Nastavení firemní politiky pro home office:

Práce na dálku, známá jako home office, se pro mnohé zaměstnance stala z benefitu standardním provozním modelem. V tomto článku naleznete komplexní návod, jak nastavit firemní politiku pro home office, od přípravy právně neprůstřelných dohod a interních směrnic přes řešení nákladů a BOZP až po zvládnutí rizik spojených s prací ze zahraničí, abyste se vyhnuli vysokým pokutám.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "JUDr. Barbora Kořenářová", expert na dané téma.

Home office po novele zákoníku práce: Co se pro vás jako zaměstnavatele změnilo?

Nejvýznamnější změnou, kterou přinesla novela zákoníku práce s účinností od 1. října 2023, je zavedení povinnosti uzavřít se zaměstnancem písemnou dohodu o výkonu práce na dálku. Tento posun odráží skutečnost, že home office již není vnímán jako občasný benefit, ale jako regulérní forma výkonu práce se stanovenými pravidly.

Mnoho společností, zejména menší a střední podniky, mohlo po staru pokračovat v neformálních ujednáních. Tím se však vystavují zásadnímu riziku. Za neuzavření písemné dohody hrozí zaměstnavateli od inspektorátu práce pokuta až do výše 300 000 Kč. Nejde tedy o pouhou administrativní formalitu, ale o klíčový prvek v řízení právních rizik.

Novela rovněž posílila postavení určitých skupin zaměstnanců. Pokud o práci na dálku požádá těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec pečující o dítě mladší 9 let nebo o závislou osobu, a vy jejich žádosti nevyhovíte, máte povinnost své zamítavé stanovisko písemně odůvodnit. U ostatních zaměstnanců tato povinnost nevzniká.

FAQ – Právní tipy k dohodě o práci na dálku

• Otázka: Musím mít písemnou dohodu i se zaměstnanci, kteří už na home office pracují?

Odpověď: Ano, povinnost se vztahuje na všechny zaměstnance vykonávající práci na dálku, a to i na ty, jejichž režim home office začal před účinností novely. Je nezbytné zrevidovat a formalizovat všechny stávající dohody. Naši právníci v ARROWS vám pomohou provést audit a připravit potřebnou dokumentaci. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz. 

• Otázka: Může zaměstnavatel nařídit práci na dálku?
  Odpověď: Jednostranně nařídit práci na dálku nelze, s jedinou výjimkou – pokud tak stanoví opatření orgánu veřejné moci (např. v rámci krizových opatření státu). Ve všech ostatních případech je nutná vzájemná dohoda se zaměstnancem. Potřebujete právní pomoc s posouzením vaší konkrétní situace? Kontaktujte nás na office@arws.cz. 

Nevíte si s daným tématem rady?

Interní směrnice, nebo individuální dohoda? Jaký je správný přístup?

Při nastavování pravidel pro home office se nabízí otázka, zda zvolit obecnou interní směrnici, nebo specifickou individuální dohodu. Praxe a naše zkušenosti ukazují, že nejrobustnějším a nejflexibilnějším řešením není volba jedné z možností, ale jejich strategická kombinace. Tento hybridní model umožňuje firmě zachovat si kontrolu a konzistenci, a zároveň se přizpůsobit individuálním potřebám.

Interní směrnice slouží jako základní rámec pro celou společnost. Definuje obecné podmínky, které platí pro všechny zaměstnance pracující na dálku. Měla by obsahovat například:

• Proces schvalování žádostí o home office.
• Obecné zásady bezpečnosti práce (BOZP) a kybernetické bezpečnosti.
• Pravidla pro používání a ochranu firemního majetku.

Individuální dohoda o práci na dálku naopak přizpůsobuje podmínky konkrétnímu zaměstnanci a jeho pracovní pozici. Zde se řeší specifika, která se mohou lišit člověk od člověka. Klíčovými body dohody jsou:

• Přesné vymezení místa (nebo míst) výkonu práce.
• Způsob náhrady nákladů (paušál, skutečné náklady, nebo ujednání o neposkytování náhrad).
• Režim rozvrhování pracovní doby a kontrola ze strany zaměstnavatele.
• Podmínky ukončení dohody (standardní výpovědní doba je 15 dní, lze ji však smluvně upravit nebo i vyloučit možnost výpovědi).

