktické porovnat dopady na reporting i odvody v přehledu DPP nebo pracovní smlouva: Jak vybrat správný typ spolupráce.

V praxi to znamená, že údaje, které zaměstnavatel doposud vykazoval separátně například v měsíčním přehledu o výši pojistného na sociální zabezpečení, v evidenčních listech důchodového pojištění, v ročních vyúčtováních daně ze závislé činnosti nebo v některých hlášeních pro Úřad práce a Český statistický úřad, budou do značné míry obsaženy v jedné datové větě – v jednotném měsíčním hlášení (JMH). JMH je přitom pouze jedním z procesů celého systému JMHZ; ten dále zahrnuje elektronickou evidenci zaměstnavatelů a zaměstnanců včetně jejich pracovních poměrů a dalších pracovněprávních vztahů.

Stát argumentuje, že díky JMHZ se pro zaměstnavatele dlouhodobě sníží administrativní zátěž, protože zmizí nutnost posílat paralelně až 25 různých formulářů na různé úřady s rozdílnými termíny a často se překrývajícími daty. Z krátkodobého hlediska je však realita složitější: firmy musí zásadně přestavět své mzdové a HR procesy, implementovat aktualizace mzdového softwaru, doplnit řadu nových dat o zaměstnancích a zajistit bezchybný provoz nového elektronického reportingu. I proto zavedení JMHZ doprovází přechodné období a tzv. hybridní režim, kdy se některé povinnosti postupně „překlápějí“ z původních agend do nového systému.

Je důležité si uvědomit, že JMHZ není pouze „technický projekt sociálky“, ale má zásadní daňové, pracovněprávní a statistické dopady. Daňové souvislosti JMHZ (zejména návaznost na vyúčtování daně ze závislé činnosti a rizika doměrků) je vhodné posoudit i s ohledem na daňové právo. Detailní měsíční data na úrovni jednotlivce mají například umožnit finanční správě do budoucna poskytovat předvyplněná roční daňová přiznání a roční zúčtování daně za zaměstnance. Z pohledu zaměstnavatele ale zároveň znamenají, že případné chyby ve mzdových a daňových údajích se mohou rychleji propsat do kontrol ze strany finanční správy i ČSSZ a zhoršit pozici firmy při obraně proti doměřením či pokutám. Pro přípravu na možné prověrky je užitečné projít si i praktické kroky popsané v článku Jak zvládnout kontrolu z inspektorátu práce bez zbytečných problémů.

Pro praxi je proto podstatné chápat JMHZ nikoli jako jednorázový úkol „zavést nový formulář“, ale jako komplexní změnu infrastruktury, která vyžaduje souběžnou úpravu interních procesů, IT systémů, dokumentace a často i pracovních smluv či dohod. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře v praxi opakovaně vidí, že firmy, které tuto změnu podcení a nechají ji pouze „na mzdové účetní“, se vystavují nejen riziku pokut od ČSSZ, ale i nesouladu s daňovými a pracovněprávními předpisy, což může později vyústit v soudní spory nebo blokaci transakcí při due diligence.

Kdo má povinnost JMHZ podávat a koho musíte evidovat

Jednou z nejpodstatnějších změn je šíře okruhu subjektů, na které se JMHZ vztahuje. Zákon o JMHZ výslovně stanoví, že povinnost podávat jednotné měsíční hlášení mají všichni zaměstnavatelé bez ohledu na jejich právní formu nebo velikost, tedy obchodní korporace, fyzické osoby – podnikatelé, obce, spolky, nadace, školy, SVJ a další subjekty, pokud splňují definici zaměstnavatele dle § 3 zákona o JMHZ.

Prakticky to znamená, že povinnost dopadá na každého, kdo je plátcem daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, i kdyby měl jen jednoho zaměstnance nebo vyplácel odměnu pouze jednou ročně.

Stejně tak je významně rozšířena definice „zaměstnance“. Pro účely JMHZ se jím rozumí nejen zaměstnanec podle zákoníku práce, nebo podle předpisů o sociálním zabezpečení, ale každý poplatník daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů. To zahrnuje například jednatele s odměnou, členy statutárních a kontrolních orgánů obchodních korporací, společníky pobírající odměnu za práci pro společnost, osoby pracující na základě dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti (a to i bez účasti na pojištění), některé volené funkcionáře obcí a krajů a další osoby, kterým plyne zdanitelný příjem ze závislé činnosti.

Z pohledu JMHZ je proto rozhodující, zda jde o příjem ze závislé činnosti, nikoliv forma smlouvy nebo to, zda zaměstnanec dosahuje rozhodného příjmu pro účast na nemocenském pojištění. Například u dohod o pracovní činnosti je rozhodná částka pro účast na nemocenském pojištění v roce 2026 stanovena na 4 500 Kč měsíčně, nicméně pro účely JMHZ musíte evidovat a hlásit i takové DPČ, které této hranice nedosahují. Podobně u dohod o provedení práce je rozhodný příjem pro účast na pojištění v roce 2026 nově 12 000 Kč měsíčně, avšak pro JMHZ hlásíte i „nepojištěné“ DPP s nižším příjmem, pokud jde o příjem ze závislé činnosti.

Naopak mezi zaměstnance pro účely JMHZ nepatří osoby, které mají příjmy ze samostatné činnosti dle § 7 zákona o daních z příjmů, typicky OSVČ fakturující na základě smlouvy o dílo či autorské smlouvy, pokud nejde o zastřený pracovněprávní vztah. Autorské honoráře či podnikatelské odměny tak do JMHZ nevykazujete, přestože se mohou promítnout do jiných daňových nebo statistických agend.

Specifickou skupinou jsou osoby pobírající osvobozené příjmy ze závislé činnosti – například určité nepeněžní benefity nebo plnění, která jsou od daně z příjmů osvobozena, ale mají charakter příjmu ze závislé činnosti. Zákon o JMHZ výslovně stanoví, že i tyto osoby se považují za zaměstnance a mají být vedeny v evidenci zaměstnanců, protože rozhodující je povaha příjmu jako příjmu ze závislé činnosti, nikoli jeho zdanění. Pro rok 2026 však finanční správa připustila určité dočasné zjednodušení – například nebude vyžadovat vykazování některých osvobozených příjmů u osob, které v daném měsíci již nejsou zaměstnanci a nemají žádný jiný příjem ze závislé činnosti, což je významné například u bývalých zaměstnanců se zvýhodněným stravováním.

