Soudní spory - jak mají postupovat zaměstnanci

Hrozí vaší společnosti soudní spor? V takovém okamžiku se vaši zaměstnanci stávají buď nejcennějším aktivem, nebo největším rizikem. Jejich jednání, komunikace a schopnost nakládat s firemními daty může rozhodnout o úspěchu či neúspěchu v celém řízení. V tomto článku získáte konkrétní, okamžitě použitelné pokyny pro management, právní oddělení a HR: od nařízení Litigation Hold pro ochranu firemních dat až po přípravu klíčových lidí na svědeckou výpověď.

Potřebujete s tématem poradit? Obraťte se na advokátní kancelář ARROWS na e-mail office@arws.cz nebo telefon +420 245 007 740. Váš dotaz rád zodpoví "Mgr. Jan Pavlík", expert na dané téma.

Fáze nula: Okamžitá reakce na hrozbu sporu

Co musíte udělat ještě předtím, než je podána žaloba? Výsledek soudního sporu se z velké části rozhoduje právě v této "fázi nula" – v kritickém období mezi vznikem konfliktu a formálním zahájením řízení. Kroky, které v této fázi podniknete, nebo naopak opomenete, mají často nevratný dopad na vaši šanci na úspěch.

Prvním a absolutně klíčovým pokynem je okamžité zavedení tzv. „Litigation Hold“. Jde o formální, prokazatelný pokyn všem relevantním zaměstnancům a IT oddělení k zastavení jakéhokoliv mazání relevantních dat. To zahrnuje e-maily, dokumenty, data z interních systémů, záznamy z chatů a databáze.

Nejde jen o to, že by zaměstnanec něco úmyslně smazal. Mnohem větší hrozbou v korporátním prostředí jsou automatizované procesy – rutinní mazání starých e-mailů, promazávání serverů nebo automatická archivace. Pokyn "nic nemažte" proto musí směřovat hlavně na IT oddělení, které musí tyto automatické politiky pro konkrétní uživatele a data ihned pozastavit.

Pokud tak neučiníte, vystavujete se obrovskému riziku. V právní praxi se tomu říká spoliation of evidence neboli zničení důkazů. I neúmyslné smazání dat, kterému jste mohli zabránit, může vést k fatálním následkům. Soud může dojít k závěru, že zničené důkazy by byly pro vaši firmu nepříznivé, což může vést k finančním sankcím nebo k přímé prohře celého sporu.

Právníci ARROWS vám pomohou okamžitě implementovat právní a technický proces „Litigation Hold“. Připravíme interní směrnici šitou na míru vaší firmě, která vás před těmito riziky ochrání. Pro okamžité řešení vaší situace nám napište na office@arws.cz.

Tabulka rizik: Co hrozí při zničení důkazů zaměstnancem

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nepříznivý soudní nález (adverse inference), kdy soud předpokládá, že zničené důkazy byly pro vás nevýhodné.	Právní analýza důkazní situace – identifikujeme, co je třeba zachovat a jak. Chcete analyzovat svá rizika? Napište na office@arws.cz.
Finanční sankce nebo pokuty uložené soudem za maření důkazů (tzv. spoliation).	Příprava interní směrnice pro Litigation Hold a odborné školení pro klíčové zaměstnance. Potřebujete připravit směrnici? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Prohra celého sporu jen kvůli formální chybě v nakládání s daty, bez ohledu na sílu vašich argumentů.	Zastupování u soudů a správních orgánů – převezmeme za vás řízení důkazů. Naši právníci jsou připraveni vás zastoupit – napište na office@arws.cz.

Mlčenlivost je základ: Jak nastavit interní komunikaci?

Proč je ticho (mimo oficiální kanály) zlatem? Jakmile se ve firmě objeví informace o hrozícím sporu, zaměstnanci o ní nevyhnutelně začnou mluvit. To může vést k únikům informací, poškození reputace u klientů nebo k tomu, že protistrana získá neocenitelný vhled do vaší obranné strategie.

Klíčovým pokynem pro zaměstnance je proto povinnost mlčenlivosti. Musí dostat jasný pokyn, že o sporu, jeho detailech, interních jednáních nebo strategii nesmí mluvit s nikým – ani s kolegy, kteří nejsou přímou součástí týmu, a už vůbec ne externě (rodina, sociální sítě, bývalí kolegové, novináři).

