AML povinnosti při zakládání firmy

Zakládání nové společnosti je vzrušující krok, který však přináší řadu právních povinností. Jednou z klíčových oblastí, kterou nesmíte podcenit, jsou AML povinnosti – opatření proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Tento článek vám objasní, kdy a proč musíte komunikovat s notářem, jaké dokumenty připravit a co očekávat, abyste se vyhnuli vysokým pokutám.

Autor článku: ARROWS advokátní kancelář (JUDr. Jakub Dohnal, Ph.D., LL.M., office@arws.cz, +420 245 007 740)

Kdo je "povinná osoba" a proč se vás to týká při zakládání firmy?

Zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, známý jako AML zákon, definuje takzvané „povinné osoby“. Jedná se o subjekty, které musí dodržovat specifické povinnosti v boji proti praní špinavých peněz a financování terorismu. Mezi tyto povinné osoby nepatří pouze banky a finanční instituce, ale také široká škála nefinančních subjektů. Konkrétně se jedná o jedenáct kategorií, včetně těch, kteří se podílejí na zakládání právnických osob nebo svěřenských fondů.

Notáři jsou v tomto kontextu výslovně uvedeni jako povinné osoby v § 27 AML zákona. To znamená, že při každém zakládání firmy, které probíhá prostřednictvím notářského zápisu, se notář stává subjektem podléhajícím těmto přísným pravidlům. Zakládání právnických osob je explicitně definováno jako činnost, která podléhá AML povinnostem.

Cílem těchto opatření je zabránit zneužití nově založených entit k nelegálním aktivitám, jako je legalizace výnosů z trestné činnosti, a zajistit maximální transparentnost vlastnických struktur. Právě při zakládání firmy se tak stáváte „klientem“ povinné osoby, tedy notáře, a proto se na vás vztahují veškeré AML požadavky.

Je důležité si uvědomit, že definice povinných osob v AML zákoně je mnohem širší, než se na první pohled může zdát. Zahrnuje například i podnikatele, kteří provádějí hotovostní transakce nad 10 000 EUR, a řadu dalších sektorů, jako jsou realitní makléři, účetní, daňoví poradci nebo poskytovatelé sídel. To naznačuje, že AML povinnosti nekončí pouhým založením firmy. Mnoho společností se stane povinnou osobou i ve svém dalším podnikání, aniž by si to plně uvědomovaly. 

Tento široký záběr zákona znamená, že riziko nedodržení AML pravidel je trvalé a může se objevit v různých fázích podnikání. To vede k potřebě komplexního a průběžného řešení AML compliance, nikoli pouze jednorázového splnění při založení.

Advokátní kancelář ARROWS vám pomůže posoudit, zda se na vás AML zákon vztahuje, a v jakém rozsahu, a zajistí vám právně i prakticky funkční systém, který vás ochrání před riziky včetně pokut či reputační újmy.

Notář jako klíčový partner v AML procesu: Co od něj očekávat?

Notáři hrají nezastupitelnou roli v procesu zakládání společností, a to i z pohledu AML zákona. Jsou ze zákona povinnými osobami a mají specifické povinnosti, zejména v souvislosti s identifikací klienta a zjišťováním skutečného majitele. Při sepisování zakladatelských listin nebo společenských smluv pro nově zakládané právnické osoby je notář povinen provést důkladnou identifikaci a kontrolu klienta.

AML zákon rovněž umožňuje takzvanou „zprostředkovanou identifikaci“, kterou může provést notář nebo kontaktní místo veřejné správy, jako je CzechPoint. Tato identifikace je sepsána jako veřejná listina a obsahuje klíčové identifikační údaje klienta a účel identifikace. Zprostředkovaná identifikace může výrazně zjednodušit proces pro klienta, protože ji pak může převzít jiná povinná osoba (například banka), aniž by musela provádět identifikaci znovu.

Ačkoli notář provede tuto zprostředkovanou identifikaci, je důležité si uvědomit, že konečná odpovědnost za splnění AML povinností leží na každé povinné osobě, se kterou klient naváže obchodní vztah. Notář pouze zprostředkuje identifikaci, ale neřeší komplexní systém vnitřních zásad, hodnocení rizik nebo průběžnou kontrolu, kterou musí mít zavedenou každá povinná osoba. 