Tento dvoustupňový přístup není jen právní doporučení, ale efektivní manažerský nástroj. V ARROWS vám pomůžeme navrhnout a implementovat systém, který bude nejen plně v souladu se zákonem, ale také praktický a funkční pro váš byznys.

Rizika nedostatečné dokumentace pro home office

Riziko k řešení, potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Chybějící písemná dohoda o práci na dálku. Hrozí pokuta od inspektorátu práce až do výše 300 000 Kč.	Vyhotovení interních směrnic a dohod. Připravíme pro vás právně bezchybnou dohodu o práci na dálku, která vás ochrání. Potřebujete zabezpečit svou firmu? Napište na office@arws.cz.
Nejasně definovaná pravidla pro náhradu nákladů. Vznikají spory se zaměstnanci a hrozí povinnost hradit veškeré prokázané náklady.	Příprava dokumentace, která ochrání před sankcemi. Vytvoříme jasná pravidla pro náhradu nákladů v interní směrnici i v dohodách. Chcete mít ve financích jasno? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Nedostatečně upravená odpovědnost za BOZP. Plná odpovědnost zaměstnavatele za pracovní úrazy v domácnosti zaměstnance, obtížné prokazování zavinění zaměstnance.	Právní konzultace, které chrání před pokutami. Poskytneme komplexní poradenství a připravíme dokumentaci (např. checklisty, prohlášení zaměstnance), která minimalizuje vaši odpovědnost. Chcete ochránit firmu před riziky? Napište nám na office@arws.cz.
Chybějící ujednání o ukončení režimu home office. Ztráta flexibility a nemožnost nařídit zaměstnanci návrat do kanceláře, když je to provozně nutné.	Příprava nebo revize smluv. Navrhneme takové klauzule o ukončení dohody, které vám zajistí potřebnou provozní flexibilitu. Potřebujete efektivně řídit své zaměstnance? Spojte se s námi na office@arws.cz.

Co nesmí chybět ve vaší firemní politice pro home office?

Kvalitně nastavená politika pro práci na dálku musí pokrývat několik klíčových oblastí. Jejich zanedbání může vést nejen k právním sporům, ale i k provozním komplikacím.

Místo výkonu práce a rozvržení pracovní doby

V dohodě je nutné precizně specifikovat, odkud může zaměstnanec pracovat. Může to být konkrétní adresa, ale i širší vymezení, například "území České republiky". Tato definice je důležitá pro posuzování pracovních úrazů i pro případné cestovní náhrady.

Zákoník práce rozlišuje dva základní režimy rozvrhování pracovní doby:

1. Pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel: Zaměstnanec musí být k dispozici ve stanovených hodinách. Má nárok na veškeré zákonné příplatky (za přesčas, práci ve svátek atd.).
2. Pracovní dobu si rozvrhuje zaměstnanec sám: Zaměstnanec má flexibilitu, ale jeho směna nesmí přesáhnout 12 hodin. Standardně mu nenáleží příplatky za přesčas či práci ve svátek, pokud se nedohodnete jinak. I v tomto režimu musíte stanovit tzv. fiktivní rozvrh směn pro účely výpočtu náhrady mzdy při nemoci nebo čerpání dovolené.

Náhrada nákladů: Paušál, skutečné výdaje, nebo nic?

Novela zákoníku práce přinesla tři možnosti, jak řešit náklady spojené s prací na dálku:

1. Paušální náhrada: Jedná se o nejjednodušší variantu. Pro rok 2025 je výše stanovena na 4,80 Kč za každou započatou hodinu práce. Tato částka je pro zaměstnance osvobozena od daně z příjmů.
2. Náhrada skutečných nákladů: Zaměstnanec musí své výdaje (např. za energie, internet) prokazatelně doložit. Tento způsob je administrativně velmi náročný.
3. Žádná náhrada: Tato možnost existuje, ale musí být výslovně sjednána v písemné dohodě se zaměstnancem. Nelze ji stanovit jednostranně vnitřním předpisem.

