Právní audit interních IT směrnic a politik:

V dnešní digitální ekonomice představují interní IT směrnice páteř vaší firemní obrany. Jsou ale ty vaše dostatečně silné, aby odolaly tlaku nových regulací a kybernetických hrozeb? Tento článek vám poskytne konkrétní odpovědi na to, jak prostřednictvím důkladného právního auditu IT směrnic ochránit vaši firmu před drakonickými pokutami plynoucími z NIS2 a GDPR a minimalizovat rizika spojená s kybernetickou bezpečností.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Petr Hanzel, LL.M.", expert na dané téma.

Digitální transformace a její skrytá rizika: Proč vaše staré IT směrnice nestačí?

Moderní pracovní prostředí se za posledních několik let dramaticky proměnilo. Práce na dálku, masivní adopce cloudových služeb (SaaS, IaaS) a politika používání vlastních zařízení (BYOD) se staly standardem. Tyto trendy sice přinášejí flexibilitu a efektivitu, ale zároveň radikálně mění bezpečnostní a právní perimetr firmy. Hranice mezi bezpečnou interní sítí a vnějším světem se prakticky smazaly.

Mnoho společností se přesto spoléhá na falešný pocit bezpečí, který jim dávají zastaralé nebo příliš obecné IT politiky, často stažené jako univerzální šablona před lety. Tyto dokumenty však nereflektují ani aktuálně používané technologie, ani dynamicky se vyvíjející legislativu. V případě kontroly ze strany úřadů nebo po bezpečnostním incidentu jsou takové směrnice prakticky bezcenné a nemohou sloužit jako důkaz, že firma zavedla adekvátní opatření.

Mezi nejčastější a nejnebezpečnější slabiny patří neřízený přístup zaměstnanců k citlivým datům, absence jasných a vymahatelných pravidel pro práci z domova nebo nedostatečné zabezpečení soukromých zařízení připojených do firemní sítě. Každá z těchto mezer představuje otevřenou bránu pro kybernetické útoky, úniky dat a následné právní a finanční postihy.

Interní IT směrnice proto dnes nejsou jen technickým dokumentem, ale základním pilířem strategického řízení rizik. Právníci ARROWS pomáhají firmám identifikovat tato skrytá rizika a transformovat jejich interní pravidla z pasivních dokumentů na aktivní a efektivní nástroj ochrany. Pro úvodní konzultaci k vašim stávajícím směrnicím nás kontaktujte na office@arws.cz.

Nová éra regulace: Jste připraveni na NIS2 a přísnější GDPR?

Na české a evropské firmy dopadají dva klíčové legislativní tlaky, které vytvářejí bezprecedentní urgenci pro provedení důkladného právního auditu vašich IT pravidel. Ignorování těchto změn již není možností, ale přímou cestou k vážným finančním a reputačním ztrátám.

Zákon o kybernetické bezpečnosti (NIS2): Odpovědnost nově dopadá i na vedení firmy

Nový zákon o kybernetické bezpečnosti, který do českého práva implementuje evropskou směrnici NIS2, představuje revoluci v chápání odpovědnosti. Jeho působnost se dramaticky rozšiřuje z původních přibližně 400 subjektů na tisíce českých firem napříč klíčovými sektory. Mnoho společností si stále neuvědomuje, že od účinnosti zákona budou muset plnit nové, přísné povinnosti.

Nejzásadnější změnou je zavedení přímé a osobní odpovědnosti managementu. Zákon explicitně stanoví, že jednatelé a členové představenstva jsou osobně odpovědní za schválení, zavedení a dohled nad opatřeními kybernetické bezpečnosti. Zanedbání těchto povinností je nově považováno za porušení péče řádného hospodáře a otevírá dveře k bezprecedentním sankcím.

Mezi konkrétní hrozby patří:

• Finanční pokuty pro společnost: Sankce mohou dosáhnout výše až 250 milionů Kč nebo 2 % z celosvětového čistého obratu skupiny, podle toho, která částka je vyšší.
• Osobní postih managementu: Vedení firmy může čelit dočasnému zákazu výkonu funkce až na tři roky a osobnímu ručení za škodu způsobenou společnosti, například za uhrazenou pokutu.
• Povinné školení: Nový zákon také zavádí povinnost pro členy vedení pravidelně a prokazatelně se školit v oblasti kybernetické bezpečnosti, aby byli schopni činit informovaná rozhodnutí. Neznalost neomlouvá.