To znamená, že i po notářské identifikaci může mít nově založená firma další AML povinnosti, které musí aktivně plnit. Klientům je proto třeba vysvětlit, že notář je sice důležitý startovní bod, ale AML compliance je mnohem širší a vyžaduje komplexní přístup.

Advokátní kancelář ARROWS vám pomůže nejen s prvotní identifikací, ale s celým nastavením AML procesů pro vaši novou firmu, včetně vypracování systému vnitřních zásad a hodnocení rizik.

Identifikace klienta: Základní krok k bezpečnému startu podnikání

Identifikace klienta představuje jeden z pilířů AML compliance a je nezbytným prvním krokem k zajištění bezpečného a transparentního podnikání. Povinná osoba musí provést identifikaci klienta nejpozději tehdy, kdy je zřejmé, že hodnota obchodu překročí 1 000 EUR. 

Nicméně, bez ohledu na tento finanční limit, je identifikace vždy povinná při vzniku obchodního vztahu nebo v případě podezřelého obchodu. Vzhledem k povaze zakládání firmy se vždy jedná o vznik obchodního vztahu, takže identifikace je v tomto případě absolutně nezbytná.

Samotný proces identifikace probíhá standardně za fyzické přítomnosti identifikované osoby. U fyzické osoby provádí notář první identifikaci osobně. V případě právnické osoby se identifikace provádí za fyzické přítomnosti fyzické osoby jednající za klienta, což je typicky jednatel nebo člen představenstva. Moderní legislativa však umožňuje i elektronickou identifikaci, pokud splňuje zákonné požadavky.

Pro provedení identifikace notář vyžaduje specifické doklady a informace. U fyzické osoby je to platný průkaz totožnosti, jako je občanský průkaz nebo cestovní pas, z něhož notář zaznamená potřebné údaje. U právnické osoby notář kontroluje totožnost osoby jednající za právnickou osobu (fyzická přítomnost a doklad totožnosti) a platný výpis z obchodního rejstříku právnické osoby. 

Nevíte si s daným tématem rady?

Klient je povinen poskytnout veškeré nezbytné informace a doklady k provedení identifikace. Notář má právo pořizovat kopie nebo výpisy z předložených dokladů a je povinen je uchovávat po dobu 10 let od ukončení obchodního vztahu.

Identifikace je povinná při vzniku obchodního vztahu nebo nad 1 000 EUR, což zajišťuje, že notář má základní informace o klientovi. Nicméně, AML zákon vyžaduje nejen identifikaci, ale také hodnocení rizik (§ 21a AML zákona) a systém vnitřních zásad (§ 21/2 AML zákona). Správná a kompletní identifikace je prvním a nejdůležitějším krokem k efektivnímu řízení rizik. 

Pokud identifikace selže, celý systém AML compliance je ohrožen. To podtrhuje, že identifikace není jen administrativní úkon, ale kritický základ pro ochranu vaší firmy před zneužitím. Kvalitní identifikace snižuje riziko zapojení do podezřelých obchodů a následných sankcí.

Právníci ARROWS vám pomohou s přípravou dokumentace a interních směrnic, které zajistí, že vaše identifikace bude vždy v souladu se zákonem a ochrání vás před pokutami.

Následující tabulka shrnuje hlavní rizika spojená s nedostatečnou identifikací klienta a ukazuje, jak advokátní kancelář ARROWS může v těchto oblastech efektivně pomoci.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Neúplná nebo chybná identifikace klienta	Pokuta až 10 000 000 Kč; zákaz činnosti; poškození dobrého jména	Příprava dokumentace, která ochrání před pokutami a sankcemi; právní konzultace pro správné nastavení procesů.
Chybějící nebo neověřené doklady totožnosti	Neschopnost navázat obchodní vztah; pokuta až 10 000 000 Kč	Právní konzultace k ověření a správnému zaznamenání identifikačních údajů; odborná školení pro zaměstnance.
Nesprávné uchovávání identifikačních údajů	Pokuta až 10 000 000 Kč za neuložení údajů po dobu 10 let	Vyhotovení interních směrnic pro uchovávání informací; příprava podkladů stanovených zákonem.
Neidentifikace při vzniku obchodního vztahu	Pokuta až 10 000 000 Kč; riziko zapojení do praní peněz	Komplexní právní konzultace a nastavení procesů pro identifikaci při vzniku obchodního vztahu.
Nedodržení limitu 1 000 EUR pro identifikaci	Pokuta za nesplnění povinnosti identifikace	Právní konzultace k nastavení vnitřních limitů a procesů pro identifikaci.