Prakticky to znamená, že mnoho subjektů, které dosud nebyly zvyklé vystupovat jako „zaměstnavatelé“ vůči ČSSZ, se do režimu JMHZ nově dostává. Typickým příkladem jsou společenství vlastníků jednotek (SVJ) vyplácející odměny členům výboru, malé rodinné firmy s jedním jednatelem pobírajícím odměnu nebo osoby samostatně výdělečně činné, které zaměstnávají příležitostné brigádníky na dohody. Pokud jste registrováni u finanční správy jako plátce daně ze závislé činnosti, budete se v zásadě považovat za zaměstnavatele i pro účely JMHZ a vzniká vám povinnost registrace a následného měsíčního hlášení.

Z pohledu řízení rizik je proto prvním krokem provést pečlivý screening všech vztahů, u kterých může vznikat příjem ze závislé činnosti. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře v praxi často odhalí „skryté zaměstnance“, typicky členy orgánů či osoby pracující pro skupinu společností na základě různých smluv, které byly doposud ignorovány z hlediska sociálního zabezpečení. V kontextu JMHZ mohou takové „bílá místa“ vést nejen k doměřenému pojistnému, ale nově i k pokutám za opomenutou registraci a nepodané JMH za konkrétní osoby.

Nejčastější otázky k povinnosti podávat JMHZ

1. Máme malou firmu s jedním jednatelem, který pobírá odměnu – musíme se kvůli JMHZ registrovat jako zaměstnavatel?
Ano, pokud je odměna jednatele zdaněna jako příjem ze závislé činnosti dle § 6 zákona o daních z příjmů, jste plátcem daně ze závislé činnosti a pro účely JMHZ se považujete za zaměstnavatele se všemi povinnostmi. V takovém případě je vhodné nastavit správnou evidenci a procesy s pomocí právníků z ARROWS advokátní kanceláře, aby nedošlo k sankcím za pozdní registraci nebo nepodání hlášení.

2. Najímáme občas brigádníky na DPP pod hranicí pro sociální pojištění – musíme je od roku 2026 hlásit v JMHZ?
Ano, pro JMHZ není rozhodující účast na nemocenském pojištění, ale to, zda jde o příjem ze závislé činnosti; všechny DPP a DPČ, včetně „nepojištěných“, musí být evidovány a vykazovány za každý měsíc, kdy vztah trvá, i když není vyplacena žádná odměna. Správné nastavení evidence těchto krátkodobých vztahů vám právníci z ARROWS advokátní kanceláře pomohou vtělit do interních směrnic i mzdového softwaru.

3. Jsme čistě investiční holding bez zaměstnanců, ale máme členy orgánů pobírající odměny v dceřiných společnostech – dopadá na nás JMHZ?
Rozhodující je, zda daný subjekt vyplácí příjmy ze závislé činnosti; pokud samotný holding žádné takové příjmy nevyplácí, povinnost JMHZ se na něj obvykle nevztahuje, ale může dopadat na jednotlivé dceřiné společnosti. V komplexních holdingových strukturách je vhodné provést právně-daňovou analýzu s týmem ARROWS advokátní kanceláře, aby bylo jasno, které entity mají povinnost registrace a reportingu, a předešlo se riziku sankcí v rámci skupiny.

Časová osa změn a přechodné období v roce 2026

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele je účinný od 1. ledna 2026, nicméně vlastní pravidelné podávání měsíčních hlášení začíná až od dubna 2026. První řádné jednotné měsíční hlášení se podává za měsíc duben ve lhůtě od 1. do 20. května 2026, přičemž podání dříve než první den následujícího měsíce je právně neúčinné.

Současně ale platí, že za měsíce leden, únor a březen 2026 musí zaměstnavatelé podat JMH zpětně v období od 1. dubna do 30. června 2026, a to samostatně za každý měsíc.

Z praktického hlediska je období od 1. ledna do 31. března 2026 vnímáno jako přechodné. Zaměstnavatelé v této době ještě nepodávají JMH, ale musí již vést potřebné evidence v rozsahu požadovaném novým zákonem, aby mohli dodatečně sestavit jednotná měsíční hlášení za tyto tři měsíce. To znamená zejména pečlivé vedení údajů o všech zaměstnancích včetně těch, kteří dosud nebyli v registru ČSSZ (např. nepojištěné dohody, jednatelé s nízkou odměnou), údajů o jejich pracovních vztazích, příjmech, vyměřovacích základech a dalších parametrech, které budou později předmětem elektronického hlášení.

Současně se mění i struktura povinností v oblasti pojistného: od roku 2026 zaměstnavatelé již nepředkládají klasický „Přehled o výši pojistného“ na sociální zabezpečení, protože údaje o pojistném jsou nově součástí jednotného měsíčního hlášení. Pojistné však zůstává splatné ve stejné lhůtě jako dosud, tedy do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který se pojistné platí. V praxi tak dochází k tomu, že v prvním čtvrtletí roku 2026 se pojistné hradí, ale přehledy se nepodávají, zatímco od dubna 2026 se pojistné hradí a současně se údaje o něm vykazují v JMH.

Velmi důležitou částí přechodného období je také tzv. doregistrace údajů o zaměstnavatelích a zaměstnancích. Všichni zaměstnavatelé, kteří jsou již vedeni v registru zaměstnavatelů ČSSZ, jsou do evidence podle zákona o JMHZ „převzati“, ale mají povinnost v období od 1. do 30. dubna 2026 doplnit chybějící údaje prostřednictvím podání „Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání“ (REGZEL _DOPL). Jde zejména o údaje, které ČSSZ dosud neevidovala, ale jsou nově potřeba pro JMHZ, například některé identifikační a daňové informace pro finanční správu.

Obdobná doregistrace se týká i zaměstnanců. Zaměstnavatel musí do konce dubna 2026 dohlásit prostřednictvím podání „Registrace zaměstnance“ (REGZEC – akce Změna) údaje o všech zaměstnancích, které doposud v registru ČSSZ nejsou, nebo u nich chybí některé nově požadované údaje (např. daňová rezidence). Z dostupných informací ČSSZ vyplývá, že například údaj o daňové rezidentuře chybí zhruba u pětiny evidovaných zaměstnanců a jeho absence může vést k odmítnutí JMH jako neúplného. To je typický příklad technického detailu, který může pro podnikatele znamenat velmi konkrétní riziko – JMH podané v termínu se kvůli formální vadě stane neúčinným a zaměstnavatel se ocitne v prodlení, za které mu hrozí pokuta.

Nezanedbatelnou roli hraje i harmonogram zpřísňování evidenčních povinností v průběhu roku 2026. Od 1. dubna 2026 se registrace nových zaměstnanců, zejména zahraničních, přesouvá plně do systému JMHZ a zaměstnavatelé mají u cizinců povinnost provést registraci prostřednictvím REGZEC v plném rozsahu nejpozději den před nástupem k výkonu práce. Od 1. července 2026 se pak obdobný režim, s možností jednodušší předregistrace, rozšiřuje i na české zaměstnance, což v praxi ukončuje dosavadní „komfort“ osmidenní lhůty pro přihlášení zaměstnance po nástupu.