ARROWS poskytuje certifikovaná odborná školení pro vedení firem, která splňují zákonné požadavky a pomáhají managementu pochopit nová rizika a povinnosti. Potřebujete proškolit váš management? Spojte se s námi na office@arws.cz.

GDPR pět let poté: Jsou vaše data skutečně v bezpečí?

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) již není novinkou, ale zavedenou realitou. Po více než pěti letech jeho platnosti zesílily kontroly ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) a udělené pokuty jsou reálné a často velmi vysoké. Případ společnosti Avast, která obdržela pokutu 351 milionů Kč za neoprávněný prodej dat o uživatelích, nebo pokuta pro polikliniku za selhání procesů po kybernetickém útoku jasně ukazují, že úřady neváhají zasáhnout.

Soulad s GDPR se přímo promítá do vašich interních IT směrnic. Právě tyto dokumenty musí definovat konkrétní technická a organizační opatření, která prokazatelně chrání osobní údaje. Jedná se například o pravidla pro uchovávání a mazání dat (politika retence), detailní správu přístupových práv, zabezpečení databází, šifrování a ochranu dat při přenosu.

Nevíte si s daným tématem rady?

FAQ – Právní tipy k GDPR a IT

1. Musí naše IT směrnice řešit GDPR?
Jednoznačně ano. Musí definovat technická a organizační opatření, která prokazatelně chrání osobní údaje, a slouží jako klíčový důkazní prostředek při kontrole. Pro revizi vašich směrnic z pohledu GDPR nám napište na office@arws.cz.

2. Co když data zpracovává náš dodavatel (např. cloudová služba)?
Odpovědnost stále nesete vy jako správce. Musíte mít řádně nastavenou zpracovatelskou smlouvu a ověřit technické a organizační zabezpečení dodavatele. Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Následující tabulka shrnuje největší regulatorní hrozby a ukazuje, jak vám můžeme pomoci je efektivně řešit.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Pokuta dle NIS2 až 250 mil. Kč za nesplnění povinností.	Příprava kompletní bezpečnostní dokumentace v souladu se zákonem o kybernetické bezpečnosti.
Osobní odpovědnost jednatele za škodu a zákaz výkonu funkce.	Právní konzultace a nastavení procesů, které prokazatelně chrání management před osobním postihem. Potřebujete právní ochranu pro vedení firmy? Napište na office@arws.cz.
Pokuta dle GDPR až 20 mil. EUR za nedostatečné zabezpečení dat.	Vyhotovení interních směrnic na ochranu osobních údajů a revize stávajících IT politik dle požadavků GDPR. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.
Únik citlivých dat kvůli chybě zaměstnance.	Odborná školení pro zaměstnance včetně certifikátu, která prokazatelně zvyšují povědomí a snižují riziko lidského selhání. Chcete proškolit svůj tým? Spojte se s námi na office@arws.cz.

Právní audit IT směrnic v praxi: Jak ARROWS promění vaše slabiny v pevnost

Právní audit IT směrnic není jen formální kontrolou dokumentů. Je to strukturovaný proces, který odhalí vaše slabá místa, navrhne funkční řešení a pomůže vám je uvést do praxe. V ARROWS postupujeme systematicky ve třech klíčových fázích, abychom zajistili, že výsledek bude nejen právně neprůstřelný, ale i prakticky použitelný.

Fáze 1 – Analýza a identifikace rizik: Kde se skrývají vaše slabá místa?

Prvním krokem je hloubková analýza. Shromáždíme a pečlivě zrevidujeme veškerou vaši existující dokumentaci – od pracovního řádu přes specifické IT politiky až po směrnice o home office nebo pravidla pro nakládání s daty.

Naši právníci však nehodnotí dokumenty izolovaně. Klíčové je pochopit kontext vašeho podnikání. Analyzujeme vaše obchodní procesy, používané technologie (včetně cloudových služeb a externích aplikací) a specifická rizika spojená s vaším odvětvím. Cílem je vytvořit detailní „mapu rizik“, která přesně ukáže, kde se skrývají vaše největší právní a bezpečnostní zranitelnosti.

