Pozastávka v účetnictví a daních:

Řešíte, jak správně zaúčtovat pozastávku ve smlouvě o dílo? Nejste si jisti, jaký je její dopad na DPH a daň z příjmů? Tento článek vám poskytne jasné a praktické odpovědi. Provedeme vás úskalími účetních postupů, daňových povinností i právních rizik, abyste ochránili své finance a předešli nákladným sporům.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Daniela Sobotková", expert na dané téma.

Pozastávka: Více než jen odložená platba

Pozastávka, odborně nazývaná také zádržné, je smluvní nástroj běžně využívaný u dlouhodobých a komplexních projektů. Nejčastěji se s ní setkáte ve stavebnictví, výrobě nebo v IT sektoru při vývoji softwaru. Objednatel si jejím prostřednictvím zadrží část ceny díla, typicky 5–10 %, jako finanční jistotu pro případ, že by dílo mělo vady.

Zásadním omylem, kterého se mnoho firem dopouští, je vnímání pozastávky jako pouhého odložení splatnosti. Judikatura Nejvyššího soudu však opakovaně potvrzuje, že se jedná o něco zcela jiného. Ujednání o pozastávce je dohodou o vzniku samotného práva na doplacení ceny díla až po splnění konkrétní, smluvně definované podmínky.

Dokud tedy není splněna daná podmínka (například uplynutí záruční doby bez vad)  pohledávka zhotovitele na tuto částku právně vůbec neexistuje.

Tento rozpor mezi běžnou obchodní praxí, která pozastávku vnímá jako „peníze, které přijdou později“, a přísnou právní realitou je zdrojem zásadních rizik v oblasti promlčení a insolvence.

Tato právní povaha pozastávky mění i vnímání rizika. Pro zhotovitele nejde jen o platební morálku objednatele. Nově musí řešit riziko spojené s vlastní schopností splnit podmínky a s jejich přesnou smluvní definicí. Pro objednatele je zase klíčové, aby tento mocný nástroj nezneužil a nevystavil se tak riziku sporu o neoprávněné zadržování prostředků.

Jak správně účtovat pozastávku? Průvodce pro dodavatele i odběratele

Ačkoliv je výplata pozastávky odložena, české účetní standardy vyžadují uplatnění akruálního principu. To znamená, že výnosy i náklady se musí účtovat do období, s nímž časově a věcně souvisí, bez ohledu na skutečný pohyb peněz. Celá hodnota díla tedy vstupuje do účetnictví okamžitě.

Postup pro dodavatele (zhotovitele)

1. Vystavte fakturu na celkovou částku díla (např. 1 000 000 Kč). Na faktuře jasně uveďte výši pozastávky a podmínky jejího uvolnění.
2. Zaúčtujte celý výnos a pohledávku, například na účty 311 / 60x.
3. Pro přehlednost okamžitě oddělte část pohledávky odpovídající pozastávce na samostatný analytický účet (např. 311.200 – Dlouhodobé pohledávky z pozastávek).
4. Přijatou platbu (bez pozastávky) zaúčtujte standardně na běžný účet pohledávek (např. 221 / 311.100).
5. Po splnění podmínek a úhradě pozastávky zaúčtujte zbývající platbu na analytický účet pozastávek (např. 221 / 311.200).

Postup pro odběratele (objednatele)

1. Přijatou fakturu zaúčtujte v plné výši do nákladů (účty skupiny 5xx) nebo jako pořízení majetku (účty skupiny 0xx) proti účtu závazků 321.
2. Stejně jako dodavatel, i vy oddělte část závazku odpovídající pozastávce na analytický účet (např. 321.200 – Dlouhodobé závazky z pozastávek).
3. Uhraďte částku bez pozastávky (např. 321.100 / 221).
4. Po splnění podmínek a uvolnění pozastávky uhraďte i zbývající část závazku z analytického účtu (např. 321.200 / 221).