Z pohledu managementu firem je proto klíčové mít pod kontrolou tři věci: zda byly včas provedeny všechny doregistrace zaměstnavatele a zaměstnanců, zda se od dubna 2026 evidují všechna zaměstnání v novém režimu včetně krátkodobých a „nepojištěných“ vztahů a zda jsou nastaveny interní termíny a kontrolní mechanismy tak, aby žádné JMH nebylo zapomenuto nebo podáno s technickou vadou. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře často pomáhají klientům nastavit interní „JMHZ kalendář“ a revizi pracovních a HR procesů, aby se legislativní časová osa promítla do reálně zvládnutelného workflow.

Jak se registrovat: zaměstnavatel, mzdová účtárna a zaměstnanci

Evidence zaměstnavatelů podle zákona o JMHZ je centrálním registrem, ve kterém jsou vedeny klíčové údaje o každém subjektu, který se považuje za zaměstnavatele, a o jeho mzdových účtárnách. Podání týkající se přihlášení zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů lze činit pouze elektronicky, a to prostřednictvím e-podání ve formátu PDF zaslaného do datové schránky ČSSZ nebo přes ePortál ČSSZ. Změny a odhlášení se oproti tomu podávají ve formátu XML.

Stávající zaměstnavatelé, kteří jsou již zapsáni v registru zaměstnavatelů podle předpisů o nemocenském pojištění, jsou do nové evidence převedeni, ale musí do konce dubna 2026 doplnit chybějící údaje pomocí jednorázového podání REGZEL _DOPL. Tato doregistrace je klíčová – bez ní nebude možné řádně podávat JMH, a pokud ji zaměstnavatel nesplní, vystavuje se riziku pokuty až do výše 100 000 Kč za porušení registrační povinnosti.

Pro nově vznikající zaměstnavatele platí od roku 2026 odlišné lhůty podle toho, kdy nastoupí první zaměstnanec. Obecně platí, že jakmile zaměstnavatel začne vykonávat činnost a stane se zaměstnavatelem podle zákona o JMHZ, musí se přihlásit do evidence zaměstnavatelů nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance k výkonu práce, nejdříve však patnáct dní před tímto dnem; současně musí přihlásit i všechny mzdové účtárny. 

Přechodná ustanovení však umožňují, aby zaměstnavatel, jehož první zaměstnanec nastoupí až po 1. dubnu 2026, splnil registrační povinnost ve lhůtě 8 dnů od nástupu, ale pouze v omezeném období. U zahraničního zaměstnance je situace přísnější – zaměstnavatel se musí přihlásit do evidence ještě před okamžikem jeho nástupu.

Pro větší skupiny je důležité zohlednit, že každý subjekt se registruje samostatně – nelze registrovat „skupinu“ zaměstnavatelů pod jedním identifikátorem. V praxi to znamená, že holdingová struktura s několika společnostmi musí provést registraci (či doregistraci) pro každou společnost, která vyplácí příjmy ze závislé činnosti. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře v takových situacích obvykle doporučují centralizovat přípravu registračních podání a současně sjednotit interní údaje o mzdových účtárnách, aby nedocházelo k duplicitám nebo chybám ve variabilních symbolech a dalších identifikátorech.

Evidence zaměstnanců – přihlášení, změny a odhlášení

Evidence zaměstnanců podle zákona o JMHZ obsahuje údaje o všech zaměstnancích ve smyslu široké definice zákona, tedy o všech osobách, kterým může plynout příjem ze závislé činnosti bez ohledu na účast na pojištění nebo právní formu vztahu. Podání týkající se evidence zaměstnance (přihlášení, změna, odhlášení) lze opět činit pouze elektronicky prostřednictvím datové schránky, ePortálu ČSSZ nebo datového rozhraní (APEP/VREP).

Zaměstnavatel je povinen přihlásit nového zaměstnance do evidence zaměstnanců ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy nastala některá z rozhodných skutečností, typicky nástup do zaměstnání nebo vznik povinnosti poskytovat plnění, případně den, kdy předal žádost o dávku nemocenského pojištění dříve, než zaměstnance přihlásil. Pro zahraniční zaměstnance (osoby jiné než české státní příslušnosti) však platí přísnější režim – musí být přihlášeni nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání, a to v plném rozsahu, tedy se všemi zákonem požadovanými údaji.

Od 1. července 2026 se pak obdobná povinnost přihlásit zaměstnance před nástupem k výkonu práce rozšiřuje i na české občany, přičemž zákon umožňuje dvoustupňový postup – před samotným nástupem lze provést zjednodušenou předregistraci s omezeným rozsahem údajů a zbývající data dohlásit do 8 dnů od nástupu. Pokud předregistrovaný zaměstnanec nakonec nenastoupí, je nutné registraci ve lhůtě 8 dnů od předpokládaného dne nástupu stornovat.

Jakmile dojde ke změně evidovaných údajů o zaměstnanci (např. změna adresy, druhu pracovního poměru, rozsahu úvazku, zdravotní pojišťovny apod.), je zaměstnavatel povinen tuto změnu nahlásit ve lhůtě 8 dnů ode dne, kdy se o ní dozvěděl. Po skončení zaměstnání musí zaměstnavatel zaměstnance odhlásit z evidence opět do 8 dnů, a to buď ke dni skončení zaměstnání, ke dni skončení povinnosti poskytovat plnění, nebo ke dni, kdy plnění fakticky poskytovat přestal.

Podstatným kvalitativním posunem je, že se v evidenci zaměstnanců pracuje nikoli pouze s osobou zaměstnance, ale s každým jednotlivým zaměstnáním, které je jednoznačně identifikováno tzv. identifikátorem zaměstnání (ID zaměstnání, ID PPV). Zaměstnanec navíc dostává nové osobní identifikační číslo (OIČ), které jej bude provázet ve všech agendách sociálního zabezpečení. V praxi to znamená, že u zaměstnance s pracovní smlouvou a současnou DPP u téhož zaměstnavatele vznikají dvě samostatná zaměstnání, každé s vlastním ID, a obě musí být evidována a vykazována v JMH.

Zejména u tzv. navazujících zaměstnání stejného druhu dochází od 1. dubna 2026 ke změně postupu. Dosud nebylo nutné hlásit skončení a nový nástup, pokud šlo o navazující pojistné vztahy bez přerušení účasti na pojištění, například při navázání jednoho pracovního poměru na druhý. V režimu JMHZ je však třeba hlásit každé zaměstnání zvlášť, a tedy i u navazujících vztahů podat podání o skončení původního zaměstnání a nástupu do nového, byť z pohledu nemocenského pojištění může účast trvat nepřetržitě. Tento detail v praxi často uniká a může vést k nesouladu evidence a JMH.