Pozor, spoléhat se na dohodu o neposkytování náhrad bez precizní právní dokumentace je riskantní. Pokud dohoda chybí nebo je neplatná, platí zákonný režim a zaměstnanec má nárok na úhradu všech prokázaných nákladů.

Kdo Vám s tímto problémem poradí?

Evidence pracovní doby: Jak splnit povinnost a mít přehled?

Povinnost zaměstnavatele vést evidenci odpracované doby se při práci na dálku nijak nemění. Evidence musí obsahovat údaje o začátku a konci směny, práci přesčas, noční práci a pracovní pohotovosti. Na první pohled to může působit matoucím dojmem, protože cílem většiny firem je, aby zaměstnanci na home office přesčasy nepracovali.

Klíčem k řízení nákladů a zamezení nežádoucím přesčasům je však správné nastavení dohody o práci na dálku nebo interní směrnice. V těchto dokumentech je zásadní jasně stanovit rozvržení pracovní doby (např. pondělí až pátek, 9:00–17:30). Zároveň je třeba explicitně uvést, že práce konaná nad rámec této stanovené doby je považována za práci přesčas pouze tehdy, pokud byla zaměstnavatelem předem nařízena nebo s ní výslovně souhlasil.

Bez tohoto ujednání se vystavujete riziku, že zaměstnanec bude evidovat práci v pozdních hodinách a následně požadovat její proplacení, i když nebyla nutná nebo jste o ní nevěděli. Povinnost evidence pracovní doby sice můžete přenést na zaměstnance, ale odpovědnost za její správnost a kontrolu nákladů zůstává na vás.

Správná formulace těchto klauzulí je naprosto klíčová. Právníci v ARROWS vám pomohou nastavit dohody tak, aby chránily vaše zájmy a zároveň byly v souladu se zákonem. Více o našich službách v oblasti pracovního práva se dočtete na našem webu.

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP): Jak předejít pracovním úrazům (a odpovědnosti za ně)?

Oblast BOZP představuje pro zaměstnavatele při home office paradox. Na jedné straně máte plnou zákonnou odpovědnost za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance, stejně jako na fyzickém pracovišti. Na druhé straně je vaše možnost kontroly omezena, protože nemůžete volně vstupovat do obydlí zaměstnance bez jeho souhlasu.

Vaše obrana spočívá v prevenci a pečlivé dokumentaci:

• Školení: Zaměstnance musíte prokazatelně proškolit o ergonomii, rizicích práce na dálku a bezpečném uspořádání pracovního místa.
• Prevence rizik: Rizika můžete posuzovat na dálku, například pomocí dotazníků a checklistů, kde zaměstnanec potvrdí, že jeho pracoviště splňuje základní požadavky.
• Pracovní úraz: Úraz, který se stane v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů (např. pád na schodech při spěchu k online schůzce), může být posouzen jako pracovní. Naopak úraz při osobní činnosti (např. při vaření oběda) pracovním úrazem není. Hranice je tenká a dokazování složité, přičemž relevantní soudní judikatura se teprve tvoří.

ARROWS poskytuje odborná školení BOZP pro management i zaměstnance a připraví vám veškerou potřebnou dokumentaci, včetně prohlášení zaměstnance a kontrolních checklistů, která posílí vaši právní ochranu. Zabezpečte svou firmu a napište nám na office@arws.cz.

Nevíte si s daným tématem rady?

Kybernetická bezpečnost a ochrana dat (GDPR): Jsou vaše firemní data v bezpečí?