Skutečný majitel: Kdo skutečně stojí za vaší společností?

Pojem „skutečný majitel“ je pro AML compliance zásadní a jeho správné určení a evidence je klíčové pro transparentnost a důvěryhodnost každé společnosti. Skutečným majitelem je vždy fyzická osoba, která je koncovým příjemcem nebo má koncový vliv v právnické osobě. 

Zákon stanovuje vyvratitelné domněnky, kdo je skutečným majitelem. Například u obchodní korporace je to fyzická osoba, která sama nebo s osobami jednajícím ve shodě disponuje více než 25 % hlasovacích práv této korporace nebo má podíl na základním kapitálu větší než 25 %. Pokud nelze skutečného majitele určit podle těchto kritérií, považuje se za něj člen statutárního orgánu.

Na koho se můžete obrátit?

Každá právnická osoba má povinnost zapsat údaje o svém skutečném majiteli do evidence skutečných majitelů. Je důležité si uvědomit, že evidence skutečných majitelů není veřejným rejstříkem, což znamená, že údaje se neposkytují spolu s opisem z obchodního rejstříku. Zápis do této evidence provádí na žádost rejstříkový soud nebo notář.

Při zakládání společnosti notář vyžaduje pro zjištění a zápis skutečného majitele prohlášení statutárního zástupce právnické osoby o tom, kdo je jejím skutečným vlastníkem. Toto prohlášení musí zahrnovat i případné řetězení a specifikaci spojujících článků, pokud skutečný majitel vyplývá ze složitější vlastnické struktury. Pokud zakladatel již má zapsaného skutečného majitele, může předložit výpis z evidence skutečných majitelů.

V případě složitějších struktur nebo zahraničních osob mohou být vyžadovány další doklady, jako je opis seznamu akcionářů, nebo čestné prohlášení. Do evidence se zapisují údaje jako jméno, adresa místa pobytu, datum narození, rodné číslo, státní příslušnost a povaha postavení skutečného majitele.

Určení skutečného majitele nemusí být vždy přímočaré, zejména u komplexních korporátních struktur nebo mezinárodních skupin. Zákon výslovně uvádí sankce za ignorování nesrovnalostí v evidenci skutečných majitelů. To znamená, že nejen nezapsání, ale i nesprávný zápis nebo neaktualizování údajů je významným rizikem. 

Tato složitost a dynamika vyžaduje neustálou pozornost a odborné posouzení, aby se předešlo chybám, které mohou vést k pokutám. Nesprávná evidence skutečného majitele může vést k reputační újmě a právním problémům.

Právníci ARROWS mají rozsáhlé zkušenosti s řešením složitých vlastnických struktur a zajistí, že vaše údaje v evidenci skutečných majitelů budou vždy přesné a aktuální, čímž chrání vaši firmu před riziky.

Následující tabulka detailněji popisuje rizika spojená s nesprávnou evidencí skutečného majitele a jak advokátní kancelář ARROWS poskytuje konkrétní právní služby pro jejich řešení.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Nezapsání skutečného majitele do evidence	Pokuta až 1 000 000 Kč; problémy s bankami a obchodními partnery	Příprava podkladů stanovených zákonem; právní konzultace k určení skutečného majitele.
Nesrovnalosti v evidenci skutečných majitelů	Pokuta až 100 000 Kč za neupozornění klienta; až 1 000 000 Kč za neoznámení soudu	Právní konzultace a revize dokumentace k zajištění souladu s evidencí.
Nesprávné určení skutečného majitele (např. u složitých struktur)	Riziko pokut a reputační újmy; ztížení bankovních transakcí	Právní stanoviska k určení skutečného majitele; odborná školení pro vedení.
Neaktualizování údajů o skutečném majiteli	Pokuta až 1 000 000 Kč za nevypracování hodnocení rizik	Vyhotovení interních směrnic pro průběžnou aktualizaci údajů.
Nedoložení potřebných dokumentů k prokázání skutečného majitele	Zpomalení nebo znemožnění založení firmy; právní problémy	Příprava dokumentace, která ochrání před pokutami a sankcemi; právní konzultace.