Pro podnikatele to znamená zásadní nárok na kvalitu a konzistenci personálních dat. Chybná kombinace OIČ, ID zaměstnání a dalších identifikátorů, nevyplnění povinných polí či zadání nesprávných číselníkových hodnot může vést k odmítnutí podání ze strany ČSSZ jako technicky vadného. Právníci a daňoví poradci z ARROWS advokátní kanceláře proto klientům doporučují, aby registraci zaměstnanců a práci s novými identifikátory řešili v úzké součinnosti mzdové účetní, HR a IT, ideálně na základě přehledu zaměstnanců staženého z ePortálu ČSSZ a následně sladěného s interní personální evidencí.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

Reagujeme do 24 hodin!

office@arws.cz

245 007 740

ARROWS

Advokátní kancelář
pro business a nemovitosti

Domluvit konzultaci

Nejčastější otázky k registraci zaměstnavatele a zaměstnanců

1. Máme již registraci zaměstnavatele u ČSSZ – musíme od roku 2026 podávat novou přihlášku?
Ne, stávající registrace je do evidence podle zákona o JMHZ převedena automaticky, ale musíte do konce dubna 2026 podat doplňující podání REGZEL _DOPL a dohlásit chybějící údaje, jinak riskujete, že nebude možné včas a správně podávat JMH. S přípravou tohoto podání vám mohou pomoci právníci z ARROWS advokátní kanceláře ve spolupráci s vaším mzdovým oddělením.

2. Jak máme postupovat u zahraničních zaměstnanců, kteří nastoupí po 1. dubnu 2026?
Cizince musíte registrovat prostřednictvím REGZEC v plném rozsahu nejpozději den před nástupem k výkonu práce; údaje zahrnují například číslo cestovního dokladu, povolení k pobytu či údaje o druhu pobytového oprávnění. Vzhledem k přísnému režimu a riziku pokut za nelegální práci je vhodné nastavit proces náboru cizinců ve spolupráci s právníky z ARROWS advokátní kanceláře, kteří umí sladit imigrační, pracovněprávní a JMHZ požadavky.

3. Co když zaměstnanec, kterého jsme předregistrovali, nakonec v plánovaný den nenastoupí?
V takovém případě máte povinnost registraci stornovat ve lhůtě 8 dnů od předpokládaného dne nástupu, jinak bude evidence obsahovat nepravdivé údaje a může dojít ke kolizi s JMH či dalšími agendami. Interní procesy HR a náboru je proto vhodné nastavit tak, aby o těchto situacích věděla i mzdová účtárna, s čímž vám právníci z ARROWS advokátní kanceláře mohou pomoci formou úprav směrnic a pracovních postupů.

Samotné měsíční hlášení: obsah, lhůty a technické požadavky

Jednotné měsíční hlášení (JMH) je jádrem systému JMHZ. Jde o elektronické podání ve formě tzv. datové věty, kterou zaměstnavatel zasílá ČSSZ vždy za kalendářní měsíc v zákonné lhůtě od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Podání učiněné před prvním dnem lhůty, tedy před prvním dnem následujícího měsíce, je považováno za technicky vadné a právně neúčinné, jako by nebylo podáno.

Podání lze učinit výlučně elektronicky – prostřednictvím datové schránky ČSSZ, nahráním XML souboru na ePortál ČSSZ, vyplněním online formuláře na ePortálu nebo prostřednictvím API rozhraní z mzdového softwaru.

Struktura JMH je rozčleněna do tří částí, které se posuzují i z hlediska vad zvlášť: souhrnná část, pojistná část a individualizovaná část. Souhrnná část obsahuje údaje o zaměstnavateli, včetně souhrnných dat pro finanční správu (např. celková daňová povinnost ze závislé činnosti) a pro další instituce. Pojistná část zahrnuje údaje související s výší pojistného na sociální zabezpečení, vyměřovací základy a případné slevy na pojistném.

Individualizovaná část je nejrozsáhlejší – obsahuje detailní údaje za každého zaměstnance a každé zaměstnání zvlášť, včetně údajů pro důchodové, nemocenské a daňové účely i statistické údaje (např. nejvyšší dosažené vzdělání). Rozsah povinných údajů je velmi široký a fakticky odpovídá obsahu mzdových listů plus dalším doplňkovým informacím. To v praxi znamená, že mzdový systém firmy musí být schopen tato data strukturovaně evidovat a exportovat v předepsané struktuře.

Z pohledu lhůt je podstatné, že JMH se podává za každý kalendářní měsíc, ve kterém byl zaměstnavatel zaměstnavatelem, tedy kdy zaměstnával alespoň jednoho zaměstnance ve smyslu zákona o JMHZ. Povinnost podání vzniká i za měsíce, kdy žádnému zaměstnanci nebyla vyplacena mzda nebo odměna, ale zaměstnání trvalo – v takovém případě se podává tzv. „nulové“ hlášení za daného zaměstnance. Stejně tak musí JMH podávat zaměstnavatel, který je plátcem daně ze závislé činnosti, i v měsících bez reálné aktivity, pokud je stále veden jako zaměstnavatel.

Technicky se JMH velmi opírá o správné použití identifikátorů OIČ a ID zaměstnání. Pokud jsou tyto identifikátory v mzdovém systému nastaveny nesprávně nebo chybí, může být XML soubor odmítnut automatickou validací ePortálu ČSSZ. Častými chybami bývá také nevyplnění povinných polí, použití neplatných číselníkových hodnot nebo pokus o nahrání souboru přes nesprávnou službu ePortálu (např. přes sekci „Tiskopisy“ místo služby „Podání nahráním dat z účetního systému“). Tyto chyby mají povahu technických vad, a tedy se na příslušné JMH pohlíží, jako by vůbec nebylo podáno.

JMH je možné opravovat prostřednictvím tzv. opravného hlášení. Opravné hlášení lze podat na základě výzvy ČSSZ, upozornění jiného uživatele údajů (např. finanční správy), ale i z vlastní iniciativy zaměstnavatele, a to i po uplynutí zákonné lhůty pro podání JMH. Opravné hlášení může spočívat jak v doplnění chybějících údajů, tak ve změně dříve vykázaných údajů. 

Obecná lhůta pro podání opravného hlášení k danému měsíci je až 10 let, což reflektuje dlouhé promlčecí lhůty v oblasti pojistného i důchodových nároků. Je však třeba vzít v úvahu, že například výši uplatněné slevy na pojistném zaměstnavatele za konkrétní měsíc nelze po splatnosti pojistného dodatečně navyšovat – opravy jsou možné pouze směrem „dolů“.