Rozptýlená pracovní síla dramaticky zvyšuje riziko kybernetických útoků a úniku citlivých dat. Je nezbytné zavést a důsledně vymáhat jasná pravidla. Vaše politika by měla zahrnovat:

• Zabezpečené připojení: Povinné používání firemní VPN (Virtual Private Network) pro přístup do interních systémů.
• Zabezpečení zařízení: Aktuální antivirový software a firewall na všech zařízeních, která přistupují k firemním datům. Jasná pravidla pro používání soukromých zařízení (BYOD).
• Silná autentizace: Vynucování používání silných hesel a dvoufaktorové autentizace (2FA).
• Ochrana dat: Školení zaměstnanců, jak rozpoznat phishing, jak bezpečně nakládat s daty a dodržovat principy GDPR, které platí bez výjimky i pro práci z domova.

Naši experti na IT a softwarové právo vám pomohou implementovat robustní bezpečnostní politiku a zajistit, že vaše postupy jsou v souladu s GDPR. Chraňte svá data a kontaktujte nás na office@arws.cz. Více o této službě se dočtete na našem webu. 

Práce ze zahraničí: Daňové a právní minové pole?

Umožnění práce ze zahraničí, byť jen na několik týdnů, může pro firmu představovat jedno z největších právních a daňových rizik. Mnoho zaměstnavatelů si neuvědomuje, že tím mohou neúmyslně založit v cizí zemi tzv. stálou provozovnu (permanent establishment).

Vznik stálé provozovny znamená, že vaše společnost může mít povinnost registrovat se k dani z příjmů v dané zemi a odvádět tam daně ze zisků vytvořených činností zaměstnance. Dále vznikají komplikace v oblasti sociálního a zdravotního pojištění, kde platí složitá koordinační pravidla EU. Obecně se odvody platí tam, kde je práce vykonávána, a pro setrvání v českém systému je nutné splnit přísné podmínky a obvykle získat potvrzení A1.

Tato problematika vyžaduje hlubokou znalost mezinárodního práva a smluv o zamezení dvojího zdanění. Díky naší deset let budované síti ARROWS International řešíme tyto přeshraniční případy prakticky denně. Dokážeme posoudit rizika a zajistit compliance v jakékoliv zemi, kde vaši zaměstnanci pracují.

Rizika práce na dálku s mezinárodním prvkem

Riziko k řešení a potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Vznik stálé provozovny v zahraničí. Povinnost registrace k dani z příjmů, vedení účetnictví a placení daní v cizím státě. Riziko vysokých sankcí.	Právní stanoviska a analýzy. Provedeme detailní právní a daňovou analýzu vaší situace a navrhneme optimální řešení. Potřebujete mezinárodní posouzení rizik? Napište na office@arws.cz.
Nesprávné určení státu pro odvody sociálního a zdravotního pojištění. Vznik dluhu na pojistném a penále v ČR nebo v zahraničí.	Získání potřebných povolení. Zajistíme správné určení příslušnosti k právním předpisům a pomůžeme s vyřízením potřebné dokumentace (např. formulář A1). Potřebujete pomoc s odvody? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Neznalost a porušení zahraničního pracovního práva. Nutnost aplikovat cizí kogentní normy (např. minimální mzda, dovolená). Riziko soudních sporů v zahraničí.	Zastupování u správních orgánů a soudů. Díky síti ARROWS International zajistíme revizi vašich smluv s ohledem na lokální právo a zastoupíme vás v případných sporech. Chcete mít jistotu v zahraničí? Spojte se s námi na office@arws.cz.
Změna daňové rezidence zaměstnance. Komplikace pro mzdovou účtárnu, nejistota ohledně srážek daně z příjmů.	Odborná školení pro vedení a HR. Poskytneme vám jasné vodítko, jak postupovat v případě změny daňové rezidence vašich zaměstnanců. Chcete předejít mzdovým chybám? Napište nám na office@arws.cz.

 

ARROWS: Váš partner pro bezpečný a efektivní home office

Nastavení pravidel pro home office již dávno není jen úkolem pro HR oddělení. Jde o komplexní právní a provozní výzvu, která s sebou nese významná finanční a reputační rizika. Nesprávně nastavené procesy mohou vést k pokutám, soudním sporům a daňovým doměrkům.