Tato povinnost vychází z obecné povinnosti loajality nejednat v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele  a měla by být specifikována v dohodách o mlčenlivosti (NDA). Ačkoliv nelze v pracovní smlouvě sjednat přímou smluvní pokutu za porušení, může takové jednání vést k náhradě škody a v krajním případě k ukončení pracovního poměru.

Pozor, absolutní zákaz mluvit je právně nebezpečný. Co když zaměstnanec odhalí nelegální jednání ze strany firmy? Moderní interní směrnice nesmí být v rozporu s ochranou oznamovatelů (whistleblowing). Pokyn by tedy neměl znít "mlčte o všem", ale: "O strategii sporu komunikujte výhradně s našimi právními zástupci. Pokud máte podezření na protiprávní jednání, využijte k tomu určený interní oznamovací systém."

Správné nastavení interní komunikace je klíčové. Naši právníci pro vás připraví interní pokyny pro komunikaci, revidují vaše dohody o mlčenlivosti a pomohou nastavit interní oznamovací systém v souladu se zákonem. Neváhejte se obrátit na naši kancelář – office@arws.cz.

FAQ – Právní tipy k mlčenlivosti ve sporu

1. Co když se zaměstnanec o sporu zmíní na soukromém Facebooku?

I soukromý příspěvek může být považován za porušení mlčenlivosti, pokud poškodí oprávněné zájmy firmy. Důrazně to nedoporučujeme a mělo by to být zahrnuto v interním školení. Řešíte únik informací? Kontaktujte nás ihned na office@arws.cz.

2. Můžeme zaměstnancům zakázat mluvit o sporu v kuchyňce?

Můžete (a měli byste) vydat pokyn, že se jedná o důvěrnou firemní informaci. Jakékoli šíření, i interní, dramaticky zvyšuje riziko úniku a může být považováno za porušení pracovních povinností. Potřebujete nastavit pravidla komunikace? Napište nám na office@arws.cz.

3. Co když zaměstnanec mluví s novináři?

Zaměstnanci musí být instruováni, aby veškerou komunikaci s médii okamžitě přesměrovali na určenou osobu (tiskového mluvčího nebo právníka ARROWS) a sami nic nekomentovali. Chcete připravit krizový komunikační plán? Spojte se s námi na office@arws.cz.

Když je zaměstnanec svědek: Příprava, nebo ovlivňování?

Jak eticky připravit zaměstnance na svědeckou výpověď? Pro management je klíčové, aby jejich zaměstnanci u soudu podali co nejpřesnější a nejvěrohodnější výpověď. Je přirozené, že soudy zkoumají věrohodnost svědka-zaměstnance, protože mohou předpokládat jeho určitou zaujatost vůči zaměstnavateli.

Je třeba striktně rozlišovat mezi legální přípravou a nelegálním ovlivňováním. Příprava znamená, že advokát se svědkem projde fakta, pomůže mu osvěžit si paměť, vysvětlí mu proces výslechu a naučí ho odpovídat pravdivě a přesně. Ovlivňování je nařizování, co má svědek říkat, nebo nabízení odměny za "správnou" výpověď.

Cílem přípravy není vytvořit "dokonalý" příběh. Cílem je zajistit, aby zaměstnanec nebyl v soudní síni zaskočen, nebál se a aby jeho (pravdivá) výpověď nebyla zbytečně poškozena nervozitou nebo špatnou formulací. Profesionální příprava vedená externím advokátem zahrnuje i simulovaný křížový výslech , který svědka naučí, že odpovědi "nevím" nebo "nepamuji si" jsou v pořádku, pokud jsou pravdivé. To jeho věrohodnost buduje, nikoli ničí.

Naši právníci se specializují na tzv. "witness preparation". Poskytujeme odborná školení pro zaměstnance, kteří mají svědčit. Tím zajistíme, že jejich výpověď bude věrohodná, fakticky správná a nepoškodí vaši pozici. Objednejte si školení pro své klíčové svědky na office@arws.cz.

Musí se zaměstnanec dostavit k soudu? A kdo to zaplatí?

Toto je jedna z nejčastějších praktických otázek pro HR a finanční oddělení. Pokud je zaměstnanec předvolán soudem jako svědek (ať už ve věci týkající se firmy, nebo v úplně jiné), jedná se o překážku v práci z důvodu obecného zájmu (§ 200 Zákoníku práce).