Z manažerského pohledu je důležité nastavit interní procesy tak, aby JMH bylo podáno v termínu, i kdyby některé dílčí údaje nebyly do detailu dokončeny. ČSSZ sama doporučuje, aby zaměstnavatelé v situaci, kdy nestihnou doplnit všechny údaje, podali JMH v základním rozsahu a následně využili opravná podání, jelikož opožděné podání jako celek může vést k sankcím, zatímco dílčí opravy v řádném termínu sankční režim obvykle nevyvolávají.

 Právníci z ARROWS advokátní kanceláře v praxi často pomáhají klientům nastavit vnitřní „dvojstupňový“ proces: první termín pro interní uzavření mzdových dat a druhý, bezpečnostní termín pro kontrolu a odeslání JMH v zákonné lhůtě.

Pokuty a sankce od ČSSZ: typické situace a výše rizika

Zákon o JMHZ obsahuje vlastní sankční režim, který dopadá jak na porušení povinností v oblasti evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců, tak na povinnost podávat jednotné měsíční hlášení včas, úplně a bez závažných vad. Výše pokut není na první pohled extrémní, ale v souhrnu může představovat významnou finanční zátěž, zejména u větších zaměstnavatelů nebo v případě opakovaného porušování povinností.

Za nepodání JMH vůbec nebo za nereagování na výzvu ČSSZ k odstranění vad či doplnění chybějících údajů hrozí pokuta až 5 000 Kč za každého zaměstnance, za kterého mělo být hlášení podáno. To znamená, že u zaměstnavatele se 100 zaměstnanci může v krajním případě činit pokuta až 500 000 Kč za jediné hlášení, které nebylo podáno nebo zůstalo neopravené. V praxi sice ČSSZ přihlíží k závažnosti a okolnostem případu a nemusí vždy ukládat maximální sankci, nicméně u opakovaného či úmyslného porušování lze očekávat přísnější přístup.

Obraťte se na naše odborníky:

Za porušení registračních povinností – například za pozdní přihlášení zaměstnavatele do evidence zaměstnavatelů, opožděné přihlášení zaměstnance nebo opožděné nahlášení změn evidovaných údajů – může ČSSZ uložit pokutu až do výše 100 000 Kč. Zvlášť rizikové jsou v tomto směru situace, kdy zaměstnavatel nepřihlásí zaměstnance před nástupem do práce, což se od 1. dubna 2026 týká především cizinců a od 1. července 2026 postupně všech zaměstnanců. Tyto případy mohou být posuzovány nejen jako porušení zákona o JMHZ, ale i jako potenciální nelegální práce podle zákona o zaměstnanosti, kde sankce dosahují řádově vyšší úrovně.

Vedle přímých pokut je třeba počítat také s nepřímými dopady vadného nebo chybějícího JMH. Pokud JMH obsahuje technickou vadu (například je podáno před zahájením lhůty, v nesprávném formátu, s chybami ve struktuře dat nebo jiným způsobem, který znemožní automatizované zpracování), pohlíží se na něj, jako by vůbec nebylo podáno. ČSSZ v takovém případě informuje zaměstnavatele o neúčinnosti podání a vyzve jej k nápravě ve lhůtě 8 dnů. Pokud pak zaměstnavatel náhradní hlášení nepodá včas, dostává se do prodlení se všemi příslušnými sankčními důsledky – včetně potenciálních pokut a narušení nároků zaměstnanců na dávky sociálního zabezpečení.

U formálních vad (tedy chyb v obsahu nebo struktuře údajů, které nebrání automatizovanému zpracování) záleží na tom, v které části JMH se vada vyskytne. Pokud jde o chybu v souhrnné části, je neúčinná pouze tato část; totéž platí pro pojistnou a individualizovanou část za konkrétního zaměstnance. 

Pokud se však formální vady vyskytují ve všech třech částech a u všech zaměstnanců, je neúčinné hlášení jako celek. ČSSZ po uplynutí lhůty pro podání JMH vyzve zaměstnavatele buď k podání hlášení, pokud nebylo podáno vůbec nebo je neúčinné jako celek, nebo k opravě, pokud bylo přijato pouze částečně; v obou případech je lhůta pro nápravu pouze 8 dní.

Je třeba také zdůraznit, že vadné nebo chybějící JMH může mít přímý negativní dopad na zaměstnance. Nesprávně vykázané vyměřovací základy nebo období pojištění mohou vést k problémům při přiznání dávek nemocenského pojištění či důchodu, případně k nepřesnostem v ročním zúčtování daně nebo při uplatňování slev na pojistném, například u pracujících důchodců. To zvyšuje riziko stížností zaměstnanců, reputačních škod a v krajním případě i sporů mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci o náhradu škody.

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře se v praxi setkávají se situacemi, kdy zdánlivě drobná chyba v JMH vedla ke zdržení vyplacení dávek nebo k zamítnutí žádosti zaměstnance o důchod, což následně vyústilo v tlak na zaměstnavatele a požadavek na náhradu újmy. V takových případech je důležité nejen vadné JMH opravit, ale také komunikovat s ČSSZ a zaměstnancem, případně se bránit proti nepřiměřeným sankcím.

Možné problémy	Jak pomáhá ARROWS (office@arws.cz)
Zmeškání lhůty pro podání JMH : opožděné nebo zcela opomenuté JMH za konkrétní měsíc, hrozba pokuty až 5 000 Kč za každého zaměstnance	Analýza skutkového stavu a sankčních rizik : připravíme právní strategii, podáme dodatečná a opravná hlášení, zastoupíme vás v řízení před ČSSZ a při vyjednávání o snížení nebo zrušení pokuty.
Vadná registrace zaměstnavatele nebo zaměstnanců : chybějící doregistrace, opožděné přihlášení nebo odhlášení, nesprávné údaje v evidenci	Nastavení a revize registračních procesů : zkontrolujeme vaši evidenci, připravíme potřebná REGZEL/REGZEC podání, nastavíme interní směrnice a postupy tak, aby se chyby neopakovaly.
Technické nebo formální vady datové věty : nevyhovující struktura XML, chybějící povinné údaje, nesoulad identifikátorů OIČ a ID zaměstnání	Koordinace IT, mezd a práva : ve spolupráci s dodavatelem mzdového softwaru ověříme soulad s metodikou JMHZ, připravíme testovací scénáře a interní kontrolní mechanismy před odesláním JMH.
Riziko nelegální práce u cizinců : opožděná registrace zahraničního zaměstnance, nesoulad JMHZ s povolením k pobytu a pracovním oprávněním	Komplexní imigrační, pracovněprávní a daňové poradenství : sladíme náborový proces s povinnostmi podle zákona o zaměstnanosti, cizineckého práva a JMHZ, zastoupíme vás při kontrolách inspekce práce a ČSSZ.
Spory se zaměstnanci kvůli dopadům chyb v JMH : námitky proti nesprávně vykázané době pojištění, dávek nebo slev na pojistném	Řešení sporů a prevence : posoudíme oprávněnost nároků zaměstnanců, navrhneme smírná řešení nebo vás zastoupíme v soudních řízeních; zároveň nastavíme interní kontrolu JMH, aby k obdobným sporům nedocházelo.