Kontrola klienta a politicky exponované osoby (PEP): Hlubší prověření pro vaši ochranu

Kontrola klienta je dalším klíčovým prvkem AML compliance, který navazuje na identifikaci a jejímž cílem je získat hlubší pochopení obchodního vztahu. Zahrnuje zjištění informací o účelu a zamýšlené povaze obchodu nebo obchodního vztahu, zjištění původu majetku a finančních prostředků klienta a průběžné sledování obchodního vztahu. Notář je povinen provést kontrolu klienta před uskutečněním obchodu nebo vznikem obchodního vztahu.

Zvláštní pozornost je věnována takzvaným Politicky exponovaným osobám (PEP). Politicky exponovaná osoba je fyzická osoba, která je nebo v minulosti byla ve významné veřejné funkci s celostátním nebo regionálním významem, jako je například hlava státu, předseda vlády, člen parlamentu, soudce nejvyššího soudu, nebo osoba s ní spojená (osoba blízká, společník, skutečný majitel stejné právnické osoby).

Povinná osoba, tedy notář, musí zjišťovat status PEP u klienta, jeho skutečného majitele a osoby jednající za klienta již v rámci identifikace. U PEP je vždy nutné uplatnit zesílenou identifikaci a kontrolu klienta, známou jako Enhanced Due Diligence (EDD). To znamená získání dalších dokumentů a informací nad rámec běžné identifikace a souhlas statutárního orgánu s navázáním obchodního vztahu.

Kontrola klienta jde nad rámec identifikace, a pro PEP je vyžadována zesílená kontrola (EDD). To znamená, že pouhá znalost totožnosti nestačí; je třeba pochopit kontext a původ finančních prostředků. Zesílená kontrola u PEP není jen o byrokracii, ale o ochraně firmy před riziky korupce, úplatkářství a zneužití vlivu. 

Pokud firma neprovede řádnou kontrolu klienta nebo PEP, vystavuje se riziku, že se stane nástrojem pro legalizaci výnosů z trestné činnosti, což může vést k obrovským pokutám a poškození reputace. Správné provedení kontroly klienta a PEP je prevencí závažných finančních zločinů.

Právníci ARROWS vám poskytnou právní konzultace, které chrání před pokutami a kontrolami, a pomohou s nastavením systému vnitřních zásad a hodnocení rizik, aby vaše firma splňovala i ty nejpřísnější požadavky AML zákona.

Mezinárodní rozměr AML: Když vaše podnikání překračuje hranice

V dnešním globálním podnikatelském prostředí je zakládání firem s mezinárodním prvkem nebo provádění přeshraničních transakcí stále běžnější. S tím však úzce souvisí i výrazné zvýšení složitosti AML compliance. Různé země mají odlišné regulační rámce a požadavky na boj proti praní špinavých peněz a financování terorismu (AML/CFT), což vyžaduje hlubokou znalost lokálních i mezinárodních pravidel.

Mezi hlavní výzvy v této oblasti patří neustále se vyvíjející techniky finanční kriminality. Zločinci využívají sofistikované metody, jako je vytváření syntetických identit, automatizované vrstvení transakcí pro zamaskování původu peněz, koordinované malé transakce napříč více jurisdikcemi (cross-border structuring), digitální míchací služby pro zakrytí stop kryptoměnových transakcí a složité schémata založená na obchodu. 

Dalšími překážkami jsou složitost správy dat napříč jurisdikcemi, nedostatek zdrojů a expertízy pro globální compliance a náročná integrace technologií. Je také klíčové provádět prověřování sankčních seznamů a dodržovat mezinárodní sankční povinnosti.