Fáze 2 – Návrh řešení a revize dokumentace: Tvorba pravidel na míru

Na základě zjištění z analytické fáze připravíme konkrétní a srozumitelná doporučení. Následně vypracujeme nové nebo novelizujeme stávající klíčové dokumenty, aby plně odpovídaly aktuální legislativě a vaší provozní realitě. Mezi nejdůležitější patří:

• Bezpečnostní politika pro používání IT (Acceptable Use Policy): Jasně definuje, co je a co není povoleno při práci s firemními systémy.
• Směrnice pro práci na dálku a BYOD: Stanovuje bezpečné postupy pro home office a používání soukromých zařízení.
• Plán reakce na kybernetické incidenty (Incident Response Plan): Detailní postup, jak reagovat v případě útoku, aby se minimalizovaly škody a splnily ohlašovací povinnosti.
• Politika správy hesel a přístupových práv: Zajišťuje, aby k datům měli přístup pouze oprávnění uživatelé na principu „need-to-know“.

Fáze 3 – Implementace a školení: Od papíru k reálné ochraně

Nejlepší směrnice je k ničemu, pokud zůstane zapomenutá v šuplíku a zaměstnanci ji neznají nebo nedodržují. Právní zranitelnost často vzniká právě v mezeře mezi dokumentací a realitou. Proto je třetí fáze klíčová pro skutečnou ochranu vaší firmy.

Pomůžeme vám s efektivní implementací nových pravidel, včetně jejich komunikace napříč firmou. Hlavní součástí této fáze je však poskytování certifikovaných školení pro zaměstnance i management. Tímto způsobem nejen zajistíme, že všichni rozumí novým pravidlům a jejich důležitosti, ale také získáte prokazatelný důkaz o splnění zákonných povinností v oblasti zvyšování povědomí o kybernetické bezpečnosti.

Naši experti na dané téma:

Od pravidel k principům: Jak audit posiluje vaši firemní kulturu

Právní audit IT směrnic je často vnímán jako nutné zlo – čistě obranný mechanismus proti pokutám. Tento pohled je však příliš úzký. Správně provedený audit a následná implementace srozumitelných pravidel mohou být silným katalyzátorem pro pozitivní změnu vaší firemní kultury. Nejde jen o to, co musíte, ale o to, kým se jako firma chcete stát.

Jasně definovaná, spravedlivá a transparentně komunikovaná pravidla budují základní kámen každé zdravé organizace – důvěru. Když zaměstnanci chápou, proč určitá bezpečnostní opatření existují (např. že chrání nejen firmu, ale i jejich pracovní místa a osobní údaje klientů), je mnohem pravděpodobnější, že je přijmou za své a budou je aktivně dodržovat. Tím se snižuje riziko tzv. „stínového IT“ (používání neschválených aplikací) a lidských chyb.

Dobře nastavené směrnice navíc jasně vymezují role a odpovědnosti. Každý zaměstnanec ví, co se od něj očekává při práci s daty a technologiemi. To posiluje pocit osobní odpovědnosti a přispívá k vytvoření kultury sdílené bezpečnosti, kde ochrana informací není jen úkolem IT oddělení, ale společným cílem všech.

V neposlední řadě, moderní, bezpečné a transparentní pracovní prostředí s jasnými pravidly je klíčovým faktorem pro přilákání a udržení špičkových talentů. Zejména pro mladší generace a specialisty v IT sektoru je pozitivní firemní kultura často důležitější než výše platu.

Investice do právního auditu a srozumitelných pravidel je tak zároveň investicí do vaší značky zaměstnavatele a vaší dlouhodobé konkurenceschopnosti.

Monitoring zaměstnanců a mezinárodní přenosy dat: Dvě oblasti vyžadující maximální obezřetnost

V rámci auditu IT směrnic existují dvě zvláště komplexní a rizikové oblasti, kde i malá chyba může vést k závažným právním následkům. Vyžadují hlubokou odbornost a pečlivé nastavení pravidel, aby byla zajištěna ochrana firmy bez porušení práv zaměstnanců nebo mezinárodních předpisů.

Hranice kontroly: Co smíte a nesmíte sledovat dle zákoníku práce?