Správné účetní postupy jsou základem finanční stability. Právníci ARROWS mohou poskytnout odborné školení pro vaše finanční a účetní týmy, aby vaše interní procesy byly vždy v souladu s platnou legislativou a právní praxí. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k účtování pozastávek

• Proč musím účtovat o celém výnosu hned, i když peníze dostanu až za několik let?
  České účetní standardy vyžadují akruální princip, tedy účtování o výnosech a nákladech do období, s nímž časově a věcně souvisí, bez ohledu na tok peněz. Pro správné nastavení procesů nás kontaktujte na office@arws.cz.
• Je nutné používat analytické účty?
  Důrazně to doporučujeme. Zajišťuje to přehlednost v účetnictví, správné vykazování krátkodobých a dlouhodobých pohledávek/závazků v rozvaze a usnadňuje kontrolu. Naši právníci vám pomohou nastavit interní směrnice – napište na office@arws.cz.

Nevíte si s daným tématem rady?

Daňové dopady pozastávky: Nenechte se zaskočit finančním úřadem

Daňové souvislosti pozastávek jsou oblastí, kde dochází k častým a nákladným chybám. Je klíčové rozlišovat mezi režimem DPH a daně z příjmů, a také mezi různými právními formami podnikání.

U DPH je situace jednoznačná. Pozastávka nemá na DPH žádný vliv a je považována pouze za odklad splatnosti faktury. Dodavatel je povinen přiznat a odvést DPH z celé fakturované částky v daňovém přiznání za období, ve kterém se uskutečnilo zdanitelné plnění (DUZP).

To pro dodavatele, zejména menší a střední firmy, představuje značnou zátěž pro cash flow. Musí totiž finančnímu úřadu odvést DPH i z peněz, které fyzicky obdrží až za několik let. Efektivně tak úvěrují stát, což může při více projektech ohrozit jejich likviditu.

Zatímco u DPH je postup jednotný, u daně z příjmů záleží na tom, zda vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci.

• Právnické osoby (s.r.o., a.s.) a fyzické osoby vedoucí účetnictví: Uplatňuje se akruální princip. Celá fakturovaná částka (bez DPH) vstupuje do výnosů dodavatele a do nákladů (či hodnoty majetku) odběratele v okamžiku provedení díla. Daň z příjmů se tedy platí z celé částky okamžitě, bez ohledu na to, kdy bude pozastávka uhrazena. Sazba daně z příjmů právnických osob pro rok 2024 činí 21 %.
• Fyzické osoby vedoucí daňovou evidenci (OSVČ): Zde platí hotovostní princip. Příjem je zdaněn až v okamžiku jeho skutečného přijetí. Částka uhrazená bezprostředně po fakturaci je zdanitelným příjmem ihned. Částka pozastávky se stává zdanitelným příjmem až v roce, kdy je skutečně vyplacena. To představuje významnou daňovou a cash flow výhodu.

Rozdílný daňový režim by měl být strategickým faktorem při rozhodování o právní formě podnikání nebo o struktuře konkrétního projektu. Nejde jen o daňovou povinnost, ale o klíčové finanční rozhodnutí, se kterým vám mohou pomoci naši daňoví a právní experti.

Rizika nesprávného daňového posouzení

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Pozdní odvod DPH z celé částky. Hrozí úrok z prodlení a pokuta za pozdní podání daňového přiznání.	Poskytneme právní konzultace a daňové poradenství, které zajistí správné určení DUZP a včasné plnění daňových povinností. Potřebujete daňovou analýzu? Napište na office@arws.cz.
Nesprávné zařazení do základu daně z příjmů u s.r.o. Doměření daně, penále a úroky z prodlení ze strany finančního úřadu.	Připravíme odborná stanoviska a interní směrnice pro vaše účetní oddělení, abyste předešli chybám v základu daně. Spojte se s námi na office@arws.cz.
Chybné uplatnění nákladů u odběratele. Neuznání daňové odčitatelnosti nákladu a následné doměření daně.	Provedeme revizi vašich smluv a účetních postupů, abychom zajistili maximální daňovou optimalizaci a soulad se zákonem. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci na office@arws.cz.