Advokátní kancelář ARROWS disponuje rozsáhlou a deset let budovanou sítí ARROWS International, která pokrývá více než 70 zemí a nabízí efektivní řešení právních záležitostí ve více než 90 jurisdikcích. Díky této síti dokážeme řešit problematiku s mezinárodním prvkem prakticky denně a zajistit, že vaše mezinárodní podnikání bude plně v souladu s AML předpisy po celém světě. 

Nevíte si s daným tématem rady?

Naše zkušenosti zahrnují například přeshraniční akvizice pro české společnosti, řešení korporátních změn ve společnostech působících ve dvaceti evropských zemích a poskytování komplexních právních služeb pro velké automobilové společnosti v několika evropských zemích.

Mezinárodní transakce a zakládání firem jsou složité kvůli různým jurisdikcím a rychle se vyvíjejícím metodám praní peněz. Firmy bez globální expertízy jsou vystaveny značnému riziku pokut a reputační újmy. Zmínky o schématech využívajících umělou inteligenci (AI-powered laundering schemes) a přeshraničním strukturování (cross-border structuring)  ukazují, že finanční kriminalita je stále sofistikovanější. Tradiční AML systémy často selhávají. 

To znamená, že preventivní opatření musí být proaktivní a adaptabilní, nikoli pouze reaktivní. Potřeba integrovaných systémů a sdílení informací napříč jurisdikcemi je kritická, ale pro jednotlivé firmy obtížně dosažitelná. 

Právě zde se projevuje strategická hodnota rozsáhlé mezinárodní právní sítě, jako je ARROWS International. Nejde jen o znalost zákonů v 90+ zemích, ale o schopnost koordinovat komplexní due diligence, monitorovat transakce a aplikovat zesílenou kontrolu v mezinárodním kontextu, což snižuje riziko, že se vaše firma stane nevědomým článkem v řetězci praní peněz.

ARROWS tak nabízí nejen právní služby, ale i klíčovou ochranu a konkurenční výhodu v globálním podnikatelském prostředí.

Vyhněte se vysokým pokutám a poškození reputace: S ARROWS máte jistotu

Nedodržení AML povinností může mít pro vaši společnost dalekosáhlé a velmi vážné důsledky. Mezi nejčastější sankce patří vysoké finanční pokuty. Například za neprovedení identifikace a kontroly klienta nebo neuložení údajů po dobu 10 let hrozí pokuta až 10 000 000 Kč. V případě závažného, opakovaného nebo soustavného páchání může být pokuta podstatně zvýšena a může být dokonce uložen i zákaz činnosti.

Další přestupky, jako je neoznámení kontaktní osoby Finančnímu analytickému úřadu (FAÚ), neproškolení zaměstnanců v AML problematice, nebo nezavedení a nepoužívání systému vnitřních zásad či hodnocení rizik, mohou vést k pokutám v řádech milionů korun. Konkrétně za neproškolení zaměstnanců hrozí pokuta až 5 000 000 Kč, a za chybějící vnitřní zásady nebo hodnocení rizik až 1 000 000 Kč.

Kromě finančních sankcí je nesmírně závažné i poškození dobrého jména a reputace. Nedodržení AML povinností může vést ke ztrátě důvěry u klientů a obchodních partnerů, což má dlouhodobé negativní dopady na podnikání. V nejhorším případě hrozí i právní důsledky v podobě trestního stíhání pro legalizaci výnosů z trestné činnosti, pokud se firma nevědomky zapojí do nelegálních aktivit.

Na koho se můžete obrátit?

Pokuty za AML přestupky jsou vysoké a v roce 2021 se jejich horní hranice zvýšila z 1 milionu Kč na 10 milionů Kč. To signalizuje, že regulátoři berou AML compliance velmi vážně a jsou ochotni ukládat drastické sankce. Zvýšení pokut a možnost zákazu činnosti naznačuje posun od pouhého "odhánění" peněz k aktivnímu vymáhání. 