Monitoring aktivit zaměstnanců je citlivé téma, které se stalo ještě relevantnějším s nárůstem práce na dálku. Zaměstnavatelé mají legitimní zájem na ochraně svého majetku a kontrole efektivity práce, ale tato kontrola má přísné zákonné limity. Ustanovení § 316 zákoníku práce jasně říká, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze jeho činnosti narušovat soukromí zaměstnance na pracovišti a ve společných prostorách.

To znamená, že jakýkoli monitoring (sledování e-mailů, historie prohlížeče, používání firemních zařízení) musí být přiměřený, odůvodněný a zaměstnanci o něm musí být předem a transparentně informováni. Skryté sledování je až na výjimečné případy nezákonné. Navíc je nutné všechna opatření posoudit i z pohledu GDPR, jelikož se jedná o zpracování osobních údajů zaměstnanců.

ARROWS vám pomůže nastavit pravidla monitoringu tak, aby byla v souladu se zákoníkem práce i GDPR, efektivně chránila váš majetek a zároveň nepřiměřeně nezasahovala do soukromí zaměstnanců, čímž předejdete zbytečným soudním sporům. Potřebujete právní pomoc s nastavením monitoringu? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Vaše data v globálním cloudu: Zajištění souladu při přenosu dat mimo EU

Využíváte služby jako Microsoft 365, Google Workspace, AWS, Salesforce nebo jiné globální cloudové platformy? Pak s vysokou pravděpodobností předáváte osobní údaje mimo Evropskou unii, nejčastěji do Spojených států. GDPR stanovuje pro takové předávání velmi přísná pravidla. Základním principem je, že úroveň ochrany dat musí „cestovat“ spolu s nimi i za hranice EU.

Toho lze dosáhnout několika právními mechanismy, nejčastěji prostřednictvím tzv. standardních smluvních doložek (Standard Contractual Clauses – SCCs), které se stávají součástí smlouvy s poskytovatelem služby. Jejich pouhé podepsání však nestačí. Po přelomovém rozsudku Soudního dvora EU (známém jako Schrems II) je každá firma povinna provést a zdokumentovat vlastní posouzení dopadů přenosu (Transfer Impact Assessment – TIA) a případně přijmout doplňková opatření k zajištění bezpečnosti dat.

Tato problematika je právně i technicky velmi náročná. Díky naší deset let budované mezinárodní síti ARROWS International denně řešíme přeshraniční přenosy dat a pomáháme klientům legálně a bezpečně využívat globální technologie bez rizika konfliktu s evropskými regulátory.

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nezákonný monitoring zaměstnanců vedoucí k soudním sporům a pokutám.	Příprava interní směrnice o monitoringu, která je v souladu se zákoníkem práce a GDPR.
Protiprávní přenos dat do třetích zemí (např. USA) přes cloudové služby.	Příprava smluvní dokumentace (SCCs) a posouzení dopadů na přenos (TIA), které legalizují datové toky. Potřebujete vyřešit mezinárodní přenosy dat? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Ztráta klíčových dat kvůli nedostatečnému zálohování nebo chybějícímu plánu obnovy.	Právní revize a nastavení smluv s IT dodavateli tak, aby garantovali potřebnou úroveň zálohování a obnovy (BCP/DRP). Zastupujeme klienty při vyjednávání s dodavateli – napište na office@arws.cz.
Zneužití přístupových práv bývalým zaměstnancem.	Vyhotovení směrnice pro řízení přístupů (IAM) a implementace procesů pro okamžité odebírání oprávnění při odchodu (offboarding). Získejte právní řešení na míru na office@arws.cz.

Investice, která se vrací: Proč je právní audit strategickým krokem pro váš růst

Pohled na potenciální sankce je jednoznačný: náklady na proaktivní právní audit a implementaci nápravných opatření představují pouhý zlomek finančních ztrát, které může způsobit jediný úspěšný kybernetický útok nebo kontrola ze strany dozorového úřadu. Nejde však jen o odvrácení hrozeb. Důkladný právní audit je strategickou investicí, která přináší měřitelné výhody a podporuje udržitelný růst vašeho podnikání.