Jak se na JMHZ prakticky připravit ve firmě

Zavedení JMHZ není jen „úkol pro mzdovou účetní“, ale projekt, který zasahuje do HR, financí, IT i právního oddělení. Firmy, které k JMHZ přistupují čistě jako k technické implementaci nového XML exportu v mzdovém systému, často podceňují právní a procesní dopady a následně řeší série výzev od ČSSZ, neefektivní dohledávání dat a tlak zaměstnanců kvůli problémům s dávkami.

Prvním krokem by měl být systematický audit dat a procesů. Je třeba ověřit, že v interních evidencích existují a jsou aktuální všechny údaje, které JMHZ vyžaduje – od základních identifikačních údajů zaměstnanců a zaměstnavatele, přes údaje o druhu a charakteru pracovních vztahů až po daňovou rezidenci, nejvyšší dosažené vzdělání a další statistické parametry. 

V řadě firem vychází najevo, že některé údaje se dosud ani nesledovaly nebo jsou uchovávány pouze v papírové podobě, což je pro pravidelný elektronický reporting neudržitelné. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře často navrhují rozšíření pracovních smluv a dotazníků pro zaměstnance o chybějící informace (např. daňová rezidence, vzdělání) tak, aby jejich sběr byl právně konformní a zároveň prakticky využitelný pro JMHZ.

Druhým pilířem je spolupráce s dodavatelem mzdového a personálního softwaru. JMHZ klade vysoké nároky na strukturu a validaci dat, což vyžaduje nejen technickou implementaci nových datových vět, ale také úpravu uživatelského rozhraní a kontrolních mechanismů. 

Nestačí, aby software uměl vygenerovat XML – musí zároveň bránit nejčastějším chybám (např. chybějící povinná pole, neplatné číselníky, nesoulad identifikátorů) a umožnit logickou návaznost mezi evidencí zaměstnanců a JMH. Advokáti z ARROWS advokátní kanceláře mohou v této fázi pomoci tím, že „přeloží“ legislativní požadavky do zadání pro IT a zkontrolují, zda navržené řešení skutečně splňuje požadavky zákona a metodik Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV) a ČSSZ.

Třetí oblastí je úprava interních HR a mzdových procesů. Zavedení povinné registrace zaměstnanců před nástupem, zejména cizinců, zásadně mění timing náboru a předávání podkladů do mezd. Proces náboru musí nově obsahovat ověření, zda jsou včas k dispozici veškeré údaje nutné k registraci zaměstnance, a interní lhůta pro zadání těchto dat do systému musí být nastavena s rezervou před reálným nástupem. Totéž platí pro ukončení zaměstnání – HR musí informaci o skončení pracovního poměru nebo dohody poskytnout mzdám tak, aby bylo možné do 8 dnů provést odhlášení z evidence zaměstnanců a promítnout změnu do JMH.

Nezanedbatelný je také prvek školení. JMHZ přináší nové odborné termíny (např. osobní identifikační číslo OIČ, identifikátor zaměstnání ID PPV, datová věta, technická a formální vada) a nové povinnosti pro osoby, které dosud s ČSSZ prakticky nekomunikovaly. Právníci z ARROWS advokátní kanceláře proto klientům často připravují cílená školení pro management, HR a mzdy, která vysvětlují nejen právní rámec, ale zejména praktické scénáře, typické chyby a jejich dopady. Školení zaměřené například na HR může řešit, jak správně nastavit komunikaci s kandidáty, aby bylo možné získat včas všechny údaje nutné pro REGZEC, aniž by došlo k porušení GDPR nebo diskriminačních pravidel.

V neposlední řadě je vhodné nastavit interní kontrolní mechanismy a „fallback“ scénáře. To zahrnuje například interní checklist pro uzavření mezd a přípravu JMH, pravidelnou kontrolu výpisu z evidence zaměstnanců na ePortálu ČSSZ, interní revizi prvních podaných JMH a scénář pro řešení situace, kdy se JMH vrátí s chybou nebo výzvou k opravě. V rámci dlouhodobé spolupráce mohou právníci z ARROWS advokátní kanceláře fungovat jako externí „kontrolor poslední instance“, který průběžně vyhodnocuje legislativní změny, aktualizace metodických pokynů MPSV a ČSSZ a doporučuje úpravy procesů či software.

Specifika pro zahraniční zaměstnance a přeshraniční struktury

JMHZ má výrazný dopad na zaměstnavatele využívající zahraniční pracovníky. Zákon zavádí přísnější režim registrace cizinců, kdy musí být zaměstnanec jiné než české státní příslušnosti nahlášen do evidence zaměstnanců v plném rozsahu nejpozději před nástupem k výkonu práce, přičemž registraci je možné provést nejdříve 8 dní před předpokládaným dnem nástupu.

Podání REGZEC musí zahrnovat všechny zákonem požadované údaje, včetně detailů o druhu pobytového oprávnění, čísla cestovního dokladu, typu pracovního oprávnění (např. zaměstnanecká karta, modrá karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance) a dalších parametrů.

Proces registrace zaměstnanců – cizinců v systému JMHZ zároveň nahrazuje dosavadní informační karty a sdělení podle § 87 zákona o zaměstnanosti, v rozsahu nástupu do zaměstnání a výkonu práce cizince. V některých případech se ale informační povinnost nadále plní prostřednictvím portálu Státního úřadu inspekce práce (SÚIP), například u pracovníků vyslaných v rámci poskytování služeb na vnitřním trhu EU. Zaměstnavatelé proto musí rozlišovat, které situace spadají výlučně pod JMHZ, které pod SÚIP a které pod oba systémy současně, což je bez odborné znalosti pracovního práva a práva zaměstnanosti složité.

Zvláštní pozornost si zaslouží přeshraniční scénáře v rámci práva EU. Podle práva EU je zaměstnanec zpravidla pojištěn v systému sociálního zabezpečení pouze jednoho členského státu; v případě vyslaných pracovníků zůstává zpravidla pojištěn v zemi zaměstnavatele, pokud vyslání nepřesáhne 24 měsíců a jsou splněny dané podmínky. Pro tyto účely se používá formulář A1, který potvrzuje příslušnost k systému sociálního zabezpečení určité země. 