Zaměstnavatel je povinen poskytnout mu pracovní volno v nezbytně nutném rozsahu. Klíčová informace pro vás: Toto volno je ze zákona bez náhrady mzdy ze strany zaměstnavatele.

Zaměstnanec má nárok na náhradu ušlého výdělku, tzv. svědečné, které mu vyplácí soud (nebo jiný orgán, který ho předvolal). V praxi to pro vaše HR oddělení znamená jediné: musíte zaměstnanci na vyžádání vydat "Potvrzení zaměstnavatele" o jeho průměrném hrubém hodinovém výdělku. Samotnou výplatu, zdanění a odvody už řeší soud.

Pracovněprávní aspekty soudních sporů mohou být matoucí. Řešíte, jak správně postupovat při uvolňování zaměstnanců nebo výpočtu náhrad? Naši právníci jsou připraveni vám pomoci – napište na office@arws.cz.

Mezinárodní spory: Když svědčí zaměstnanec ze zahraničí

Jak zajistit důkazy z vaší pobočky v Maďarsku nebo Polsku? V globalizované ekonomice je běžné, že klíčoví svědci, data nebo know-how sídlí v zahraničních pobočkách. Soudní řízení v České republice přitom probíhá v češtině a veškeré důkazy musí být úředně přeloženy.

Získání svědecké výpovědi od zaměstnance v jiném státě EU vyžaduje formální proces přeshraniční právní pomoci a tzv. dožádání. Právě zde se ukazuje síla naší mezinárodní sítě.

Soudní spory s mezinárodním prvkem jsou naší denní praxí. Díky deset let budované síti ARROWS International jsme schopni efektivně zajistit důkazy, provést eDiscovery nebo koordinovat výslechy svědků napříč jurisdikcemi. 

Zatímco jiná kancelář by studovala, jak požádat o výslech v Maďarsku, právníci ARROWS zvednou telefon a zavolají kolegovi ze své sítě, který zná místní postup. To šetří měsíce času a tisíce eur nákladů. Potřebujete řešit přeshraniční spor? Spojte se s námi na office@arws.cz.

Sběr dat pro soud: Co je eDiscovery a jak do něj zapojit zaměstnance?

Od "nic nemažte" k "přesně toto nám vydejte". Poté, co jste pomocí Litigation Hold zajistili, že se data nemažou, přichází druhá fáze: eDiscovery. Tento termín (Electronic Discovery) označuje formální proces identifikace, sběru, analýzy a produkce elektronicky uložených informací (ESI) pro soudní řízení.

Nestačí, aby zaměstnanec "něco přeposlal e-mailem". Sběr dat pro soudní účely musí probíhat forenzním způsobem, který zachovává metadata (kdo, kdy a co vytvořil nebo upravil) a zajišťuje, že data nebyla zmanipulována, často formou tzv. forenzní bitové kopie.

Zaměstnanci musí být instruováni, aby plně spolupracovali, zpřístupnili svá firemní zařízení (PC, telefony) a e-mailové schránky právníkům nebo určenému forenznímu týmu.

Největší právní minou jsou data na soukromých zařízeních (BYOD – Bring Your Own Device). Má firma právo na přístup k firemním datům na osobním telefonu zaměstnance? Bez předchozího souhlasu nebo jasné interní směrnice je to extrémně riskantní. Proto musí být vaše firma připravena ještě před sporem.

Proces eDiscovery je technicky i právně náročný. Naši právníci ve spolupráci s forenzními experty zajistí kompletní proces sběru dat tak, aby byl použitelný u soudu. Připravíme pro vás také interní směrnice, včetně pravidel pro BYOD, které ochrání vaše data. Potřebujete právní pomoc se sběrem důkazů? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Chyby v řízení zaměstnanců během sporu