Shrňme si klíčové přínosy:

• Minimalizace rizik: Audit vás chrání nejen před likvidačními pokutami, ale především před novou hrozbou osobní odpovědnosti managementu, která může zasáhnout i osobní majetek vedoucích pracovníků.
• Zvýšení provozní efektivity: Jasná, srozumitelná a jednotná pravidla zjednodušují interní procesy, snižují nejistotu u zaměstnanců a umožňují rychlejší a bezpečnější zavádění nových technologií.
• Posílení důvěryhodnosti: Prokazatelný soulad s nejnovější legislativou (NIS2, GDPR) je silnou konkurenční výhodou. Zvyšuje vaši důvěryhodnost při jednání s obchodními partnery, investory, pojišťovnami i klíčovými zákazníky, pro které je bezpečnost dat stále důležitějším kritériem.

V ARROWS se opíráme o dlouholeté zkušenosti z poskytování služeb pro více než 150 akciových společností a 250 společností s ručením omezeným. Rozumíme potřebám byznysu a zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě našich služeb. Nejsme jen externími poradci; vnímáme se jako strategičtí partneři našich klientů. Rádi propojujeme firmy se zajímavými obchodními příležitostmi a nasloucháme inovativním podnikatelským nápadům.

Nečekejte, až vás kontrola nebo kybernetický incident donutí jednat pod tlakem. Buďte o krok napřed. Pro komplexní právní audit vašich IT směrnic a zajištění klidu pro vaše podnikání i pro vás osobně se na nás neváhejte obrátit na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k auditu IT směrnic

1. Jak dlouho právní audit IT směrnic trvá a co všechno od nás budete potřebovat?
Doba trvání závisí na velikosti firmy a komplexitě jejích procesů, ale obvykle se pohybuje v řádu několika týdnů. Pro efektivní start budeme potřebovat přístup k vašim stávajícím interním předpisům (pokud existují) a zajištění součinnosti klíčových osob z IT, HR a vedení společnosti pro úvodní konzultace. 

2. Už máme nějaké IT směrnice stažené z internetu. Nestačí to?
Obecné šablony nikdy nemohou postihnout specifika vaší firmy, používané technologie, konkrétní datové toky a unikátní rizika vašeho oboru. Často obsahují právní nepřesnosti nebo jsou v rozporu s českou legislativou. V případě problému neposkytují reálnou ochranu a mohou vytvořit falešný pocit bezpečí. Pro řešení na míru se obraťte na naše specialisty na office@arws.cz.

3. Je audit jednorázová záležitost, nebo je potřeba ho opakovat?
Audit by měl být chápán jako začátek nepřetržitého procesu. Legislativa i technologie se neustále vyvíjejí. Doporučujeme provést komplexní audit každé 2-3 roky a menší, cílené revize při každé významné změně – například při zavedení nového CRM systému, vstupu na zahraniční trh nebo po zásadní změně zákona.

4. Kolik takový audit stojí? Je to pro naši firmu finančně únosné?
Cena je vždy individuální a odvíjí se od rozsahu práce. Vždy však představuje zlomek potenciálních sankcí, nákladů na řešení bezpečnostního incidentu a reputačních škod. Vnímáme ji jako strategickou investici do bezpečnosti a stability vašeho podnikání, která se mnohonásobně vrací v podobě odvrácených rizik. Pro individuální cenovou nabídku nám napište na office@arws.cz.

5. Naše firma působí jen v Česku, týkají se nás mezinárodní pravidla?
Ano, s vysokou pravděpodobností ano. Pokud používáte mezinárodní cloudové služby (např. Microsoft, Google, AWS), software jako službu (SaaS) od zahraničního dodavatele nebo máte obchodní partnery mimo EU, pravděpodobně předáváte osobní údaje do třetích zemí a musíte splnit přísné podmínky GDPR pro mezinárodní přenosy. 

6. Jak přesvědčím vedení o nutnosti této investice?
Klíčovými argumenty jsou nová, přímá a osobní odpovědnost vedení dle zákona o kybernetické bezpečnosti, hrozba likvidačních pokut a fakt, že audit posiluje důvěryhodnost firmy v očích partnerů a zákazníků. Investice do prevence je vždy násobně levnější než řešení následků. Rádi vám připravíme stručné a jasné podklady pro vaši interní prezentaci. Spojte se s námi na office@arws.cz.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.