Právní minové pole: Největší rizika pozastávek a jak se jim vyhnout

Nesprávně nastavené nebo spravované pozastávky mohou vést k fatálním finančním ztrátám. Nejde o teoretická rizika; jedná se o reálné hrozby potvrzené rozsáhlou judikaturou Nejvyššího soudu.

Největším nebezpečím pro zhotovitele je promlčení nároku na výplatu pozastávky. Obecná promlčecí lhůta je tříletá. Klíčové je však určit, kdy začíná běžet. Přelomový rozsudek Nejvyššího soudu potvrdil, že lhůta neběží až od data splatnosti faktury, ale již ode dne následujícího po dni, kdy byly splněny podmínky pro uvolnění pozastávky (viz rozsudek Nejvyššího soudu sp. zn. 31 Cdo 3125/2022).

Pokud je tedy podmínkou uplynutí pětileté záruční doby, tříletá promlčecí lhůta se rozběhne den po jejím skončení, a to bez ohledu na to, zda jste o zaplacení vůbec požádali. Vaše pasivita a čekání na výzvu od objednatele může vést k úplné a nevratné ztrátě nároku na zadržené peníze.

Úpadek smluvního partnera dramaticky mění situaci a bez kvalitní smlouvy se můžete dostat do velmi nevýhodné pozice.

• Úpadek zhotovitele: Pro objednatele je klíčová tzv. insolvenční doložka. Ta stanoví, že v případě úpadku zhotovitele se cena díla automaticky snižuje o výši pozastávky. Nejvyšší soud platnost takových doložek potvrdil. Bez ní riskujete, že insolvenční správce bude požadovat vyplacení pozastávky do majetkové podstaty, aniž by vám kdokoliv zaručil provedení záručních oprav (viz rozsudek Nejvyššího soudu sp. zn. 29 Cdo 561/2017).
• Úpadek objednatele: Pokud podmínky pro uvolnění pozastávky nebyly splněny před zahájením insolvenčního řízení, váš nárok právně neexistuje. Musíte jej přihlásit jako pohledávku vázanou na odkládací podmínku, což výrazně zhoršuje vaši pozici a šanci na uspokojení.

Vágní formulace jako „uvolnění po řádném dokončení díla“ jsou pozvánkou ke sporu. Smlouva musí obsahovat objektivní, měřitelné a prokazatelné podmínky. U mezinárodních projektů, které se často řídí standardy jako FIDIC, platí specifická pravidla pro uvolňování pozastávek (Clause 14.9) a možnost jejich nahrazení bankovní zárukou.

Naši specialisté pro Vás:

Díky naší síti ARROWS International řešíme denně smlouvy s mezinárodním prvkem a dokážeme ochránit vaše zájmy jak podle českého práva, tak v souladu s mezinárodními standardy.

Smluvní a procesní rizika u pozastávek

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Promlčení nároku na vyplacení pozastávky z důvodu nečinnosti po splnění podmínek. Ztráta celé zadržené částky.	Příprava nebo revize smluv o dílo s jasně definovanými milníky a proaktivním systémem notifikací. Potřebujete revizi smlouvy? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Neplatná nebo chybějící insolvenční doložka. V případě úpadku zhotovitele musíte vyplatit pozastávku insolvenčnímu správci bez záruky oprav.	Vyhotovení neprůstřelné smluvní dokumentace, která vás ochrání před riziky insolvence protistrany. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.
Vágně definované podmínky pro uvolnění pozastávky. Vznik drahých a zdlouhavých soudních sporů o to, zda nárok na doplacení vůbec vznikl.	Zastupování u soudů a správních orgánů. Máme rozsáhlé zkušenosti s řešením sporů ze smluv o dílo a ochráníme vaše finanční zájmy. Potřebujete zastoupení? Napište na office@arws.cz.
Záměrné maření splnění podmínek ze strany objednatele, který se snaží vyhnout platbě (např. odmítá převzít opravené vady).	Právní konzultace a strategie řízení sporů. Poradíme vám, jak postupovat a využít zákonné fikce splnění podmínky (§549 ObčZ) ve váš prospěch. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.