JMHZ však řeší evidenci zaměstnanců a zaměstnání v českém systému sociálního zabezpečení; u přeshraničních struktur je proto nutné jasně vymezit, zda konkrétní pracovník spadá pod český systém (a má být veden v evidenci JMHZ), nebo je nadále pojištěn v jiném státě.

V praxi se u větších skupin setkáváme například se situací, kdy mateřská společnost v jiné zemi EU vysílá své zaměstnance do české dceřiné společnosti. Pokud jsou pracovníci skutečně vysláni ve smyslu evropských pravidel a mají formulář A1, odvádí pojistné zaměstnavatel v domovském státě a česká dceřiná společnost se obvykle nestává zaměstnavatelem pro účely JMHZ. 

Pokud je ale pracovník v České republice fakticky integrován do struktury české entity nebo jde o dlouhodobé či opakované vyslání, může být situace posouzena jinak a JMHZ bude relevantní. V těchto komplexních scénářích je nezbytné úzce spolupracovat s daňovými a imigračními odborníky, což je typická agenda, kterou právníci ARROWS advokátní kanceláře ve spolupráci s partnery v síti ARROWS International řeší.

Dalším citlivým tématem jsou kombinace různých rolí jedné osoby v rámci skupiny společností, například člen statutárního orgánu v jedné společnosti a zaměstnanec v jiné, přičemž obě role mají vazbu na Českou republiku. V kontextu JMHZ je nutné posoudit, zda jednotlivé role zakládají příjem ze závislé činnosti u konkrétní české entity a tedy povinnost evidence a vykazování, nebo zda jde o vztahy čistě zahraniční či podnikatelské.

 Nesprávné vyhodnocení může vést jak k doměrku pojistného, tak k pokutám za chybějící JMH. Zde je role právníků z ARROWS advokátní kanceláře klíčová – jde o kombinaci korporátního, daňového, pracovního a mezinárodního práva.

Kontroly ČSSZ a obrana proti sankcím

S JMHZ se mění i způsob, jakým ČSSZ pracuje s daty zaměstnavatelů a jakým způsobem identifikuje rizikové situace. Díky centralizovaným a detailním datům na úrovni jednotlivých zaměstnání může ČSSZ do značné míry automatizovat kontroly – například porovnávat údaje o pojistném s údaji o mzdách a odpracovaných hodinách, sledovat nesoulad mezi evidovaným trváním zaměstnání a přihláškami/odhláškami, nebo identifikovat chybějící JMH za konkrétní období. 

To zvyšuje pravděpodobnost, že chyby, které v minulosti zůstávaly skryty, budou nyní odhaleny poměrně rychle. Kontrolní proces obvykle začíná výzvou ČSSZ – buď k podání JMH (pokud nebylo podáno nebo je neúčinné jako celek), nebo k opravě (pokud bylo podání přijato částečně). 

Lhůta pro reakci je v obou případech 8 dní od doručení výzvy, což v praxi znamená velmi krátký časový rámec pro dohledání a opravu chyb, zejména pokud jde o většího zaměstnavatele s komplikovanou mzdovou agendou. Pokud zaměstnavatel na výzvu nereaguje nebo nápravu neprovede včas, může ČSSZ zahájit přestupkové řízení a uložit pokutu podle zákona o JMHZ.

V přestupkovém řízení je vhodné uplatnit veškeré relevantní argumenty, které mohou vést ke snížení nebo upuštění od pokuty – například prokázat, že zaměstnavatel chybu bezodkladně napravil po jejím zjištění, že jde o první pochybení, že nedošlo k žádné újmě na nárocích zaměstnanců, nebo že k chybě přispěl nejasný metodický výklad či technický problém na straně třetí strany (např. mzdového softwaru). 

V těchto situacích je obvyklé, že podnikatelé využívají služeb právníků z ARROWS advokátní kanceláře, kteří umí komunikovat s ČSSZ jazykem, kterému úřad rozumí, a zároveň zajistit, že argumentace bude v souladu s aktuální judikaturou a metodikou.

Pokud zaměstnavatel nesouhlasí s uloženou pokutou, může se bránit standardními opravnými prostředky podle správního řádu, což zahrnuje odvolání a v krajním případě i správní žalobu. Smysluplnost následných kroků vždy závisí na výši pokuty, okolnostech případu a důkazní situaci – někdy je racionálnější akceptovat nižší sankci a soustředit se na preventivní opatření, jindy má smysl bránit se i soudně, například pokud by sankce vytvářela pro firmu nebezpečný precedens.

Vedle klasických kontrol ČSSZ je třeba počítat s tím, že JMHZ bude využíváno i dalšími úřady – finanční správou, Úřadem práce či Českým statistickým úřadem. Neúplná nebo nekonzistentní data v JMH mohou vést k výzvám či kontrolám i z jejich strany, například pokud budou identifikovány nesrovnalosti v oblasti srážkové daně, zaměstnávání uchazečů o zaměstnání nebo statistických výkazů. To posiluje význam integrovaného právního, daňového a HR přístupu, který je typický pro služby ARROWS advokátní kanceláře.

Závěrečné shrnutí

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů představuje největší změnu ve mzdové a personální administrativě v České republice za poslední roky. Jde o komplexní digitalizační projekt, který postupně nahrazuje až několik desítek dosavadních hlášení jediným měsíčním elektronickým podáním a přináší centralizovanou evidenci zaměstnavatelů, zaměstnanců a jednotlivých zaměstnání.

Z pohledu podnikatele, investora nebo vrcholového manažera ovšem nejde jen o technickou inovaci – nový systém zásadně zvyšuje nároky na kvalitu dat a procesů a zároveň otevírá prostor pro častější a detailnější kontroly ze strany ČSSZ a dalších úřadů.

Klíčová rizika v praxi spočívají zejména v opomenutí registrace zaměstnavatele či zaměstnanců, v podání JMH po lhůtě, v technických nebo formálních vadách datové věty, v nesouladu identifikátorů OIČ a ID zaměstnání, a v chybném vyhodnocení toho, kdo je pro účely JMHZ „zaměstnanec“. Za nepodání nebo neopravení JMH hrozí pokuty až 5 000 Kč za každého zaměstnance, za porušení registračních povinností až 100 000 Kč, a vedle toho i nepřímé škody v podobě zdržení či zamítnutí dávek zaměstnancům, reputačních dopadů a sporů o náhradu újmy.