To zdůrazňuje, že pro firmy je klíčové investovat do prevence a robustních compliance programů, nikoli jen reagovat na kontroly. Reputační škody navíc často převyšují finanční pokuty a mohou vést ke ztrátě klientů a tržního podílu. Efektivní AML compliance tak není jen náklad, ale strategická investice do ochrany firmy a jejího budoucího růstu.

ARROWS vám pomůže nejen s přípravou dokumentace, která ochrání před pokutami a sankcemi, ale také s odbornými školeními pro zaměstnance a vedení, aby vaše firma měla silný a proaktivní systém vnitřních zásad a hodnocení rizik.

Následující tabulka shrnuje klíčová AML rizika při zakládání firmy a konkrétní pomoc, kterou advokátní kancelář ARROWS nabízí, aby vaše podnikání bylo v bezpečí.

Riziko k řešení	Potenciální problémy a sankce	Jak pomáhá ARROWS
Absence systému vnitřních zásad a hodnocení rizik	Pokuta až 1 000 000 Kč; neefektivní prevence praní peněz	Vyhotovení interních směrnic; vypracování systému vnitřních zásad a hodnocení rizik na míru.
Neproškolení zaměstnanců v AML	Pokuta až 5 000 000 Kč; nedostatečná informovanost o podezřelých obchodech	Odborná školení pro zaměstnance či vedení včetně certifikátu.
Neoznámení kontaktní osoby FAÚ	Pokuta až 1 000 000 Kč; ztížená komunikace s úřady	Právní konzultace k určení a nahlášení kontaktní osoby.
Neoznámení podezřelého obchodu	Pokuta až 5 000 000 Kč; riziko spolupachatelství; trestní stíhání	Právní konzultace k identifikaci podezřelých obchodů a správnému postupu oznámení.
Nedodržení mezinárodních sankcí	Obrovské pokuty; zákaz činnosti; reputační poškození; mezinárodní izolace	Analýza dopadu mezinárodních sankcí; právní stanoviska; ověřování mezinárodních sankcí.
Nedostatečná due diligence u přeshraničních transakcí	Zvýšené riziko finanční kriminality; pokuty; právní spory	Právní konzultace k nastavení robustních KYC a EDD procesů pro mezinárodní operace.
Problémy s kontrolami a audity ze strany FAÚ	Pokuty; nápravná opatření; narušení provozu	Zastupování u správních orgánů; příprava podkladů stanovených zákonem pro kontroly.

 

Závěr: S ARROWS je vaše nová firma v bezpečí od prvního kroku

Založení firmy je významný milník, který by neměl být zastíněn obavami z nedodržení AML povinností. Jak jsme si ukázali, AML zákon je komplexní a jeho porušení může mít vážné finanční i reputační důsledky. Správné nastavení AML procesů od samého počátku je investicí do stability a důvěryhodnosti vaší společnosti.

Právníci ARROWS tuto problematiku běžně řeší a věnují se jí s maximální odborností a péčí. Naše zkušenosti z poskytování dlouhodobých služeb našim klientům, mezi něž patří více než 150 akciových společností, 250 s.r.o. a 51 obcí a krajů, jsou zárukou, že rozumíme vašim potřebám.

Advokátní kancelář ARROWS vám v oblasti AML poskytne komplexní právní služby: 

• vyhotovení interních směrnic a přípravy dokumentace, která ochrání před pokutami a sankcemi,
• právní konzultace, které chrání před kontrolami, až po přípravu nebo revizi smluv a zastupování u soudů a správních orgánů,
• zajistíme pro vás právní stanoviska,
• pomůžeme Vám se získáním licencí či potřebných povolení 
• a nabídneme odborná školení pro vaše zaměstnance či vedení včetně certifikátu.

Zakládáme si na rychlosti a vysoké kvalitě poskytovaných služeb. Díky naší deset let budované síti ARROWS International řešíme problematiku s mezinárodním prvkem prakticky denně a dokážeme vám pomoci s AML povinnostmi kdekoli na světě.

Nechcete tenhle problém řešit sami? Advokátní kanceláři ARROWS věří více než 2000 klientů a jsme oceněni jako Právnická firma roku 2024. Podívejte se ZDE na naše reference a bude nám ctí pomoci vám při řešení vašeho problému. Poptávka je zdarma.