Rizika a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nekooperující nebo "hostilní" zaměstnanec , který odmítá spolupracovat nebo aktivně sabotuje přípravu.	Právní konzultace a strategie pro řešení problematických zaměstnanců. Máte problémového zaměstnance? Napište na office@arws.cz.
Zaměstnanec poškodí firmu nepravdivou nebo neobratnou svědeckou výpovědí  z důvodu nervozity nebo nepochopení.	Odborné školení "witness preparation" pro klíčové svědky. Potřebujete připravit svědky? Objednejte si školení na office@arws.cz.
Porušení mlčenlivosti o strategii sporu , které poskytne protistraně výhodu nebo poškodí reputaci firmy.	Vyhotovení interních směrnic o mlčenlivosti a krizové komunikaci. Chcete ochránit své informace? Kontaktujte nás na office@arws.cz.
Formální chyby v doručování nebo v pracovněprávních dokumentech (např. u výpovědi), které vedou k neplatnosti.	Příprava a revize veškeré právní dokumentace (výpovědi, dohody). Potřebujete připravit dokumenty? Kontaktujte nás na office@arws.cz.

Proč svěřit řízení sporu a zaměstnanců právníkům ARROWS?

Váš byznys partner ve sporu. Chápeme, že pracovněprávní spory nejsou jen o paragrafech. Představují obrovskou zátěž pro management, odčerpávají čas klíčových lidí a mohou narušit morálku v týmu. I "vyhraný" spor je drahý, pokud trvá příliš dlouho.

Naší filozofií je, že nejlepší spor je ten, který vůbec nezačne. Naše zkušenosti jsou postavené na dlouhodobých službách pro rozsáhlé portfolio klientů – staráme se o více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů. Zakládáme si na rychlosti, vysoké kvalitě a hlubokém pochopení byznysu.

Nejsme jen právníci. Umíme klienty propojit mezi sebou, pokud mají zajímavé investiční nebo obchodní příležitosti. Rádi si poslechneme i váš podnikatelský nápad.

Pokud čelíte hrozbě sporu nebo chcete svou firmu preventivně připravit, svěřte se do péče expertů, kteří rozumí právu i vašemu byznysu. Pro komplexní právní řešení na míru nás kontaktujte na office@arws.cz.

FAQ – Nejčastější právní dotazy k soudním sporům a zaměstnancům

1. Co dělat, když klíčový zaměstnanec (svědek) dá výpověď uprostřed sporu?

I jako bývalý zaměstnanec má stále zákonnou povinnost svědčit, pokud je soudem předvolán. Klíčové je zajistit, aby jeho odchod proběhl korektně a aby nebyl motivován firmu poškodit. Stále ho může vázat smluvní mlčenlivost sjednaná po dobu trvání pracovního poměru. Pokud řešíte odchod klíčového zaměstnance v citlivé situaci, kontaktujte nás na office@arws.cz.

2. Můžeme zaměstnance postihnout za to, že u soudu vypovídal "špatně" nebo v náš neprospěch?

V žádném případě. Svědek má zákonnou povinnost vypovídat pravdu. Jakýkoli postih (např. výpověď) za obsah svědecké výpovědi by byl s největší pravděpodobností neplatný. Jediná cesta je prevence – tedy kvalitní etická příprava (witness preparation), která zajistí, že svědek mluví k věci a pravdivě. Pokud řešíte tuto situaci, obraťte se na nás na office@arws.cz.

3. Jaký je postup, pokud zaměstnanec odmítá spolupracovat na eDiscovery (např. odmítá vydat firemní telefon)?

Firemní zařízení (telefon, notebook) je majetkem zaměstnavatele a zaměstnanec je povinen ho na pokyn vydat k servisní či jiné kontrole. Odmítnutí může být posouzeno jako závažné porušení pracovních povinností a vést až k okamžitému zrušení pracovního poměru.

4. Naše data jsou uložena na cloudu v Irsku, ale spor vedeme v ČR. Je to problém?

Je to komplikace, nikoli nepřekonatelný problém. Spadá to do oblasti mezinárodního eDiscovery a pravidel GDPR. Sběr těchto dat vyžaduje specifický právní postup, aby byly důkazy v ČR použitelné. Díky naší síti ARROWS International máme s přeshraničním sběrem dat bohaté zkušenosti. Pokud řešíte mezinárodní eDiscovery, kontaktujte nás na office@arws.cz.

5. Může zaměstnavatel nařídit zaměstnanci, co přesně má říkat?

Absolutně ne. Takové jednání se blíží trestnému činu ovlivňování svědka. Legální je pouze etická příprava – pomoc svědkovi, aby si vzpomněl na fakta, rozuměl otázkám, mluvil k věci, pravdivě a nebyl zaskočen procesem. 

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.