Pro firmy je proto rozumné vnímat JMHZ jako projekt, který vyžaduje koordinaci HR, mezd, IT, financí a práva. Vhodným postupem je provést audit dat a procesů, sladit mzdový software s legislativními požadavky, nastavit nové HR a náborové procesy (zejména u cizinců), proškolit odpovědné osoby a zavést interní kontrolní mechanismy a „fallback“ scénáře pro případ výzev ČSSZ. 

Právníci z ARROWS advokátní kanceláře dokáží v tomto procesu sehrát roli partnera, který nejen hlídá soulad s právní úpravou a metodickými pokyny, ale současně rozumí tomu, jaký dopad má JMHZ na řízení cash-flow, nastavení benefitů, náborovou strategii nebo transakce v rámci skupiny.

Pokud nechcete riskovat zbytečné chyby, škody, průtahy nebo pokuty v souvislosti s JMHZ, je bezpečnější svěřit nastavení celého systému odborníkům. ARROWS advokátní kancelář vám může pomoci s právním a daňovým posouzením dopadů JMHZ na vaši firmu, s přípravou a revizí interních směrnic, s nastavením procesů registrace a podávání JMH, se zastupováním při kontrolách a obranou proti případným sankcím. Pro individuální konzultaci a návrh konkrétního postupu se můžete kdykoli obrátit na právníky ARROWS advokátní kanceláře prostřednictvím e‑mailu office@arws.cz.

FAQ: Nejčastější otázky

1. Jak poznám, zda naše společnost spadá do režimu JMHZ, když máme jen pár externistů a členy orgánů?
Rozhodující je, zda vaše společnost vyplácí příjmy ze závislé činnosti podle § 6 zákona o daních z příjmů – typicky mzdy, odměny členů orgánů, odměny z dohod apod. Pokud ano, jste plátcem daně ze závislé činnosti a pro účely JMHZ se považujete za zaměstnavatele, a to i v případě, že fakticky zaměstnáváte pouze jednu osobu a jen několik měsíců v roce. Pokud si nejste jistí, je vhodné nechat konkrétní situaci posoudit právníky z ARROWS advokátní kanceláře – kontaktovat je můžete na office@arws.cz.

2. Co se stane, pokud nestihneme podat JMH za daný měsíc do 20. dne následujícího měsíce?
V takovém případě se ocitnete v prodlení s podáním JMH a ČSSZ vás po uplynutí lhůty vyzve k podání hlášení v náhradní osmidenní lhůtě; pokud ani poté JMH nepodáte, hrozí pokuta až 5 000 Kč za každého zaměstnance, za kterého mělo být hlášení podáno. Zároveň může dojít ke zdržení při zpracování dávek a dalších agend, což může vyvolat tlak ze strany zaměstnanců. V takové situaci je vhodné jednat rychle a případné sankce řešit s podporou právníků ARROWS advokátní kanceláře, které můžete oslovit na office@arws.cz.

3. Jaké jsou nejčastější technické chyby v JMH a jak jim předejít?
Podle ČSSZ patří mezi nejčastější chyby nevyplnění povinných polí, použití nesprávných číselníkových hodnot, nesoulad identifikátorů OIČ a ID zaměstnání a pokusy o nahrání XML přes nesprávnou službu ePortálu. Prevence spočívá v kvalitní přípravě dat v mzdovém systému, v testování exportů a v nastavení interního procesu kontroly JMH před odesláním. S návrhem těchto procesů a komunikací s dodavatelem softwaru vám mohou pomoci právníci ARROWS advokátní kanceláře – stačí napsat na office@arws.cz.

4. Jak máme správně postupovat, když zjistíme chybu v již podaném JMH, například chybně vykázaný vyměřovací základ?
V takovém případě je nutné podat opravné hlášení za dotčený měsíc, ve kterém chybné údaje nahradíte správnými; JMH lze opravovat jak na základě výzvy ČSSZ, tak z vlastní iniciativy, a to i po uplynutí původní lhůty pro podání. Obecně platí, že čím dříve chybu napravíte, tím menší je riziko sankce a dopadů na nároky zaměstnanců. Pro správné nastavení oprav a komunikaci s ČSSZ je vhodné využít podporu právníků ARROWS advokátní kanceláře – kontaktujte je na office@arws.cz.

5. Jaké konkrétní kroky bychom měli udělat v rámci přípravy na JMHZ ještě letos?
Typicky jde o tři paralelní kroky: audit dat o zaměstnancích a pracovních vztazích (včetně doplnění chybějících údajů), koordinaci s dodavatelem mzdového softwaru ohledně podpory JMHZ a úpravu interních HR a mzdových procesů tak, aby bylo možné včas provádět registrace a podávat JMH. Pro větší a střední firmy dává smysl pojmout JMHZ jako projekt s jasným plánem, termíny a odpovědnostmi – s jeho návrhem a řízením vám pomohou právníci ARROWS advokátní kanceláře, které můžete kontaktovat na office@arws.cz.

6. Má smysl řešit JMHZ s advokátní kanceláří, když máme zkušenou mzdovou účetní a dobrý software?
Zkušená mzdová účetní a kvalitní software jsou silným základem, ale JMHZ zasahuje i do oblastí, které přesahují čistě mzdové agendy – například definici zaměstnance, nastavení benefitů, přeshraniční situace, odpovědnost managementu za přestupky nebo návaznost na daňové a imigrační předpisy. Právníci ARROWS advokátní kanceláře přinášejí pohled na tyto právní a obchodní souvislosti, pomohou vám nastavit procesy tak, aby obstály i při kontrole, a v případě sporu nebo pokuty zajistí kvalifikovanou obranu. Pokud chcete mít jistotu, že systém JMHZ ve vaší firmě funguje skutečně bezpečně, napište na office@arws.cz.

ozvěte se nám,
vyřešíme to za Vás

Reagujeme do 24 hodin!

office@arws.cz

245 007 740

ARROWS

Advokátní kancelář
pro business a nemovitosti

Domluvit konzultaci

Upozornění: Informace obsažené v tomto článku mají pouze obecný informativní charakter a slouží k základní orientaci v problematice dle právního stavu k roku 2026. Ačkoliv dbáme na maximální přesnost obsahu, právní předpisy a jejich výklad se v čase vyvíjejí. Jsme ARROWS advokátní kancelář, subjekt zapsaný u České advokátní komory (náš orgán dohledu), a pro maximální bezpečí klientů jsme pojištěni pro případ profesní odpovědnosti s limitem 400.000.000 Kč. Pro ověření aktuálního znění předpisů a jejich aplikace na vaši konkrétní situaci je nezbytné kontaktovat přímo ARROWS advokátní kancelář (office@arws.cz). Neneseme odpovědnost za případné škody vzniklé samostatným užitím informací z tohoto článku bez předchozí individuální právní konzultace.