Jak vám v ARROWS pomůžeme

Jak je zřejmé, správa pozastávek není jen účetní operace. Je to komplexní disciplína na pomezí smluvního práva, daňových předpisů a finančního řízení, kde každá chyba může znamenat citelnou finanční ztrátu. V ARROWS k této problematice přistupujeme komplexně a nabízíme integrované služby, které ochrání vaše podnikání.

Naši experti pro vás zajistí:

• Přípravu a revizi smluv s precizně definovanými podmínkami a neprůstřelnými insolvenčními doložkami.
• Daňové poradenství pro zajištění souladu s legislativou a optimalizaci vašeho cash flow.
• Zastupování ve sporech u soudů i správních orgánů s cílem ochránit vaše finanční zájmy.
• Odborná školení pro vaše manažerské a finanční týmy, která jim pomohou předcházet rizikům.
• Vyhotovení právních stanovisek pro posouzení oprávněnosti vašich nároků a rizik.

V našem portfoliu je více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů. Zakládáme si na rychlosti, vysoké kvalitě a zkušenostech z dlouhodobé spolupráce s našimi klienty. Navíc umíme naše klienty propojovat, pokud mají zajímavé investiční nebo obchodní příležitosti. Rádi si poslechneme i váš byznysový nápad.

Ať už jste dodavatel chránící své cash flow, nebo objednatel vyžadující garanci kvality, správné nastavení pozastávek je klíčové. Spojte se s námi na office@arws.cz a získejte právní řešení na míru, které ochrání vaše finance a podpoří váš růst.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k účtování a danění pozastávek

1. Jaký je největší omyl, kterého se firmy u pozastávek dopouštějí?
   Mylně se domnívají, že jde jen o odloženou splatnost. Ve skutečnosti jde o podmíněný nárok, což má fatální dopady na promlčení. Pokud řešíte podobný problém, kontaktujte nás na office@arws.cz.
2. Musím odvést DPH z pozastávky, i když mi ji klient zaplatí až za 5 let?
   Ano, bez výjimky. Povinnost odvést DPH z celé částky vzniká ke Dni uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), nikoliv až dnem zaplacení. Pro detailní posouzení vaší situace nám napište na office@arws.cz.
3. Co mám dělat, když se blíží konec promlčecí lhůty a objednatel nereaguje na výzvy k zaplacení?
   Je nutné neprodleně jednat a podat žalobu k soudu, aby nedošlo k promlčení nároku. Samotná výzva běh promlčecí lhůty nestaví. Naši právníci jsou připraveni vám okamžitě pomoci – napište na office@arws.cz.
4. Naše firma je OSVČ a vedeme daňovou evidenci. Kdy daníme příjem z pozastávky?
   Příjem z pozastávky zahrnete do základu daně až v tom zdaňovacím období, ve kterém vám byla částka skutečně uhrazena. Potřebujete právní pomoc s daňovým nastavením? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
5. Může objednatel zadržet pozastávku kvůli smluvní pokutě, kterou mi udělil?
   Záleží na smluvním ujednání. Objednatel si však nemůže nárok na smluvní pokutu započíst jednostranně, pokud je tento nárok sporný. Neoprávněné zadržení pozastávky může vést k povinnosti platit úroky z prodlení. Pro posouzení vašeho případu se na nás obraťte na office@arws.cz.
6. Jaký je hlavní přínos tzv. insolvenční doložky ve smlouvě?
   Chrání vás jako objednatele. V případě úpadku zhotovitele se cena díla automaticky sníží o výši pozastávky, takže ji nemusíte platit do majetkové podstaty bez záruky protislužby. Pro přípravu takové smlouvy nás kontaktujte na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.