V ARROWS přistupujeme k této problematice komplexně. Naše zkušenosti čerpáme z dlouhodobé péče o portfolio více než 150 akciových společností a 250 společností s ručením omezeným. Našim klientům nejen radíme, ale také je aktivně propojujeme, pokud vidíme zajímavé obchodní příležitosti. Jsme připraveni vám poskytnout kompletní servis:

• Vyhotovení interních směrnic a individuálních dohod o práci na dálku.
• Přípravu dokumentace, která vás ochrání před pokutami a sankcemi (BOZP, GDPR, kyberbezpečnost).
• Právní konzultace a stanoviska k minimalizaci rizik, včetně těch mezinárodních.
• Zastupování při kontrolách ze strany inspektorátu práce či jiných správních orgánů.
• Odborná školení pro management a zaměstnance s certifikátem.

Pro komplexní nastavení vaší firemní politiky pro home office, které vás ochrání před riziky a podpoří váš byznys, se na nás neváhejte obrátit. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru.

Kdo Vám s tímto problémem poradí?

FAQ – Nejčastější právní dotazy k nastavení home office

1. Co přesně musí obsahovat písemná dohoda o práci na dálku?
   Zákoník práce paradoxně nestanoví povinné náležitosti dohody. O to důležitější je její kvalitní příprava. Musí v ní být jednoznačně upraveno místo výkonu práce, způsob náhrady nákladů, režim pracovní doby a podmínky pro její ukončení. Profesionální vyhotovení je klíčové pro pokrytí všech rizik. Pro přípravu dohody na míru nás kontaktujte na office@arws.cz. 
2. Jaké jsou mé povinnosti, když těhotná zaměstnankyně požádá o home office?
   Nejste povinni její žádosti vyhovět. Pokud ji však zamítnete, musíte své rozhodnutí písemně a právně relevantně odůvodnit. Nevhodné nebo diskriminační odůvodnění může vést k soudnímu sporu. Pokud řešíte podobnou situaci, napište nám na office@arws.cz. 
3. Jak se posuzuje pracovní úraz, když si zaměstnanec doma zlomí nohu?
   Záleží výhradně na tom, zda se úraz stal "v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů". Hranice je velmi tenká a klíčové je dokazování. Zaměstnavatel nese odpovědnost, ale může se jí zprostit, pokud prokáže, že zaměstnanec porušil předpisy BOZP, se kterými byl řádně seznámen. Můžeme vám pomoci při šetření takových událostí i při zastupování. Pro právní pomoc v těchto případech se obraťte na office@arws.cz. 
4. Můžu kontrolovat zaměstnance na home office, např. návštěvou u něj doma?
   Pouze s jeho předchozím souhlasem, jelikož jeho obydlí je chráněno Listinou základních práv a svobod. Tento souhlas by měl být součástí písemné dohody o práci na dálku, aby byl právně vymahatelný pro účely kontroly BOZP nebo šetření pracovního úrazu. Pomůžeme vám tyto klauzule správně formulovat. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz. 
5. Musím platit příplatky za práci o víkendu, když si zaměstnanec sám rozvrhuje pracovní dobu?
   Ze zákona standardně nemusíte. Tato oblast je však závislá na přesném znění dohody. Nejasně formulovaná smlouva může neúmyslně založit nárok na tyto příplatky. Je proto klíčové mít smlouvy odborně zkontrolované. Pro revizi vašich smluv nás kontaktujte na office@arws.cz. 

Zaměstnanec chce pracovat měsíc z Thajska. Co mi hrozí?
Hrozí vám významná rizika, včetně možného vzniku stálé provozovny a s tím spojených daňových povinností, a dále porušení imigračních a sociálně-právních předpisů dané země. Taková situace vyžaduje okamžité odborné posouzení. Pro okamžité řešení vaší mezinárodní situace nám napište na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.